Mācību līdzekļu izstrāde Access 97 apguvē

Daugavpils Pedagoģiskā universitāte

Informātikas katedra

Daina Prusaka

Mācību līdzekļu izstrāde Access 97 apguvē

Kursa darbs

Zinātniskais vadītājs

fizikas doktors S. Ignatjeva

Daugavpils, 1998

Anotācija

Mācību līdzekļu izstrāde Access 97 apguvē, Daina Prusaka, zinātniskais vadītājs fizikas doktors S. Ignatjeva.

Kursa darbs sastāv no divām daļām: toretiskā daļa un pielikuma Darba apjoms 18 lpp, pielikums 8 lpp.

Galvenie jēdzieni: Tabulas,  pieprsījumi,  formas,  pārskati,  tabulu sasaiste.

Darbā tika aplūkots, kas ir jādara, kad jūs esat nolemuši sākt datbu ar Access 97. Kam jāpievērš uzmanība sākot veidot relāciju datu bāzi?  Darba mērķis izveidot izdales materiālu uzsākot darbu ar Access 97. Darbs  vairāk orientēts uz Latvijas studentu un skolu skolnieku apmācīšanā darbā ar Access. Izskatīta tabulu, pieprasījumu, formu un pārskatu veidošana. Darbam ar datu bāzēm tiek piedāvāti darba plāni, kurus izmantojot var veidot pamatu zināšanām par Access.

Annotation

Elaboration of  teaching means in mastering Access , Daina Prusaka, scientific supervisor  physics doc.S. Ignateva.

Course paper consists of  two parts: theoretical part and appendix . The volume of course paper is 18 pages, appendixes 8 pages, pictures.

Main terms: Tables, queries, forms, reports, relationships.  

This paper includes information of what you should do when you have decided to start working with Access 97 . What you should pay your attention on, when you create the relational database? The goal of this work is to create teaching means. In the work is information about the tables, queries, forms, reports and relationships create. The work is more intended to teach students and pupils of secondary schools of Latvia. In appendix there are programs which allow to create new tables, queries, forms and reports.

Аннотация

Разработка учебных материалов в освоении Access 97, Дайна Прусака, научный руководитель С.Игнатьева.

Курсовая работа состоит из двух частей: теоретическая часть, приложение. Обьём работы 18 стр, приложение 8 стр .

Главные понятия: Таблицы, запросы, отчёты, формы, связи.

В работе было раcсмотренно, что делать, когда вы решили начать работу с Access  97 . На что обращать особое внимание при создании  реляционной базы данных. Целью работы было создать раздаточный материал для начинающих работу с Access 97. Страничка ориентирована больше  на студентов и  школьников Латвийских школ, чтобы они могли познакомиться с Access. Рассмотрено создание новых таблиц, запросов, отчётов и форм. Для работы с базами данных предложены планы работ, использование которых создают основные знания o Access.

Datu bāze – informācijas glabātuve.

Elektroniskās datu apstrādes jomā, viens no pamatjēdzieniem ir “informācija”. Informācija, kura tiek izmantota ikdienas dzīvē, tiek glabāta mūsu atmiņā. Mēs to saņemam no ļoti dažādiem avotiem, piemēram: rādio, televīzija, avīzes, grāmatas u.t.t. Dažreiz darba laikā tiek izmantota ļoti liela apjoma informācija, kuras atsevišķas “porcijas” ir līdzīgas viena otrai pēc struktūras un atšķiras tikai informācijas saturs. Te tiek runāts par adrešu grāmatām, biržas ziņām un katalogiem. Strādājot ar lieliem informācijas daudzumiem, ļoti svarīgs informācijas meklēšanas ātrums. Bez tam, adrešu meklēšanu var veikt krietni ātrāk, ja tās ir novietotas alfabēta secībā, nekā to pašu meklēšanu veikt nešķirotā sarakstā. Līdz ar to pieaugošais informācijas daudzums izvirza problēmu par datu līdzekļu organizēšanu un datu pieejamību.

Datu vadīšana.

Dators ir spējīgs apstrādāt ļoti dažādus datus. Ar programmām, kuras ir domātas darbam ar datiem (Access), datus var saglabāt speciālā formā, izvēlēties tikai nepieciešamo informāciju, apstrādāt to, nodot kolēģiem, izdrukāt u.t.t. Eksistējot datu bāzei ar MSAccess palīdzību var veikt dažādus meklējumus ar lietotājiem uzdotajiem parametriem. Rezultātā uz ekrāna var izvadīt interesējošo informāciju un pakļaut to tālākai apstrādei. Pāreja no katalogu skapjiem ar nepieciešamo informāciju uz datora datu banku nesastāda problēmu, kā parasti sakārtots un sašķirots pēc noteiktas shēmas. Labs piemērs ir telefona numuru grāmata. Tajā visi elementi ir sakārtoti alfabēta kārtībā pēc uzvārdiem. Papildus tajā var saņemt informāciju par telefona numuru un abonenta adresi. Tomēr telefonu grāmata ir diezgan “ vienpusēja “ datu bāze. Iedomājieties, ka Jūs zināt cilvēka adresi, bet esat aizmirsuši šī cilvēka uzvārdu. Telefona numuru grāmata šajā gadījumā Jums palīdzēt nevarēs. Ja Jūs esat izveidojuši datu bāzi izmantojot teefonu numuru grāmatu, ar speciālās meklēšanas funkcijas palīdzību un šo datu apstrādi  lietotājs var saņemt pieeju pie katra atsevišķa adreses komponenta un izdarīt šķirošanu  pēc adresēm.

  Datu meklēšanas mehānisma unifikācijas datu kopnes saturs tiek saglabāts standartformā. Runa iet par tabulu formu, pie kam katrs datu ieraksts (datu bloks) ir atsevišķa tabulas rinda. Tātad datu kopums sastāv no ierakstiem, bet katrs ieraksts – no atsevišķiem laukiem. Visu ierakstu struktūra ir vienāda: tiem ir tā pati lauku secība, bet katra lauka saturs ir savs.

Datu bāzes veidošana tiek veikta vairākos etapos:

1.etapā tiek noteikta datu bāzes struktūra. Te tiek noteikts, no kādiem laukiem sastāvēs datu bāzes atsevišķs ieraksts. Izšķir, teksta un skaitļu laukus. Pirmie ir domāti teksta glabāšanai un iespēja veikt tajos datu apstrādi ir vājāka nekā skaitļu laukos, kuros var veikt pat skaitļošanu. Līdz ar lauku tipu tiek uzstādītas arī šī lauka raksturojums. Piemēram, lauka garums. Lauka garumam ir jābūt uzstādītam tā, lai pietiktu vietas lauka satura satura glabāšanai. Katram laukam ir savs vārds.                                                  

Pirms tam kā noteikt datu bāzes struktūru, ir  nopietni  jāaplūko informāciju, kura tiks saglabāta šajā ierakstu laukā (datu blokā). Piemēram, pie telefona numuru grāmatas datu bāzes projektēšanas ir jāpadomā par to,  vai ir pietiekams lauka izmērs pilnajai adresei, ielas nosaukumam pasta indeksam un apdzīvotās vietas nosaukumam, kuru labāk atzīmēt atsevišķi. Atsevišķu lauku izmantošana ir piemērota tad, ja ierakstus būs nepieciešams šķirot pēc dotā lauka nozīmes.

2.etaps. Pēc datu bāzes struktūras izveidošanas tiek veikta datu ievade. Speciālo formu izmantošana vienkāršo kā ievadu tā atsevišķu ierakstu izvadu. Ar formu palīdzību ir iespējams izvadīt uz ekrāna ne visu lauku saturu, bet tikai nepieciešamo. Pateicoties tam eksistē iespēja pieejas bloķēšanai pie konfidenciālas informācijas, kuru satur datu bāze. Bez tam, daudzās datu bāzes  (kur lauku skaits var sasniegt 100) var norobežot operatora “darba lauku”, koncentrējot uzmanību tikai uz nepieciešamajiem laukiem.

3.etaps. Informācijas meklēšana datu bāzē tiek veikta uz kritēriju meklēšanas pamata, kuri tiek pielietoti noteiktam datu bāžu lauku saturam. Strādājot ar telefona abonentu grāmatu, lietotājs varētu uzstādīt tikai kritēriju, kurš ļauj atrast visus abonentus, kuri dzīvo pēc norādītās adreses. Pietiekoši tikai uzstādīt adresi kā kritēriju meklēšanai laukam “Adreses”. Izmantojot norādīto kritēriju, programma, kura vada datu bāzi, pārlūkos visus ierakstus, meklējot ievadītajam kritērijam atbilstošo, t.i., to, kuru satur lauciņš “Adreses”.

Kā meklēšanas rezultāts būs identificēti visi datu bloki, kuri saturēs informāciju atbilstoši pieprasītajai rindiņā “Adreses”. Iepriekšminētais process ir informācijas filtēšanai no datu kopnes, to sauc par pieprasījumu.

 Pieprasījumi var būt saglabāti atkārtotajai lietošanai. Pateicoties korekti uzstādītajiem pieprasījumiem teik veikta ātra datu atlase. Pieprasījumi ļauj attēlot uz ekrāna tikai tos datus, kuri meklēšanas rezultātā ir nepieciešami lietotājam. Sarežģītu datu bāzes pieprasījumi  tiek lietoti arī tam, lai diferencētos pieejas tiesības pie atsevišķiem laukiem, dažādām lietotāju kategorijām. Var, piemēram, norobežot piekļūšanu pie informācijas, kura ir komercnoslēpums, visiem lietotājiem, izņemot, kādu noteiktu cilvēku loku. Tā piemēram, tiesības saņemt informāciju no datu bāzes par firmas darbiniekiem var  būt tikai vadībai.

4.etaps. Ierakstu noformēšana, kuri tiek sakārtoti izmantojot pieprasījumu. Iepriekš apskatītajā piemērā par telefona abonento grāmatu saprātīga būtu šo adrešu izdruka adrešu etiķešu veidā, vai to sagatavošana sērijveida vēstulēm. Te ir ļoti plašas iespējas.

Relāciju datu bāzes.

Sarežģītu uzdevumu veikšanai viena datu faila (datu bāzes) nav pietiekoši. Pieņemsim Jums ir nepieciešams sastādīt pieteikumu uz precēm, kuros figurē preces nosaukums un preces piegādātājs. Ja šo visu informāciju glabāt vienā tabulā, tad katram ierakstam, līdz ar preces nosaukumu, jāparedz lauks piegādātāja adresei. Ja  turpretim viens piegādātājs  Jums piegādā vairākas preces, tad daudzi ieraksti glabās atkārtoto informāciju, viena un tā pata adrese pie dažādiem preces nosaukumiem. Šim datu bāzes organizācijas paņēmienam ir daudzi trūkumi:

Pie informācijas papildināšanas datu bāzē ar jaunu preces nosaukumu, jau esošo peces piegādātāja adresi vajadzēs ievadīt  vēlreiz:

Ja piegādātāja adrese izmainīsies, būs nepieciešams pārbaudīt un atjaunot visus ierakstus, kuri satur maināmo adresi;

Pie šīs informācijas glabāšanas, (kura iekļauj sevī piegādātāja pilno adresi) paplašinās datu bāzei nepieciešmais atmiņas apjoms, tiks izmantots ļoti daudz laika datu ievadīšanai, bet meklēšana var būt ilgstoša;

Tiek pieļauta lielāka kļūdas iespējamība  datu izvadīšanas procesā.

Šādā sitiuācijā, efektīvāka ir datu bāze, kura ir uzbūvēta pēc relācijas moduļa parauga. Tās priekšrocība ir tā, ka katram neatkarīgam datu kopumam tiek pievienots neatkarīgs fails (tabula). Mūsu piemērā tas bija atsevišķs fails ar preču nosaukumiem un atsevišķs fails ar piegādātāju adresēm. Failā Preces nosaukums piegādātāja adrese tiek norādīta saites veidā – Piegādātāju faila adreses ieraksta numurs, kurš satur reālu adresi. Ar šī numura palīdzību viennozīmīgi tiek noteikts ieraksts Piegādātāju failā.

Ieraksta numurs failā Preces nosaukums tiek saukts par primāro atslēgu.

Piezīme: Daudzas datu bāžu vadīšanas programmas, tai skaitā arī MSAccess, var piešķirt tādu numuru automātiski, piemēram, pēc ierakstu ievades skaita datu bāzē, vienkārši tās numurējot.     

Ja failā Preces nosaukums tiek dota  norāde uz piegādātāja adresi, tad viennozīmīgai saites uzstādīsanai pietiek ar primārās atslēgas zināšanu.

Ar atslēgu palīdzību tiek uzstādītas relācijas attiecības starp 2 failiem. Šādas datu bāzes priekšrocības ir:

Centralizētāka informācijas glabāsana par piegādātājiem;

Mazāki laika patēriņi pie datu ievadīsanas;

Liela pieejas ātrdarbība pie mazākiem atmiņas apjoma patēriņiem;

Mazāka kļūdu iespējamība.

Primārā atslēga, kura tiek minēta iepriekš, pēc būtības ir indekss. Pie lielām datu bāzēm tieši indeksi atvieglo informācijas meklēšanu. Ja fails ir apjomīgs, škirošna aizņem daudz laika un atmiņas. Tāpēc ātrākai šķirošanai izmanto atsevišķu indeksu failu. Tas saturēs tikai primārās atslēgas un ierakstu secības aprakstus. Pats Piegādātāju adrešu fails paliek nesakārtots. Indeksu fails ir daudz mazāks par Piegādātāju failu, tāpēc šķirošana pēc indeksiem ir daudz ātrāka, nekā paša faila šķirošana ar datu atrasšanās vietu izmainīšanu. Līdz ar primāro indeksu fails var saturēt arī citus indeksus.

Telefonu abonentu grāmatas gadījumā, vārds ir otrkārtējais indekss. Pateicoties tam, var veikt šķirošanu  pēc vārdiem tad, kad ieraksti jau ir sašķiroti  pēc uzvārdiem.

Rūpēties par datu bāzes apjoma samazināšanu ir svarīgi , bet  nav jāaizmirst arī par tās drošību. Access Jums to atgādinās. Ja piemēram, preču nosaukumu failam tiek dota norāde uz piegādātāju ar numuru 3, Access neļaus izdzēst ierakstu ar numuru 3 failā Piegādātājs. Ja ieraksts ar numuru 3, tomēr tika izdzēsts no faila Piegādātāji, tad  fails Preces nosaukums saturētu veselu rindu preču bez norādījumiem uz piegādātāju.

Pie mēģinājuma dzēst ierakstu no faila Access apskata datu bāzes uz saišu eksistenci no citiem saistīto failu ierakstiem. Pārbaudīts tiek tā saucamais datu veselums.

Microsoft Access 7.0 – Windows 95 datu bāžu vadības sistēma.

Microsoft Access 7.0 populāras relāciju datu bāzes vadības sistēmas Access 32-bitu versija. Tiem, kas pirmo reizi saskaras ar Access datu bāzēm, atgādināsim par Access attīstību.

Jau pirmajā Access versijā, tā bija datu bāžu vadības sistēma, kuras sastāvā ietilpa tabulas, pieprasījumi, formas, pārskati, makrosi un moduļi kā patstāvīgi objekti, kuri glabājas kopējā datu bāžu failā uz cietā diska vai uz cita datu nesēja. Pateicoties tam saistīta objektu veidošana un saišu kopuma pārbaude ir krietni atvieglota.

Grafiskais apvalks ar peles palīdzību ļāva tabulu sasaistīšanas procesu attēlot uzskatāmi un vienkārši, bet ilustrāciju iebūvēšana un šriftu True-Type izmantošana ļāva iegūt augstas kvalitātes izdrukas.

Programma Access 1.0 pieturēja OLE-objektu (Object Linking and Embedding) iebūvēšanu Windows vidē. Atgādināšu, ka OLE-objekts ir norāde uz noteiktu informāciju, kura paliek saglabāta savā sākuma formā. Par OLE-objektu var būt Excel tabula, Painbrush ilustrācija vai skaņu fails. Pateicoties OLE – norāžu aktualizāciju mehānismam, pārskatā vienmēr būs iekļauta  pati jaunākā objekta versija. Tāda objekta aktivizācija atver vecāku pielikumu programmu, kurā lietotājam ir dota iespēja mainīt objektu. Alternatīvs ielikšanas paņēmiens ir statiska objektu kopijas ielikšana caur Clipboard apmaiņas buferi. Šajā gadījumā nākošās aktualizācijas iespējas nav.

Pie gatava izmantošanai pielikuma projektēšanas  lietotājam nāksies veikt lielu darbu atsevišķu tā komponentu veidošanas, tādu kā ekrāna formas, pārskati un pieprasījumi. Šī procesa automatizācijai Access pakotnes sastāvā ir iekļautas specializētu programmu virkne, kuras risina līdzīgas problēmas. Viena no šīm programmu daļa ieguva nosaukumu Design (konstruktors) , otra – Wizard (meistars). Konstruktors lietotāja darbam sniedz instrumentu rindu, ar kuru palīdzību var ātri un vienkārši sastādīt nepieciešamo konstrukciju: formu, tabulu, pieprasījumu un pārskatu. Programma Wizard arī palīdz projektēt formu vai pārskatu, bet veic to ar citu metožu palīdzību. Ir jāatzīmē, ka vārds wizard tulkojumā no angļu valodas ir “burvis”. Kā redzam šis programmas izveidotāji gribēja akcentēt, ka jaunas formas vai pārskata izveide ar Wizard palīdzību notiek kā burvestība. Programma Wizard darba laikā uzdod lietotājam jautājumu virkni, uz kuriem ir jāatbild, un savukārt uz ievadīto atbilžu pamata tā būvē jau izveidoto formu vai pārskatu.

Pirmajā Access versijā nebija aizmirsti līdzekļi, kuri ir nepieciešami darbam ar citām eksistējošām dažādu formātu datu bāzēm. Tā, piemēram,  jūs varat brīvi griezties pie datu bāzēm no dBASE, Paradox vai Btrive, bez to konvertēšanas formātā, kuru izmanto Access. Iespējams Access pielietojums arī strādājot ar citu sistēmu datu bāzēm, vai arī to datu sasaiste ar Access datiem. Kvalificētiem programmētājiem tiek sniegta iespēja strādāt ar Access Basic (valodas Visual Basic iebūvētais dialekts).

Līdz ar to kā mainījās pielikumi, kuri strādā Windows vidē, pārejot citā kvalitātes ziņā līmenī, attīstījās arī Access. Versijā Microsoft Access 2.0 bija pāaugstināta sistēmas funkcionalitāte, vienkāršota apstrāde, kolektīva datu izmantošana. Lietotājiem bija sniegtas jaunas iespējas plašākai līdzekļu izmantošanai pie automātiskas pielikumu izstrādes – tie ir jaunie konstruktori (Design), meistari (Wizard) un veidotāji (Build).

Lai vienkāršotu vadības elementu izveidošanu (pogu, grupu, sarakstu un lauku  ar sarakstiem) Access 2.0 bija ievadīti vadības elementu izveidošanas meistari, kuri ļauj dialogā ar lietotāju, izveidot nepieciešamo vadības elementu.

Tāpat kā citi firmas Microsoft programprodukti (Mcrosoft Word, Microsoft Excel), Microsoft Access 2.0 bija iekļauti uzstādāmie un pārvietojamie instrumentu paneļi. Šie instrumentu paneļi, kurus var pārvietot loga robežās atbilstoši lietotāja vajadzībām, kā arī individuāli dzēst no ekrāna vai arī izvadīt uz ekrāna. Access dod iespēju veidot nestandartus instrumentu paneļus un sasaistīt tos ar formām un pārskatiem.

Lai atvieglotu  nepieciešamo darba variantu meklēšanu Access 2.0, tika ievadīta konteksta izvēlne, kura atveras jebkurā darba momentā pēc labā peles taustiņa nospiesšanas uz darba galda, tā sniedz pamatkomandu sarakstu, kuri var būt nepieciešami dotajā situācijā. Pie tam zuda nepieciešamība pēc galvenās komandrindas izmantošanas.

Parādās tāds līdzeklis kā Input Mask (ievada maska), ar kuras palīdzību kļuva iespējama ātra un korekta informācijas ievade. Ievada maskas nosaka šablonus, kurus ir jāapmierina dati, kuri tiek ievadīti formā vai tabulā. Pie maskas noteikšanas var izmantot ievada maskas veidošanas meistaru (Input Mask Wizard).

Līdz ar jaunās Windows 95 operētājsistēmas parādīšanos, radās nepieciešamība pēc visu pielikumu pārveidošanas tajā, jo tie visi strādāja  Windows 3.1 vidē.

Pirmkārt tādu pazīstamu programproduktu, kā Microsoft Word 6.0, Microsoft Excel 5.0, Microsoft Access 2.0, kas iekļaujas pakotnē  Microsoft Office. Šo produktu

versijas ieguva vienādu numuru – 7.0.

Access 7.0 ar līdzekļa Briefcase palīdzību no sistēmas Windows 95 “likvidētiem” lietotājiem dod iespēju strādāt ar datu bāžu kopijām.

Metode Drag and Drop (pārvilkt un atlaist), jaunajā versijā ir attīstījusies tālāk. Jūs varat pārvietot pieprasījumus vai tabulas no datu bāzes loga uz formām vai pārskatiem, lai varētu veidot pakļautas formas vai pārskatus, varat veidot jaunas tabulas pārvelkot Excel tabulas uz datu bāzes Access logu.

Vēl vairāk ir pilnveidoti jaunajā versijā līdzekļi, kas domāti automātiskai pielikumu izstrādei: labi pazīstamo Wizards saimi papildināja datu bāžu izstrādes meistars (Database Wizard), kurš ar vairāk kā 20 šablonu palīdzību, dialoga ceļā, veido ne tikai tabulas (Table Wizard), bet arī formas un pārskatus, sakomponējot tos pabeigtajā pielikumā.

Būtiskas izmaiņas ir iekļautas formu un pārskatu projektēšanas automatizācijas programmās (Form Wizard un Report Wizard). Tā sarežgītu pārskatu veidošanā, kuri izmanto vairāk kā vienu tabulu, tagad nav nepieciešamības sastādīt pieprasījumu, tā kā Report Wizard šo uzdevumu veic patstāvīgi. Pašas programmas Form Wizard un Report Wizard kļuva vēl lokanākas – analizējot laukus, kurus lietotājs iekļāva pārskatā vai formā, meistars piedāvā pārskata vai formas tipu. Ja šie lauki attiecas uz vienu tabulu, tas piedāvās izveidot vienkāršu formu vai pārskatu, ar tabulu attiecībām “viena pret daudzām” , tad meistars piedāvās Jums izvēlēties vienu no sastādāmām formām vai sastādīt sarežgīto pārskatu. Tagad šim nolūkam nav jāveido pieprasījums – Form Wizard vai Report Wizard to izdarīs Jūsu vietā. Bez tam, Form Wizard uz saistīto tabulu pamata var uzbūvēt 2 formas: vecāko un meitas, kuras var strādāt vienlaicīgi, saglabājot sasaistes datu veselumu. Formu  un pārskatu noformējums tiek veikts uz standartšablonu pamata, kuros lietotājs var ieviest savas izmaiņas vai veidot  savu šablonu uz esošas formas vai pieprasījuma pamata.

Ātrai formu veidošanai tiek izmantoti autoformatori (Auto Form un Auto Report), kuri ļauj veidot formu vai pārskatu nepieciešamā izskatā. Lietotājam tiek sniegta iespēja pašam veidot šablonus vai arī izmainīt piedāvātos.

Ir radušās izmaiņas arī formu un pārskatu konstruktorā. (Form/Report Design). Tā īpašību logs kļuva daudzlappušu, ļaujot apskatīt īpašības, sagrupēt tās pēc funkcionālām pazīmēm. Tagad var formās un pārskatos operatīvi izmainīt vadības elementu tipus, nepārveidojot tos pa jaunu, pietiek noklikšķināt labo peles pogu un izvēlēties atbilstošo elementu  parādītajā izveltnē Change To (tā  teksta lauku var pārveidot uz Label (uzraksts), List Box (saraksts) vai Combo Box (kombinētais saraksts)). Ar funkcijas Auto Format palīdzību var pārformatēt jau uzbūvēto formu vai pārskatu atbilstoši izvēlētajam paraugam.

Pieskaroties meistaru izmantošanas problēmai Access’ā 7.0 ir jāatzīmē, ka visi palīgi meistari piedāvā savu palīdzību pilnīgi viscaur, neatkarīgi no tā ar ko jūs patlaban strādājat.

Tā pie importa/eksporta operācijām palīgos nāk Import/Export Wizard, pie daudzlietotāja pielikuma veidošanas, nenosakāmu palīdzību lietotājam sniedz Application Splitter Wizard, sadalot Jūsu  pielikumu divos failos, vienā no kuriem būs tabulas un otrs saturēs formas, pieprasījumus, pārskatus, moduļus, makrosus.

Jaunajā versijā meistari sniedz ne tikai palīdzību pie datu bāžu tabulu, pieprasījumu, pārskatu un pat pielikumu veidošanas, bet arī veic datu analīzi. Tā ar jauna meistara  Table Analyzer Wizard (tabulu analīžu meistars) palīdzību var  datu bazi uztaisīt efektīvāku izmantošanā ar datu normalizācijas palīdzību. Ja Jūs importējiet datus no teksta faila vai no elektroniskās tabulas, lai uz to pamata uzbūvētu datu bāzes tabulu, Table Analyzer Wizard pēc importēšanas operācijas piedāvās savus pakalpojumus pie importēto dokumentu analīzes un dos rekomendācijas pie šo dokumentu izveidošanas relāciju tabulā.

Cits analīzes līdzeklis, kurš pirmo reizi ir parādījies Access 7.0 , ir Perfomanse Analyzer Wizard (analīzes izpildes meistars), kurš veic dažu vai visu datu bāzes objektu analīzi un sniedz rekomendācijas sakarā ar  to, kādas izmaiņas nepieciešamas ieviest datu bāzē, lai tās darbaspējas pāaugstinātos.

Jauns Pivot Table Wizard (tabulu Pivot Table  izveidošanas meistars). Meistars palīdzēs izveidot speciāla tipa formu, kura veiks lielu datu skaita summēšanu, kas tiek izvēlēts saskaņā ar lietotāju. Tabula Pivot Table atgādina krustiskus pieprasījumus (crosstab), bet Jūs varat pārslēgt rindas un nosaukuma kolonnas dinamiski, lai iegūtu datu dažādu pasniegšanas veidu.

Darbā ar Input Mask Wizard, lai to palaistu pietiekami uzklikšķināt uz konstruktora īpašību loga atbilstošajā rindiņā. Izsaukums tiek veikts pa taisno, bet ne caur virsbūvi, kā tas tika veikts iepriekšējās versijās.

    Nevar nenosaukt vēl vienu meistaru Lookup Wizard (pasniegšanas meistars), ar kura palīdzību var veidot laukus ar kombinētiem sarakstiem, kur ir iekļauti dati no citām tabulām, pieprasījumiem vai datu masīviem, kurus nosaka lietotājs. Tas ļauj pie datu ievades tabulā lietot norobežoto nozīmju sarakstu izvēlētam laukam.

Izmainījās arī Access ārējais izskats. Visi interfeisa elementi ieguva triju dimensiju attēlojumu, kas ir pieņemts Windows 95 . Datu bāzes logā ar vadības pogu palīdzību (piktogrammām) kļuva iespējams izmainīt elementu attēlojumu. Tagad tos var ievadīt  arī lielu vai mazu piktogrammu veidā vai saraksta veidā ar detalizētu raksturojumu. Radās iespēja  slēpt objektus, kas var noderēt, ja Jūs vēlaties norobežot piekļūšanu Jūsu datiem.

Lietotājam tiek dota iespēja savu pielikumu individuālai noformēšnai. Izvadit tabulu uz ekrāna, Jūs varat izmainīt tīkla krāsu, izvadīt tikai horizontālās  vai tikai vertikālas līnijas, varat laukumiņiem piešķirt triju dimensiju izskatu :ieliektu vai izliektu. Tiekn dota iespēja mainīt šriftus pie datu attēlošanas. Pirmo reizi tiek izmantota animācija pie datu dzēsšanas, kuru pēc nepieciešmības var atslēgt.

Ja Jums nepatīk Jūsu dokumenta noformējums, un Jūs vēlaties pievienot emblēmu vai kādu citu zīmējumu dokumentam, šim nolūkam ir nepieciešams ievadīt tikai ceļu  īpašību logā Picture Jūsu formai/pārskatam vai izvēlēties zīmējumu, izmantojot Picture Builder (zīmējuma veidotājs).

Pie pielikumu veidošanas, kurus izmantos citi lietotāji, lielu lomu spēlē līdzekļi, kuri ļauj saņemt operatīvu informāciju, par viņu interesējošo jautājumu. Šim nolūkam jaunajā versijā ir iekļauts līdzeklis Screen Tips (ekrāna norādītājs), kurš ļauj veidot  “izpeldošos  priekšāteicējus” (ControlTipText) pie peles kursor novietošanas uz elementa, kura funkciju ir nepieciešams noteikt. Tādu pat rezultātu var sasniegt, izmantojot Control Tips (vadības elementa norādītājs), ar to tikai atšķirību, ka paskaidrojums būs redzams statusrindā.

Versijā Access 7.0 ir krietni paplašināta operatīvās palīdzības sistēma. Izsaucot palīgfunkciju Help, lietotājs savā rīcībā saņem daudzlappušu dialoga logu, kurā var apskatīt saturu pēc tematiem (nodalījums Contents), atrast informāciju pēc indeksa (nodalījums Index), atrast informāciju pēc noteiktiem kritērijiem (nodalījums Find) vai arī izmantot jauno meistaru – Answer Wizard (atbilžu meistars), kurš atbildēs uz Jūsu jautājumu, kurš ir ievadīts angļu valodā. Izvadāmā informācija ir labi strukturizēta un sadalīta daudzos nodalījumus, lai informācija pilnīgi iekļautos ekrāna robežās un nebūtu nepieciešamības izmantot lineālus. Bez teksta informācijas, kura satur instrukcijas, te ir atrodami grafiskas ilustrācijas ar aprakstiem, no kuriem var pāriet pie konkrētas informācijas.

Pie palīdzības līdzekļiem pieder arī AutoCorrect (autokorektors), kurš ļauj kontrolēt ievadītā teksta pareizību un labo kļūdas, kā arī jaunais meistars Spell Check Wizard (ortografiskais kontroles meistars), kurš veic ortografisku kļūdu labošanu.

Pie pielikumu izstrādāšanas ar valodas Visual Basic palīdzību kļuva iespējama objektu apskatītāja (Object Browser) izmantošana. Tas ļauj meklēt un apskatīt objektus, kuri ir piejami Microsoft Access un citiem pielikumiem.

Moduļa projektēšanas logā kļuva iespējams visas moduļa proceduras attēlot vienlaicīgi, bet paša moduļa tekstu attēlošanā tiek izmantoti krāsainie izdalītāji pie sintakses konstrukcijas izdalīšanas.

Izstrādājot savu programmu lietotājs var izmantot standartfunkciju bibliotēku.

  1.scenārijs.

Jaunas datu bāzes tabulas veidošana:

Veicamās darbības				Paskaidrojumi
Start – Programs – Microsoft Access				Palaižam programmu  Microsoft Access
“Microsoft Access” – Blank Data – OK				Apstiprinam, ka vēlamies izveidot datu bāzi
“New” – Blank Database – OK				Tiek piedāvāts veidot  jaunu datu bāzi
“File New Database”-( norāda ceļu) norāda faila nosaukumu			Norāda mājas kataloga atrašanās vietu un uzrāda faila nosaukumu (pēc noklusēšanas tiek piedāvāts nosaukums db1.mdb)
“Logā ar Jūsu izvēlēto nosaukumu” – ieliknī Tables – New			Izveidosim jaunu datu bāzes tabulu
“New Table” – Design View - OK			Izvēlamies konstruktora tabulas aizpildīšanu
Atveras logs ar 3 kolonām: Field Name (lauka nosaukums), Data Type (lauka tips), Description ( lauka nozīmes paskaidrojums).
Laukā Field Name ievada tekstu: Ieraksta numurs			Sākam konstruktora tabulas aizpildīšanu: Ievadīto apstiprinam ar [Enter] taustiņa nospiešanu
Laukā Date Type  tiek piedāvāta izvēlne, uzliekam Auto Number			Laukam Ieraksta numurs uzliekam automātisko skaitītāju
No komandrindas punkta Edit izvēlas  apakšpunktu Primary Key			Laukam Ieraksta numurs piešķiram primārās atslēgas lauka vērtību
Laukā Description ievada: Kalpo viennozīmīgai lauka identifikācijai
Ievadiet otras rindiņas saturu: Field Name – Adreses Kods, Data Type – Text, Destription – šķirošana alfabēta kārtībā
Laukā Field Properties – Field size – ievada: 1			Lauks Adreses Kods  tabulā saturēs tikai vienu simbolu
Laukā Field Properties – Indexed – uzstāda: Yes (Duplicates OK)			Tabulā šai vērtībai ir pieļaujama atkārtošanās
Pārējiem laukiem ir jāsatur sekojošo informāciju:
Field Name	Data Type	Field Size			Format	Indexed
Uzvārds	Text	30				Yes(DuplicatesOK)
Vārds	Text	30
Adrese	Text	30
Pasta indekss	Number	Long Integer
Apdzīvota vieta	Text	25
Telefons	Text	15
Dzimšanas diena	Date/Time				Short Date
Saglabājam mūsu izveidoto konstruktora tabulu:File – Save as…(atvērtajā logā ierakstam tabulas nosaukumu, piemēram Adreses) – OK. Tagad pārejam pie tabulas aizpildīšanas: View – Datasheet View. Atvērtās tabulas pirmā kolona  Ieraksta numurs tiks aizpildīta automātiski, tāpēc ar taustiņu [Tab] vai [Enter] pārejam pie nākošā lauciņa un ievadam datus. Pa  tabulas lauciņiem var pārvietoties arī ar bultiņu palīdzību. Pēc datu ievadīšanas jūsu  aizpildītā tabula varētu izskatīties sekojoši:

2.scenārijs.

Jaunas datu bāzes tabulas veidošana(2):

Veicamās darbības		Paskaidrojumi
Start – Programs – Microsoft Access		Palaižam programmu  Microsoft Access
“Microsoft Access” – Blank Data – OK		Apstiprinam, ka vēlamies izveidot datu bāzi
“New” – Blank Database – OK		Tiek piedāvāts veidot  jaunu datu bāzi
“File New Database”-( norāda ceļu) norāda faila nosaukumu	Norāda mājas kataloga atrašanās vietu un uzrāda faila nosaukumu (pēc noklusēšanas tiek piedāvāts nosaukums db1.mdb)
“Logā ar Jūsu izvēlēto nosaukumu” – ieliknī Tables – New	Izveidosim jaunu datu bāzes tabulu
“New Table” – Table Wizard - OK	Izvēlamies meistarapalīdzību pie  tabulas aizpildīšanas
Table Wizard – ieliekam atzīmi pie Personal un izvēlamies no Sample Tables Addresses	Izvēlamies tabulu veidošanas meistaru, norādam ka veidosim personāla rakstura tabulu, kura ir domāta adrešu glabāšnai
No lauka Sample Fields izvēlamies ar dubultklikšķi laukus AddresessID, FirstName, LastName, Address, City, PostalCode, HomePhone, Birthdate - Next	Mūsu izveidotā tabula saturēs laukus: Adreses kods, Vārds, Uzvārds, Adrese, Pilsēta, Indekss, Mājas telefona numurs, Dzimšanas diena
Ja Jūs neapmierina angļu nosaukumi Jūs tos varat pārdēvēt izmantojot Rename Field…(apstājaties uz pārdēvējamā lauciņa un nospiediet Rename Field…, uzrakstiet Jums pieņemamāku nosaukumu)
Tiek pieprasīts tabulas nosaukums ievadiet Adreses un turpat tiek piedāvāts ka dators pats ieliks primāro atslēgu  - Next	Pēc noklusēšnas tiek piedāvāts nosaukums Addresses, kurš ir izvēlēts par veidošanas šablonu
Izvēlamies Enter data directly into the table - Finish	Izvēlamies datu ievadi uzreiz pēc parametru noteikšanas
Ekrānā ir jāparādās sekojošai tabulai:

3.scenārijs.

Pieprasījuma veidošana:

Veicamās darbības	Paskaidrojumi
Start – Programs – Microsoft Access	Palaižam programmu Microsoft Access
“Microsoft Access” – Open an Existing Database  - More Files … Mēs atvērsim izveidoto tabulu Adreses	Ja sarakstā ir jūsu izvēlētā faila nosaukums, kuram jūs vēlaties veidot pieprasījumu, tad noklikšķiniet uz tā, ja nav – tad noklikšķiniet uz More Files… un atvērtajā logā uzrādiet ceļu
Atvērtajā datu bāzē pārejam uz ielikni Queries – New	Izvēlamies jauna pieprasījuma veidošanu
“New Query” – Design View –OK	Izveidosim pieprasījumu ar konstruktora palīdzību
“Show Table” – Add – Close	Rezultātā parādīsies tabula  ar lauku sarakstu
Pieprasījuma tabulā tiks norādīti parametri, kurus ir nepieciešams atlasīt, kā arī nosaka to parādīšanos uz ekrāna. Izdarot dubultklikšķus uz jūsu tabulas lauciņiem aizpildīsim pieprasījuma tabulu lauciņos Field un Table
Tabulā Adreses  noklikšķinam uz   uzraksta Adreses kods	Pieprasījuma tabulai pievienojam adreses kodu laukus
Tabulā Adreses  noklikšķinam uz uzraksta Uzvārds	Pieprasījuma tabulai pievienojam uzvārdu laukus
Tabulā Adreses  noklikšķinam uz uzraksta Telefons	Pieprasījuma tabulai pievienojam telefona numuru laukus
Noklikšķiniet rindā Sort  kolonā Uzvārdi un piedāvātajā sarakstā  izvēlaties Ascending	Mēs visus izvadītos datus kolonā Uzvārdi sašķirosim augošā secībā
Rindā Criteria (kritērijs) kolonā Adreses kods ievadam: B	Mums tiks parādīti dati, kuru tabulas Adreses lauciņš  Adreses kods saturēs burtu B
Lai pieprasījuma rezultāts tiktu parādīts uz ekrāna  no komandrindas punkta Queries - Run	Tiek parādīta tabula ar izvēlēto kritēriju
File –  Save as – (ievadam mūsu izveidotā pieprasījuma nosaukumu: telefoni-B)	Saglabājam mūsu izveidoto pieprasījumu ar nosaukumu telefoni-B

4.scenārijs.

Jaunas formas izveide:

Veicamās darbības	Paskaidrojumi
Start - Programs – Microsoft Access	Palaižam programmu Microsoft Access
“Microsoft Access” – Open an Existing Database – More Files … Mēs atvērsim failu ar nosaukumu Adreses	Ja sarakstā ir jūsu izvēlētā faila nosaukums, kuram jūs vēlaties veidot formu, tad noklikšķiniet uz tā, ja nav – tad noklikšķiniet uz More Files… un atvērtajā logā uzrādiet ceļu
Atvērtajā datu bāzē pārejam uz ielikni Forms – New	Izvēlamies jaunas formas veidošanu
“New Form” – Form Wizard – uzrāda tabulas vai pieprasījuma nosaukumu, kuram tiek veidots pieprasījums – OK	Izvēlamies formu meistaru, jaunas formas veidošanai
“Form Wizard” – sarakstā Tables/Queries ir jābūt izvēlētajam tabulas nosaukumam – sarakstā Available Fields (pieejamie saraksti) atrodas lauki, kurus mēs varam iekļaut formā
Noklikšķiniet uz pogas   >>   -  Next	Ar pogas  >> palīdzību mēs visus  tabulas laukus  pārvietojām logā Selected Fields (izvēlētie lauki)
Columnar – Next	Te  tiek noteikts, kādā veidā jums tiks izvadīti dati, mēs savus datus izvadīsim vienā stabiņā
Standart - Next	Atvērtajā logā jūs varat paeksperementēt un paši izvēlēties pasniegšanas izskatu, mēs izvēlamies standart
Ievadiet izveidotās formas nosaukumu – Adreses	Izvēlētais  nosaukums arī būs izveidotās formas nosaukums

Viens no ierakstiem varētu izskatīties sekojoši:

5.scenārijs.

Jauna pārskata veidošana:

Veicamās darbības	Paskaidrojumi
Start – Programs – Microsoft Access	Palaižam programmu Microsoft Access
“Microsoft Access” – Open an Existing Database  - More Files … Mēs atvērsim izveidoto failu Adreses	Ja sarakstā ir jūsu izvēlētā faila nosaukums, kuram jūs vēlaties veidot pārskatu, tad noklikšķiniet uz tā, ja nav – tad noklikšķiniet uz More Files… un atvērtajā logā uzrādiet ceļu
Atvērtajā datu bāzē pārejam uz ielikni Reports – New	Izvēlamies jauna pārskata veidošanu
“New Reports” – Report Wizard –uzrāda nosaukumu - OK	Jāuzrāda tabulas, pieprasījuma vai formas nosaukumu, kurai tiks veidots pārskats, pārskats tiek veidots ar meistara palīdzību
No piedāvātajiem lauciņiem izvēlamies Adreses kods, uzvārds un dzimšanas datums  - Next	Pārskata veidošnā tiks izmantoti lauciņi:adreses kods, uzvārds, dzimšanas datums
Te tiek piedāvāts datus grupēt, mēs izvēlamies datus grupēt pēc lauka Areses kods, ja lauks Adrses kods demonstrējumu lapā ir nodalīts no pārejiem, tad Grouping Options…, pretējā gadījumā ar dubultklikšķi uznosaukuma Adreses kods pārvietojam to atsevišķā lauciņā, noklikšķinām uz Grouping Options…
“Grouping Intervals” – Group-level fields:Adreses kods un Grouping intervals:Normal - OK	Izmantojot opciju Normal, datus grupēsim pēc principa lauciņi ar vienādām vērtībām tiks sagrupēti
“Report Wizard” – tukšajā lauciņā ierakstam Uzvārds un uzliekam šķirošanu alfabēta secībā, no A līdz Z - OK	Izvadāmos datus var sašķirot arī alfabēta kārtībā, patlaban uzlikām ka izvadāmos datus šķiros pēc uzvārdiem
Stepped – un ieliekam atzīmi uz Adjust the field width so all fields fit on a page	Uzliekam kāpņveida informācijas izvadi un pieprasam, lai automātiski tiktu noteikts lappuses optimālais platums
Formal - Next	Nosakam standarto noformējumu
Uzrāda pārskata nosaukumu – Finish	Uzrāda ar kādu nosaukumu tiek saglabāts pārskats
Lai  apskatītu  pārskata rezultātu šo logu aizver un no ielikņa Report - Preview

6.scenārijs.

Tabulu sasaistīšana:

Lai sasaistītu tabulas  ir nepieciešams, lai eksistētu tādas tabulas, kuras pēc sava satura iekļautu sevī informāciju, kura kaut kādā veidā ir saistīta. Kā parasti, saista vienas tabulas atslēgas lauku ar atbilstošo lauku no citas tabulas, kuru sauc par ārejās atslēgas lauku. Saistāmo lauku nosaukumi var būt dažādi, toties lauku tipiem un visam lauka īpašībām ir jāsakrīt. Mēs sasaistīsim divas tabulas. Viena ir Piedāvātie modeļi un otra - Klienti:

Veicamās darbības	Paskaidrojumi
Tools – Relationships	“Relationships” – tajā var noteikt un apskatīt iespējamās saites starp datu bāžu tabulām
“Relationships” – Show Table	Lai pievienotu tabulas vai pieprasījumus logā Relationships nepieciešams izvēlēties opciju Show Table
“Show Table” – ieliknī Tables marķējat tabulu Piedāvātie modeļi – Add – marķējat tabulu Klienti – Add – Close	Tabulu Piedāvātie modeļi saistīsim ar tabulu Klienti
Nokliķšķiniet atvērtajā lauka ar nosaukumu Piedāvātie modeļi uz lauciņa Modeļa kods un pārvelciet  ar peles palīdzību to uz logu ar nosaukumu Klienti	Saiti starp tabulām veidosim tā, lai strādājot ar tabulu Klienti, nepieciešamās informācijas, par noteikta tipa automašīnu, saņemšanai pietiekami tikai ievadīt nepieciešamās automašīnas koda numuru
“Relationships” – abos atvērtajos laukos ievadiet Modeļa kods	Vairāki klienti var pasūtīt vienādas automašīnas, tāpēc vairākiem ierakstiem tabulā Klienti  var atbilst viens ieraksts no tabulas Piedāvātie modeļi
“Relationships” – iesledziet opciju Enforce Referential Integrity un logs Relationship Type saturētu One-To-Many – Create	Ar pirmo darbību nodrošinam datu viengabalainību, ar otru – nosakām ka  ierakstiem tabulā Piedāvātie modeļi var būt piekārtoti atbilstošie ieraksti no tabulas Klienti
Rezultātā mēs iegūstam grafisku attēlojumu izveidotajai sasaistei.

Sasaistīšana:

Veicamās darbības	Paskaidrojumi
Tools – Relationships	“Relationships” – tajā var noteikt un apskatīt iespējamās saites starp datu bāžu tabulām
“Relationships” – Show Table	Lai pievienotu tabulas vai pieprasījumus logā Relationships nepieciešams izvēlēties opciju Show Table
“Show Table” – ieliknī Tables marķējat tabulu Piedāvātie modeļi – Add – marķējat tabulu Klienti – Add – Close	Tabulu Piedāvātie modeļi saistīsim ar tabulu Klienti
Nokliķšķiniet atvērtajā lauka ar nosaukumu Piedāvātie modeļi uz lauciņa Modeļa kods un pārvelciet  ar peles palīdzību to uz logu ar nosaukumu Klienti	Saiti starp tabulām veidosim tā, lai strādājot ar tabulu Klienti, nepieciešamās informācijas, par noteikta tipa automašīnu, saņemšanai pietiekami tikai ievadīt nepieciešamās automašīnas koda numuru
“Relationships” – abos atvērtajos laukos ievadiet Modeļa kods	Vairāki klienti var pasūtīt vienādas automašīnas, tāpēc vairākiem ierakstiem tabulā Klienti  var atbilst viens ieraksts no tabulas Piedāvātie modeļi
“Relationships” – iesledziet opciju Enforce Referential Integrity un logs Relationship Type saturētu One-To-Many – Create	Ar pirmo darbību nodrošinam datu viengabalainību, ar otru – nosakām ka  ierakstiem tabulā Piedāvātie modeļi var būt piekārtoti atbilstošie ieraksti no tabulas Klienti
Rezultātā mēs iegūstam grafisku attēlojumu izveidotajai sasaistei.