Biznesa sarunas starp Japāņiem un Amerikāņiem

        Pārrunas starp Amerikāņiem un Japāņiem, kārtojot darījumus vienmēr ir uzskatītas par vienu no lielākajiem izaicinājumiem. Atšķirības kultūrās ir viena no galvenajām grūtībām starpkultūru biznesa pārrunās. Pirms noskaidrot atšķirības starp šīm 2 kultūrām, jānoskaidro vienādās pazīmes biznesa sarunu vešanas procesā. Abās valstīs, biznesa sarunas notiek 4 posmos:

1.   sarunas, kas neattiecas uz darījumu (non-task sounding). Norisinās tās aktivitātes, kas palīdz iepazīt vienam otra pusi, nodibināt sakarus, taču par gaidāmiem darījumiem nenotiek informācijas apmaiņa.

2.   uz darījumu attiecināmas informācijas apmaiņa (task-related exchange of information). Puses definē savas vajadzības un iespējas, kā arī sagaidāmos nosacījumus no pretējās puses.

3.   pārliecināšana, pierunāšana (persuasion). Puses mēģina izmainīt pretējās puses uzskatus, viedokļus, sagaidāmos ieguvumus, izmantojot dažādas pārliecināšanas un pierunāšanas taktikas.

4.   piekāpšanās un līgums (concessions and agreement). Tiek sasniegta vienošanās, noslēgts līgums, kas var sastāvēt arī no vairākiem mazākiem līgumiem.

Posms	Amerika	Japāna
1	Sarunas, kas neattiecas uz darījumu aizņem samērā maz laika	Japānā sarunām, kas neattiecas uz darījumu tiek veltīta milzīga uzmanība – dažādi pasākumi, dāvanu pasniegšanas ceremonijas, mediju veltīta uzmanība, lieli sarīkojumu izdevumi.
2	Relatīvi tiešas sarunas ar skaidri definētām vajadzībām un iespējām. “Godīgi” piedāvājumi.	Vissvarīgākais solis pārrunu laikā. Nepieciešama pilnīga lietu sapratne. Augsti piedāvājumi. 1000 jautājumu, kamēr piedāvāta samērā šaura informācija un neskaidras atbildes.
3	Cenšas vērst vislielāko uzmanību šim posmam, tiek pielietota agresīva vajadzību un iespēju taktika, atklāti pasaka, ja nepiekrīt, izmanto brīdinājumus un draudus.	Tiek paveikts ārpus sarunu galda. Izvairās no konfrontācijas, mēgina izmainīt sarunu tematu, lieto klusuma mirkļus, vai atkāpjas. Vertikālā statusa attiecības nosaka darījuma ienesīgumu.
4	Mēģina sasniegt rezultātu soli pa solim, vienojoties par katru atsevišķu objektu. Tādējādi rezultāts ir vairāki mazāki līgumi.	Mēģina sasniegt vienošanos sarunu noslēgumā

Sarunas, kas neattiecas uz darījumu

Amerika	Japāna
Diskutē ~ 5 – 10 minūtes – laiks, ģimene, sports, politika, biznesa atmosfēra vispārīgi.	Tiek pavadīts nozīmīgs laiks šajā posmā, lai turpmākajā darbībā nerastos problēmas ar sadarbības partneri.

          Svarīgi noskaidrot, kā pretējā puse šajā dienā jūtas. Jānoskaidro pretējās puses zināšanas un intereses – tad iespējams izmantot tehnisko žargonu. Sarunās tiek noskaidrots, vai personas, ar kurām komunicē, ir uzticamas, noskaidro patieso varu organizācijā. Tādējādi var teikt, ka šādām pārrunām ir noteikts mērķis. ASV visbiežāk tiek vainoti juristi, ja noslēgtais darījums ir neizdevīgs.

          Sarunās ar Japānas firmām parasti izšķir 3 līmeņu vadības non – task sounding – augstākā līmeņa vadība, vidējā līmeņa menedžeri un operacionālais personāls. Atkarībā no līmeņa atšķiras arī non-task sounding process.

Augstākā līmeņa vadība

        Augstākā līmeņa vadības personas loma sarunās Japānā ir ceremoniāla. Parasti šie vadītāji sarunās piedalās tikai tad, kad jāparaksta līgums – pēc tam kad zemākā līmeņa menedžeri un darbinieki jau ir vienojušies. Tikai nelielos skaitos gadījumu šī vadība tiek iesaistīta pārrunās agrāk. Galvenā loma Top vadībai ir šīs sarunas, kas neattiecas uz darījumu. No Japāņu viedokļa svarīgākais ir nevis, kas tiek pateikts, bet gan kā tiek pateikts. Svarīga ir arī neverbālā informācija un izjūtas.

Vidējā līmeņa vadība un darbinieki

Japānā sākotnējo tikšanos nosaka 3. puse un Japāņu klients ielūgs Amerikas pusi kā arī šo 3. pusi uz tikšanos Japānas firmas ofisā (ap 4.00 pm). Šeit amerikāņiem būs iespēja tikties ar operacionālā līmeņa cilvēkiem. Ap 6.00 pm Japānas puse piedāvās pusdienas. Amerikāņiem nebūs iespēja redzēt pusdienu čeku. Biznesa sarunas, šajā brīdī vēl aizvien nav pieņemamas. Pēc pusdienām tiks piedāvātas vēl pāris glāzītes. Ap kādiem 11.00 pm parasti ceremonija beidzas un rezultātā tiks norunāta kāda turpmākā tikšanās. Japāņi šajā laikā mēģinās noskaidrot partnera uzticamību, atklātību, kooperēšanās attieksmi un starppersonu harmoniju. Šajā posmā netiek apspriesti vizītes mērķi.

Uz darījumu attiecināmas informācijas apmaiņa

          Tikai tad, kad tiek sasniegta starppersonu harmonija (wa), bizness var sākties. Tipiskā gadījumā Japāņu puse signalizēs, kad šī diskusija var sākties, piem. pie tējas vai kafijas ar jautājumiem, “vai jūs varētu kaut ko sīkāk pastāstīt par savu kompāniju?” vai “sakiet lūdzu, kas Jūs atvedis uz Japānu?” Tiek uzskatīts, ka informācijas apmaiņa pie sarunu galda ir abpusēja, taču Japānu sarunās ar Amerikāņiem saruna notiek it kā vienā virzienā no amerikāņu puses uz Japāņu pusi. Japāņi mēģina uzdod 1000 jautājumu.

          Japānā nav pieņemts sniegt tikai to informāciju, kuru sarunu vedējs uzskata par būtisku. Japāņiem ir svarīgs pilnīgs izskaidrojums un piedevām vēl katram.

          Sākotnēji no Japāņu puses seko gari un plaši izskaidrojumi un tikai tad piedāvājumi vai priekšlikumi.

          Amerikāņi cenšas jau sākotnēji sniegt viņuprāt visgodīgāko un tuvāko galējam līgumam priekšlikumu. Japāņu vadība cenšas panākt iespējami lielākus labumus no sākotnēji piedāvātā varianta. Japāņi savukārt sniedz priekšlikumus par visaugstāko cenu, jeb otru labāko priekšlikumu. Pēc tam kad, katra puse ir izteikusi savus priekšlikumus, parasti Japāņu puse ir tā, kas pirmā sper soli uz taisnīgāku līgumu. Bieži vien amerikāņu puse, kas nav nodrošinājusies ar pacietību ir tā kas cenšas piekāpties.

Informācijas iegūšana

          Parasti Japānas puse ir tā, kas meklē iespēju sadarboties ar amerikāņu biznesu. Šajos gadījumos Amerikas pusei tiek sniegta pilnīgāka informācija, kā nepieciešams. Taču pretējā gadījuma, amerikāņu firmām ir grūtības dabūt patiesas adekvātas atbildes uz saviem priekšlikumiem. Piem., ja Japāņi tiks jautāti par piedāvātajām cenām no Amerikāņu firmas puses, Japāņi atbildēs: “izskatās ļoti jaukas”, pat ja viņi uzskatīs tās par nepieņemamām.

          Šādas Japāņu uzvedības pamatā ir apstāklis, ka neviens nav tiesīgs runāt visas grupas vārdā, kamēr nav panākta vienprātība. Otrkārt Japānas delegācijas vadība grib saglabāt starppersonu harmoniju, un no viņu redzes viedokļa negatīva atbilde varētu to izjaukt un izjaukt arī sarunas. Visbeidzot Japāņi spēj nolasīt zemtekstus, neverbālo valodu, negatīvās emocijas.

          Neverbālā uzvedība starp Japāņiem un Amerikāņiem arī atšķiras būtiski. Japāņi sarunās izmanto krietni mazāk acu kontaktu kā amerikāņi. Bieži vien tas rada papildus barjeras starp abām sarunu vedēju pusēm.

          Labākais informācijas apmaiņas kanāls starp abām pusēm ir zemākā līmeņa vadītāji abās sarunu pusēs un protams neformālās komunikācijas. Taču šādus informācijas apmaiņas kanālus nekad nedrīkst izmantot biznesa sarunās.

Pierunāšana, pārliecināšana (persuasion)

          Japāņiem nepastāv būtiska starpība starp uz darījumu attiecināmo informācijas apmaiņu un pierunāšanas posmu. Šie abi posmi ir praktiski cieši viens ar otru saistīti. Daudz laika tiek pavadīts otrajā sarunu posmā (task related exchange of information), atstājot tikai nedaudz pierādījumiem un pārliecinājumiem sarunu 3 posmā (persuasion). Japānas pārrunu vedēji meklē aizsardzības argumentus, nedomājot par pārliecināšanu, krāpšanu vai domu mainīšanu otrai pusei, netiek domāts arī par to, ko domā otra puse un kādas piekāpšanās vai arī paredzēšanas stratēģijas pielieto.

          Stingra vienprātība lēmumu pieņemšanā tiek panākta tikai izskatot visus piedāvājumus un detaļas, kā arī iespējamās otras puses nostājas brīdī, kad līderis ir izskatījis piedāvājumu un sasaucis grupu konsultācijai, lai apspriedes procesā nonāktu pie lēmuma. Te ir izteikta grupu darbība.

Darījumu taktikas definīcijas un piemēri

Pozitīvi ietekmējošās taktikas
Solījumi	Piekrišana tiek panākta ar solījumiem. Piem., “Ja jūs varat piegādāt aparatūru līdz 1. jūnijam, tad nākošo pasūtījumu mēs izdarīsim jau šodien.”
Ieteikumi	Apgalvojums, kurā paredz, ka ar esošo vidi var sasniegt vēlamo rezultātu. Piem., “Ja jūs saglabāsiet kompānijas nosaukumu pēc tās nopirkšanas, tad esošie klienti paliks ar kompāniju.”
Atlīdzība	Apgalvojums, kurā paredz radīt otrai pusei patīkamas sekas. Piem., “Šīs sarunas sokas veiksmīgi, jo jūs esat labi sagatavojušies.”
Labu norunu piesaukšana	Apgalvojums, kurā paredz, ka mērķa tagadnes, pagātnes un nākotnes normas ir saskaņā ar vispārpieņemtām normām. Piem., “Cenu samazināšana saskaņā ar jaunas informācijas parādīšanos demonstrē jūsu interesi par kulturāliem biznesa principiem.”
Agresīvas ietekmēšanas taktikas
Draudi	Tas pats, kas solījumi, izņemot to, ka uzspiestie solījumi var likties nepieklājīgi, kaitīgi vai arī uzspiesti. Piem., “Ja jūs nevar iekļauties šajos termiņos, mums nāksies meklēt citu piegādātāju savai kompānijai.”
Brīdinājumi	Tas pats, kas ieteikumi, izņemot to, ka rezultāts var likties nepieklājīgs, kaitīgs vai arī uzspiests. Piem., “Ja mēs nevaram to darīt kopā jau tagad, tad dažas citas kompānijas būs ieinteresētas mūsu priekšlikumā.”
Spiediens	Tas pats, kas atlīdzība, izņemot to, ka sekas var likties nepieklājīgas. Piem., “Jūs nemaz tā nevarat domāt. Tikai muļķis var prasīt tik augstu cenu.”
Negatīvu normu piesaukšana	Tas pats, kas labu normu piesaukšana, izņemot to, ka uzvešanās mērķis ir pretstatā ar sociālajām normām. Piem., “ Ne ar vienu no tiem, kas prasīs šāda veida garantiju, mēs nestrādāsim.”
Pavēles	Izteikumi, kas piedāvā pretējai pusei īpašu uzvedību. Piem., ”Tagad mēs gaidām jūsu priekšlikumus.”
Informācijas apmaiņas taktikas
Apstiprinājumi	Izteikumi, kas turpmākā gaitā nemainīs iepriekš izvirzītas prasības, uzsverot, ka tas netiks mainīts. Piem., “Mēs piegādāsim tehniku turpmāko triju mēnešu laikā un par to cenu, kuru mēs noteicām.”
Pašatklāsme	Izteikumi, kurā kompānija mēģina atklāt informāciju par sevi. “Mūsu kompānija pirmā gada laikā prasa 15 % no ienākumiem.”
Jautājums	Izteikums, kurā kompānija mēģina izprast interesi par saviem datiem no otras puses. Piem., “Kāpēc Jūs prasāt tik augstu royalty payment?“

          No amerikāņu viedokļa, pierunāšanas un pārliecināšanas posms ir visu pārrunu sirds. Kad noskaidrots, ko katra puse vēlas, tad īstais “the fun” tikai sākas. Visādas pārliecināšanas metodes tiek izmantotas, lai izmainītu klienta viedokli. Japānā attiecības pēc būtības ir vertikālas, kā piemēram tēva un dēla savstarpējās attiecības, kamēr Amerikā tās tiek veidotas kā attiecības starp 2 brāļiem. Taču Japānā ir svarīgi, kurā vietā šīs attiecības tiek realizētas. Agresīva ietekmēšanas taktika var darboties tikai zema līmeņa komunikācijās (neformālās sarunās), bet nekad pie sarunu galda. Pie sarunu galda pieļaujami jautājumi, pašatklāsme, pozitīvās ietekmēšanas taktika, klusuma mirkļi, tēmas maiņa, pārtraukumi un kavēšanās, apstiprinājumi. Sarunās ar Japāņiem amerikāņu pusei der ievērot sekojošus principus:

1.   Jautāt vairāk jautājumus;

2.   Vairākkārt izskaidrot  savas kompānijas situāciju un vajadzības;

3.   Lietot citas pozitīvas ietekmēšanas taktikas;

4.   Mēģināt izmantot klusuma brīžus;

5.   Izmantot neformālos komunikāciju kanālus;

6.   Tikai atsevišķos gadījumos pielietot agresīvas ietekmēšanas taktiku;

7.   Atļaut izmantot vairāk laika apdomam;

8.   Izmantot 3. pusi par arbitru sarunās;

9.   Pieaicināt sarunās Top menedžmentu un pielietot top-down pieeju jautājumu risināšanā.

Šajā sarunu posmā katra mazākā kļūda var izsaukt būtiskas un neatgriezeniskas sekas japāņu un amerikāņu starpā. Jāatceras, ka japāņi ir gatavi dibināt ilgstošas attiecības.

Piekāpšanās un līgums

          Pēdējā biznesa pārrunu etapā tiek veiktas virkne piekāpšanās no abām pusēm, lai sasniegtu vienošanos. Parasti abas puses kaut ko upurē, lai beigās sasniegtu augstāku rezultātu. Taču būtiski atšķiras abu pušu ceļš līdz lēmumu pieņemšanai. Amerikāņu puse parasti ir gatava runāt par atsevišķiem nosacījumiem, - vienoties secīgi par atsevišķiem līguma punktiem un nepieciešamības gadījumā slēgt vairākus mazus līgumus. Japāņu puse līgumu slēgšanu uzskata par  vienotu procedūru, kurā nepieciešams vienoties par visiem punktiem, un tikai tad darījums var tikt noslēgts. No amerikāņu un Rietumeiropas puses šāds lēmumu pieņemšanas progress nav nosakāms un šķietami ka līgums tiek noslēgts pēkšņi.

          Noslēgumā jāuzsver, ka amerikāņu menedžeri saskarsies ar lielākām grūtībām un pavadīs vairāk laika vienojoties ar japāņiem, nekā ar amerikāņiem, taču ja pārrunu process norisinās veiksmīgi, tad amerikāņi var pamatoti cerēt uz ilgstošu un ienesīgu sadarbību un attiecībām ar Japāņu partneriem.