Kontrole un kontrolings

 (5. Temats)

 

Kontrole (control; Kontrolle; контроль) – pārraudzība, pārbaude, revīzija. Kontrolēt var uzņēmuma darbību, norēķinus un grāmatvedību, kā arī darbinieku rīcībā nodotās vērtības. Kontrole pārbauda, vai darbība norisinās saskaņā ar līgumu, statūtiem, īpašnieka vai dalībnieku sapulces lēmumiem un pieņemtajiem principiem, uzņēmuma izpildinstitūciju lēmumiem un rīkojumiem. Kontroles mērķis ir konstatēt kļūdas un trūkumus, lai novērstu to atkārtošanos. Kontrole ir arī attiecības starp mātes un meitas uzņēmumu koncernā; mātes uzņēmuma iespēja noteikt saskaņā ar statūtiem vai līgumu meitas uzņēmuma finansu un darbības politiku.

 

Kontroles būtība organizācijās

Vārds kontrole tāpat kā vārds vara ļoti bieži izraisa negatīvu attieksmi, jo daudziem cilvēkiem tas nozīmē pastāvības ierobežošanu, piespiešanu darīt to, ko negribas darīt. No vienas puses tā ir, kontrole nozīmē stingru uzraudzību un pakļautības nodrošinājumu, bet no otras puses – kontrole saistīta ne tikai ar ierobežojumiem un pārbaudēm. Tā ir ļoti svarīga un nepieciešama menedžmenta funkcija. Plānošanas procesā tiek noteikti organizācijas mērķi un to īstenošanas virzieni, organizēšana nodrošina iespēju lietot visas organizatoriskās metodes, lai sasniegtu šos mērķus, motivēšana saistīta ar svarīgām mērķu sasniegšanas metodēm. Bet kā menedžeris var pārbaudīt, vai mērķis patiešām ir sasniegts? Kā organizācija var salīdzināt plānu faktiskajiem rezultātiem? Kā novērtēt organizācijas darbību noteiktā periodā un ņemt vērā šo vērtējumu nākamajā periodā? Tas viss var nodrošināt darbību pēc kārtas nevis pēc svarīguma.

Kontrole ir uzraudzība par plānu izpildi un nepieciešamie plānu labojumi, lai piemērotos iekšējās un ārējās vides izmaiņām un sasniegtu organizācijas mērķus.

Kontroles mērķis ir noteiktā laikā nodrošināt menedžerus ar objektīvu informāciju par stāvokli organizācijā salīdzinājumā ar plānoto un attiecīgiem darbības rādītājiem. Piemēram, ja firmas DHL mērķis ir panākt kravas piegādi laikā 98% līmenī, bet faktiski šis līmenis sasniedz 97%, tas nozīmē ka organizācija ir saņēmusi informāciju par darbības uzlabošanas nepieciešamību. Savukārt rezultāts 99% līmenī liecina par ļoti augstu darbības efektivitāti un par iespējamām standartu izmaiņām.

Darba vadītāji kontroles funkciju sāk no tā brīža, kad tiek noteikti organizācijas mērķi un uzdevumi. Kontrole ir ļoti svarīga funkcija, lai varētu nodrošināt organizācijas sekmīgu darbību. Ja netiek veikta kontrole, tad uzņēmumā bieži vien sākas haoss un ir grūti saskaņot dažādu grupu darbību.

Kontroles nepieciešamību nosaka:

û  nenoteiktība;

û  krīzes situāciju paredzēšana;

û  panākumu nodrošināšana.

Nenoteiktība. Izstrādājot uzņēmuma darbības plānus, vērā tiek ņemta tikai pašreizējā situācija un nākotnes prognozes, kas var būt ļoti precīzas, bet tomēr tās ir tikai prognozes, kas rada nenoteiktību. Daudz kas var ietekmēt iecerēto plānu īstenošanu: likumu maiņa, sociālo vērtību izmaiņas, tehnoloģija, konkurences apstākļi un citi mainīgi lielumi, kas ir cieši saistīti ar jūsu plāniem. Dažādi apstākļi var izmainīt mūsu noteiktos mērķus par 100 procentiem.

Bez tehnoloģiskiem un sociāliem apstākļiem svarīgi ir paši cilvēki un viņu psiholoģija, jo bieži vien tieši viņi izpilda lielāko daļu no paredzētajiem uzdevumiem. Nav iespējams programmēt cilvēka rīcību, lai tas pildītu uzdevumus ar pārāk lielu precizitāti. Katrs cilvēks ir savādāks un katram nepieciešama sava pieeja. Lai nodrošinātu procesa norisi, lai uzdevums tiktu veikts tā, kā ieplānots, ir nepieciešama sava pieeja. Lai nodrošinātu procesa norisi, lai uzdevums tiktu veikts tā, kā ieplānots, ir nepieciešama sasvstarpēja saikne starp vadītāju un padoto.

Krīzes situācijas paredzēšana. Ja rodas problēmas un kļūdas, tās ir jāizlabo un jāizpēta, kāpēc tās ir radušās. Analizējot iepriekšējo kļūdu avotus, var paredzēt arī iespēju atkārtotām kļūdām un problēmām. Ja to neņem vērā, tad šo kļūdu uzkrāšanās var radīt kritisku stāvokli uzņēmumā. Pieļaujot vienu kļūdu, nākošā kļūda jau var būt daudz lielāka un pat nenovēršama.

Milzīgie zaudējumi firmās un bankroti bieži vien ir sliktas kontroles sistēmas sekas, kaut gan uzņēmēji un menedžeri paši to neapzinās. Tieši pakāpeniska kļūdu uzkrāšanās var novest līdz krīzei, kad jau ir par vēlu kaut ko labot. Kontroles nepieciešamību var pamatot ar nepieciešamību laikus atklāt un labot kļūdas. Efektīvā kontrole kā menedžmenta funkcija ļauj atklāt problēmas un koriģēt organizācijas darbību tā, lai problēmas novestu to līdz krīzei.

Panākumu uzturēšana. Ne mazāk svarīgi ir, lai kontrole būtu spējīga arī noturēt sasniegtos panākumus. Salīdzinot reālos rezultātus ar plānotajiem, vadība var noteikt, vai plāni ir bijuši veiksmīgi. Līdz ar to var noteikt visefektīvākos darbības virzienus. Kad šie virzieni ir noteikti, vadība var izlemt, kādā virzienā uzņēmumam ir jāpaplašinās un kāda nozare ir jāstimulē. Nosakot veiksmes un neveiksmes, organizācija var laikus pielāgoties dažādām pārmaiņām gan organizācijas iekšienē, gan ārpus tās.

Tādējādi kontrole ir ļoti svarīga menedžmenta funkcija. Viena no kontroles īpatnībām ir tā, ka tai ir jābūt visaptverošai. Kontrole nevar būt tikai viena vadītāja prerogatīva, ikvienam darba vadītājam neatkarīgi no ranga ir jāveic kontrole. Gan plānošana, gan organizācijas struktūras veidošana, gan motivēšana nevar notikt atrauti no kontroles. Menedžmenta klasiķa H.Fajola izteikumi par kontroli iekļauti 11.1 piemērā.

Kontroles procesa posmi un uzdevumi.

Kontroles procesā var izdalīt šādus posmus:

ü  Standartu noteikšana,

ü  Rādītāju noteikšana,

ü  Sasniegto rezultātu salīdzināšana ar standartiem,

ü  Iegūto rezultātu novērtēšana,

ü  Menedžeru rīcība.

Tagad par katru no šiem posmiem sīkāk.

Standartu noteikšana ir pirmais kontroles procesa posms. Standarti ir konkrēti mērķi, ar kuru palīdzību var mērīt organizācijas izaugsmi un salīdzināt plānus ar sasniegtajiem rezultātiem. Mērķi ietver gan laika nosacījumus, gan konkrētus darbības kritērijus, pēc kuriem var spriest par darbību atbilstību konkrētajiem mērķiem. Standartam jābūt izmērāmam un saistītam ar kādu noteiktu laiku!

Nosakot standartus, organizācijā var rasties problēmas, jo mērķus ne vienmēr var izmērīt kvantitatīvi, piemēram, cilvēku psiholoģija, apmierinātība ar darbu utt. Ko darīt, ja ir stratēģiska nostāja par darba resursu izmantošanas kontroli organizācijā? Viens no paņēmieniem tad ir netiešo standartu noteikšana.

Rādītāju noteikšana ir otrais kontroles procesa posms, kas loģiski turpina pirmo. Tas nozīmē, ka jebkuram standartam atbilst attiecīgi rādītāji, kas atspoguļo kontroles izpildes laiku, standartu mērvienību un kontroles veidu kopumā.

Ražošanas menedžeriem jākontrolē izmaksas, produkcijas vienību kvalitāte un ražošanas apjoms, taču kontroles periods ir atkarīgs no galīgā produkta izgatavošanas laika vai no ražošanas starpposmiem. Savukārt kvalitātes novērtēšanai arī jābūt rādītāju sistēmai, kas aptver tehniskos, ekonomiskos, ekoloģiskos utt. rādītājus. Personāla menedžera rīcībā jābūt datiem par darbiniekiem, lai pēc iespējas kontrolētu to rīcību.

Trešais kontroles procesa posms ir reāli sasniegto rezultātu salīdzināšana ar noteiktajiem standartiem. Šeit vadītājam jānoskaidro, cik lielā mērā iegūtais rezultāts atbilst iecerētajam. Jānosaka ir arī atkāpes jeb novirzes!

Lai organizācija varētu labāk reaģēt uz dažādām pārmaiņām, ir jānosaka pieļaujamās atkāpes no noteiktajiem standartiem. Bet tās nedrīkst būt pārāk lielas vai mazas. Ja tās būs lielas, tad var rasties nenovēršamas problēmas, bet ja pārāk mazas, tad organizācija nebūs elastīga dažādu pārmaiņu laikā.

Lai kontrole būtu efektīva, tai ir jābūt arī pietiekami ekonomiskai. Kontroles izmaksas veido laika patēriņš, ko menedžeri un pārējie darbinieki patērē, lai ievāktu informāciju, apstrādātu un analizētu. Ir jāskatās, vai šīs izmaksas nav lielākas par gūtajiem ienākumiem.

Lai paaugstinātu kontroles ekonomisko efektivitāti, izveido kontroles sistēmu pēc izslēgšanas principa. Tas nozīmē, ka kontrolei jāiedarbojas tikai uz būtiskām atkāpēm no standartiem.

Kad pabeigts trešais kontroles posms, ir jānovērtē, cik lielā apmērā tika ievēroti noteiktie standarti. Šī ir viena no vissarežģītākajām darbībām visā kontroles procesā. Veicot salīdzināšanu ir jānosaka mērvienības, ar kuru palīdzību var novērtēt sasniegtos rezultātus. Rezultātiem ir jābūt izteiktiem latos vai kādā citā mērvienībā.

Lai analizētu un novērtētu iegūtos rezultātus, jāizstrādā metode. Mūsdienās tās ir datorprogrammas, ar kuru palīdzību vieglāk un efektīvāk var analizēt visus datus. Lai adekvāti novērtētu iegūtos rezultātus, jābalstās uz dokumentiem, kas precīzi attēlo šos rezultātus. Šie dokumentu paraugi parasti ir atkarīgi no valdības politikas, tas ir – kādus dokumentus tā pieprasa.

Jāņem vērā, ka jebkura informācijas vākšana un apstrādāšana ir darbietilpīgs process. Pats svarīgākais ir noskaidrot patiesi nepieciešamās informācijas daudzumu un saturu. Līdz ar to šis ceturtais posms parasti veido lielāko daļu no kontroles sistēmas budžeta.

Lai kontroles process būtu efektīvs, ir jāievēro šādi principi:

ü  Informācija ir jāfiksē tikai vienreiz tiklīdz tā kontroles procesā rodas,

ü  Informācijas fiksēšanai jāizmanto operatīvā dokumentācija, neveidojot speciālu uzskaiti,

ü  Savācamās informācijas sastāvs un apstrādes kārtība jānosaka atbilstoši organizācijas mērķiem,

ü  Informācija ir jāpiegādā tieši tam menedžeru līmenim, kurš ir kompetents pieņemt lēmumu,

ü  Savāktās informācijas apstrāde ir jākoncentrē vienā kontroles posmā, kurā visi dati jāgrupē un jāapstrādā atkarībā no tā, kuram posmam šī informācija ir nepieciešama.

Menedžeru rīcība.

Kad iegūtie dati ir novērtēti, vadībai ir jāpieņem konkrēti lēmumi, kas saistīti ar turpmāko darbību. Tad arī sākas piektais posms – rīcība. Menedžerim jāizvēlas viena no 3 iespējamām darbībām:

ü  Atstāt visu iepriekšējā līmenī,

ü  Novērst novirzes no normām un standartiem,

ü  Pārskatīt noteiktos standartus.

Galvenais kontroles mērķis ir sniegt tādu stāvokli, kad organizācija funkcionē saskaņā ar plānoto. Ja tiek panākts tāds stāvoklis, tad svarīgākais ir saglabāt esošo menedžmenta sistēmu. Šāds secinājums attiecināms arī uz stāvokli, kad ir ļoti nelielas novirzes no standartiem. Taču kontroles nozīmīgums nesamazinās, ja organizācijā viss rit gludi.

Kontroles sistēma, kas neļauj novērst lielas novirzes no normām, ir bezjēdzīga, jo tad zūd tās galvenais mērķis. Līdz ar to kontroles sistēmā ir jāveic izmaiņas, kas būtu vērstas tieši uz noviržu avotu korekciju. Korekciju mērķis ir problēmu cēloņu atklāšana un normāla darba ritma atjaunošana. Pirms korekciju sākšanas menedžerim jābūt pārliecinātam par to lietderīgumu, jo nevietā izdarītu korekciju sekas var būt vēl sliktākas.

Ne vienmēr ir jānovērš novirzes. Var mainīt arī pašus standartus, kas arī var būt par cēloni normu neizpildei. Plāni un noteiktie standarti ir cieši saistīti, tie nevar darboties atsevišķi.

Kontrole ir ļoti svarīga menedžmenta funkcija, kas nodrošina organizācijas darbību, taču tā nedrīkst novest pie atgriezeniskiem rezultātiem. Neveiksmīgi izstrādāta kontroles sistēma var novest pie darbinieku apzinātas rīcības, kas orientēta uz kontroli, bet nevis uz darbību kopumā, tas ir – cilvēki centīsies apmierināt kontroles prasības. Tāda kontrole var novest pie tā, ka tiek sniegta neprecīza informācija. No šīm problēmām var izvairīties, izvirzot samērīgus kontroles standartus, nodibinot atgriezenisko saiti starp vadītāju un padoto, izvairoties no pārlieku lielas kontroles, kā arī prēmējot par labi paveiktu darbu!

H.Fajols par kontroli Uzņēmuma kontrole sastāv no pārbaudes, vai darbība ir saskaņota ar pieņemto programmu, ar pavēlēm un noteiktajiem principiem. Kontroles mērķis ir atklāt kļūdas un neprecizitātes, lai varētu tās izlabot un izvairīties no to atkārtošanās. Kontrole tiek lietota visur – materiāliem, personālam, darbībām. No administratīvā viedokļa ir jāpārliecinās, ka programma ir, ka tā tiek pildīta un koriģēta atbilstoši laika nosacījumiem, ka  sociālais organisms ir kārtībā, kašī rīcība tiek īstenota saskaņā ar principiem, ka apspriedes tiek rīkotas darbības koriģēšanai utt.             No komerciālā viedokļa ir jāpārliecinās, ka ienākošie un izejošie materiāli tiek tieši novērtēti pēc daudzuma, kvalitātes un vērtības, ka inventāra saraksti ir kārtībā, ka piegāde ir sakārtota utt. No tehniskā viedokļa jānovēro darbību gaita, to rezultāti, īpatnības, personāla un iekārtu darbība. No finansu viedokļa kontrole aptver reģistru grāmatas, kasi, rekvizītus, fondu izmantošanu. No apdrošināšanas viedokļa ir jāpārliecinās, ka tiek veikti pieņemtie īpašuma un personu aizsardzības pasākumi. Un beidzot, no uzskaites viedokļa ir jākonstatē, ka izpildei nodotie dokumenti tiek ātri izskatīti, ka tie dod skaidru priekšstatu par uzņēmuma stāvokli, ka kontrolei nodotās reģistra grāmatas, statistikas dati un diagrammas ir pietiekoši labs materiāls pārbaudei un ka netiek fiksēti nekādi nevajadzīgi dokumenti vai statistikas dati. Visas šīs darbības attiecas uz uzraudzības nozari un tās var tikt veiktas ar uzņēmuma vadības un dažāda ranga līdzstrādnieku palīdzību. H.Fayol. General and Industrial Management ( Geneva, 1930) 5. Chapter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontrolings

Kontrole ir jānodala no revīzijas. Pie revīzijas ir runa par salīdzināšanu starp plānu lielumiem un salīdzinošiem lielumiem, turklāt šis salīdzinājums nav tekošs, bet gan reti. Kontrole arī tiek nodalīta no kontrolinga.

Ar kontrolingu saprot uzdevumu kopumu, kuri sastāv no uzņēmuma vadības koordinācijas kā arī informācijas sagādi , lai optimāli sasniegtu  uzņēmuma mērķus.

Kontrolings ir mērķēts uz to, lai nodrošinātu vadības spēkus ar uzdevumu- un mērķu relevantu informāciju kā arī nodrošinātu sistemātisku lēmumu koordināciju. Tādā veidā kontrolingam piemīt  pārvaldību atbalstošs uzdevums, kurš tiecas arī uz plānošanas pārvaldības instrumentiem un kontroli.

Kontrolings ir daļa no pārvaldības, kura uz mērķiem orientēti koordinē plānošanas un kontroles ar informācijas apgādi.

Apzīmējums “kontrole” vācu valodas normās ir maldinošs. Angļu literatūrā ar “kontroli” un “kontrolingu”, nesaprot tikai kontroli vācu domāšanas stilā, bet arī ar vadīšanu, stūrēšanu un regulēšanu. Šīs minētās funkcijas angļu literatūrā tiek apzīmēti arī kā “Controllership” un aptver organizatoriskus aspektus.

Kontrolingu var uzskatīt par daļu no katras  pārvaldības uzdevuma.

Kontrole kā uzņēmējdarbības uzdevums prakses pirmsākumā ir ieviesta angļu uzņēmumos. Pirmā literatūrā minētā kontrole no 1884 gada darbojās amerikāņu dzelzceļa sabiedrībā.

Šodien kontrolings uzņēmumos ieņem funkcionālu un dalītu decentralizāciju. Piemēram ir mārketinga-, ražošanas-, pētniecības-, attīstības- kontrole.

Bieži tiek runātas par  kontrolinga attiecībām ar iekšējo revīziju. Funkcionāli skatoties pastāv papildinājums: kontrolings nodarbojas ar sistēmu veidošanu, iekšējā revīzija nododas šo sistēmu pārbaudei uz rentabilitāti, pienācīgumu un drošību. Lai šo pārraudzības uzdevumu spētu uztvert neatkarīgi un objektīvi, ir organizatoriskā neatkarība no vajadzībām. Šis ir iemesls tam, ka iekšējā revīzija bieži vien netiek pievienota kontrolinga nodaļai, bet gan tiek tieši pievienota pie uzņēmuma pārvaldībā.

Iekšējā revīzija.

Revīziju saprot kā procesā neieinteresēto personu vadītu sarīkojumu. Iekšējā revīzija pretstatā ārējai ir uzņēmumam piederošu personu veikta pārbaude. Jēdzieni “revīzija” un “kontrole” tiek ietverti jēdzienā “pārraudzība”. Revīzija jeb pārbaude nav gluži tas pats kas kontrole, jo revīzija notiek neatkarīgi no procesa. Kontrole ir sistēmas iekšējais notikums, bet revīzija jeb pārbaude ir kā pārraudzība no ārienes. Kontrolings un iekšējā revīzija papildina viena otru tā, ka, kamēr kontrolinga sistēma darbojas un ir gaitā, iekšējā revīzija uzmana to. Rodas jautājums kā visefektīvāk nodrošināt saikni starp kontrolingu un iekšējo revīziju.

Kontroles veidi

Visus kontroles veidus var apvienot trīs grupās:

Ø  Pēc objektiem (resursiem):

¨      Materiālu resursu;

¨      Cilvēku resursu;

¨      Informācijas resursu;

¨      Finansu resursu.

Ø  Pēc darbības procesiem:

¨      Iepriekšējā kontrole;

¨      Kārtējā kontrole;

¨      Noslēdzošā kontrole.

Ø  Pēc organizācijas līmeņiem:

¨      Operatīvā kontrole;

¨      Organizācijas kontrole;

¨      Stratēģiskā kontrole.

Operatīvā kontrole aptver kontroles aktivitāšu kompleksu (mārketingu, ražošanu, loģistiku utt.), kas tiek lietots, lai nodrošinātu efektīvu resursu pārveidi. Šo kontroli veic vidējā līmeņa menedžeri, piemēram, attiecīgo nodaļu vadītāji. Operatīvās kontroles piemērs ir: produkcijas apjoma un kvalitātes kontrole; preču krājumu un sortimenta kontrole; preču sadales un pārdošanas kontrole utt. atkarībā no katrā organizācijā izveidotās operatīvās kontroles sistēmas.

 

¨      Iepriekšējā kontrole ir koncentrēta uz finansu, materiālu, cilvēku un informācijas resursu kvalitāti un kvantitāti pirms to iekļaušanas pārveides procesā.

¨      Kārtējā kontrole vienlaikus koncentrēta uz visu veidu resursu izmantošanu pārveides procesā.

¨      Noslēdzošā kontrole koncentrēta uz gatavās produkcijas raksturlielumiem – pēc pārveides procesa.

Organizācijas kontrole ir atkarīga no organizācijas sakārtojuma, struktūras, pilnvaru decentralizācijas pakāpes. Pēc būtības šī kontrole skar organizācijas vidējo menedžeru līmeni, jo viņiem jākontrolē padoto darbība nodaļās (departamentos) vai dienestos. Līdz ar to var izdalīt divus organizācijas kontroles veidus:

û  Birokrātisko;

û  Neformālo.

Stratēģiskā kontrole attiecas uz organizācijas stratēģiskajiem jautājumiem un ir augstākā līmeņa menedžeru redzeslokā. Tiek kontrolēta organizācijas stratēģisko mērķu sasniegšanas un darbības efektivitāte. Stratēģiskās kontroles uzdevums ir ārējo faktoru izmantošana un organizācijas stratēģisko mērķu nodrošinājums. Organizācijas stratēģiskos līdzekļus veido gan organizācijas iekšējie faktori (struktūra, tehnoloģija, materiālie resursi, personāls), gan menedžmenta funkcijas (plānošana, organizēšana, motivēšana). Minētie faktori un funkcijas praktiski ir stratēģiskās kontroles objekti. Piemēram, augstākā līmeņa menedžeri var kontrolēt organizācijas sakārtojuma atbilstību stratēģisko mērķu sasniegšanai.