Daugavpils Pedagoģiskā universitāte

Informātikas katedra

Gunta Viļčinska

Access 97 mācīšanas pamati

Kursa darbs

Zinātniskais vadītājs

fizikas doktors S. Ignatjeva

Daugavpils, 1998

Anotācija

Access 97 mācīšanas pamati, Gunta Viļčinska, zinātniskais vadītājs fizikas doktors S.Ignatjeva.

Darba apjoms 32 lpp, 19 zīmējumu.

Galvenie jēdzieni: Access, tabulas, formas, pieprasījumi, pārskati.

Darbā tika aplūkots, kas ir jādara, kad jūs esat nolēmuši sākt darbu ar Access 97. Kam jāpievērš uzmanība? Darba mērķis izveidot apmācības līdzekli Access apguvē. Darbs ir vairāk orientēts uz studentu apmācīšanu ar Access 97 darba pamatprincipiem.

Annotation

Basis of teaching Access 97, Gunta Vilchinska, scientific supervisor physics doc. S.Ignatjeva.

The volume of course paper is 32 pages, 19 pictures.

Main terms: Access, tables, forms, queries,reports.

This paper includes information what you should do when you have decided to start working with Access 97. What you should pay your attention to? The goal of this work is to create teaching means in mastering Access. The work is more intended to teach students the basis of Access 97.

Аннотация

Основы обучения Ассеss 97, Гунта Вилчинска, научный руководитель доктор физики С.Игнатъева.

Обьём работы 32 стр, 19 pисунки.

Главные понятия: Access, таблицы, формы, заказы, отчеты..

В работе раcсмотренно, что делать, когда вы решили начатъ работу с Access 97. На что обращать особое внимание? Цель работы создать обучающий материал по программе Ассеss. Работа ориентирована больше для обучения студентов основным принципам работы Access 97.

Saturs

Ievads....................................................................................................................................................................................... 6

Access palaišana............................................................................................................................................................. 8

Tukšas datu bāzes izveide...................................................................................................................................... 9

Datu bāzes izveide ar meistara palīdzību.............................................................................................. 11

Tabulas................................................................................................................................................................................ 12

Jaunas tabulas veidošana..................................................................................................................................... 12

Pārvietošanās pa tabulu....................................................................................................................................... 16

Mēklēšanas operācija............................................................................................................................................. 16

Meklēšana un mainīšana....................................................................................................................................... 17

Šrifta parametru uzstādīšana............................................................................................................................ 18

Pieprasījumi...................................................................................................................................................................... 19

Pieprasījumu veidošana........................................................................................................................................... 19

Formas.................................................................................................................................................................................. 22

Formas veidošana...................................................................................................................................................... 23

Pārskati............................................................................................................................................................................... 26

Pārskatu veidošana................................................................................................................................................. 26

Darba beigas.................................................................................................................................................................... 30

Nobeigums.......................................................................................................................................................................... 31

Literatūras saraksts.............................................................................................................................................. 32

Ievads

Pirms ķerties pie darba ar Microsoft Access derētu uzzināt, kas ir datu bāze, iepazīties ar galvenajiem jēdzieniem un iemācīties atpazīt gadījumus, kad ir vajadzīgas datu bāzes.

Datu bāze – tā ir sistematizēta informācijas glabātuve. Kā par spilgtu piemēru varētu ņemt telefonu abonementu grāmatiņu.

Datoru un programmas ir ieteicams izmantot kā darba instrumentu, kuru katru dienu izmanto darbā. Datu bāzes ir domātas informācijas glabāšanai. Apskatīsim dažus tipiskus informācijas piemērus, kuri visbiežāk glabājas datu bāzēs:

· Informācija par firmas strādniekiem

· Produkcijas uzskaite

· Ziņas par pircējiem

· Darba plāni

· Pārdošanas uzskaite

· Piegādātāji

· Videokasešu kolekcija

· Pavadzīmes

Jāpievērš uzmanība tam, ka visos dotajos piemēros ir minētas glabāšanas funkcijas un manipulācija ar datiem, nevis aprēķini. Kaut arī datu bāzē ir iespējams veikt daudz finansiālu un statistisku aprēķinu, tomēr šie aprēķini netiek veikti tik ātri kā to var veikt ar elektroniskajām tabulām.

Ja jums vajag apsekot, analizēt un glabāt informāciju par nodokļiem par vairākiem gadiem, tad datu bāze labāk derēs, lai savāktu un glabātu šo informāciju.

Microsoft Access pieder pie tā sauktajām “prasīgā” lietotāja datu bāzu vadības sistēmām, kur noteicošais ir lietotāja darba komforts:

· Ikdienā vajadzīgie dati ir ērti ievadāmi un pēc tam visādos griezumos apskatāmi, maināmi, izdrukājami.

· Vienkāršu lietotāja sistēmu izveidošana ir ātri paveicama, netērējot daudz laika programmēšanai.

· Ekrāna formas un izdrukas lietotājs var izveidot sev pieņemamā veidā, iekļaujot visu nepieciešamo informāciju un uzņēmuma logo attēlu.

· Automātiski tiek saglabāta datu bāzes integritāte, izmainot un likvidējot ierakstus.

Vēl kā priekšrocības, kas liek izvēlēties Microsoft Access jāmin tā pilna integrācija ar Microsoft Office programmu pakotnēm un iespēja strādāt ar vairumu citu datu bāzu vadības sistēmu un datu bāzu serveru datiem.

Darbā ir paredzēts iepazīstināt ar Access 97 darba pamatprincipiem: kā veidot tabulas, formas, pieprasījumus un pārskatus, kā rediģēt ievadītos datus.

Access palaišana

Lai palaistu Access ir jāizpilda sekojoša komandu virkne Start – Programs – Microsoft Access vai arī divreiz jānoklikšķina uz Access piktogrammas. Vispirms uz ekrāna parādās Access titullapa un pēc tam dialoga logs, kurā var izvēlēties vienu no sekojošiem variantiem, lai turpinātu darbu.

· Blank Database – tukšas datu bāzes izveide, kurā laika gaitā var ievietot tabulas, pieprasījumus, formas, pārskatus u. t. t.

· Database Wizard – datu bāzes izveide ar meistara palīdzību.

· Open an Exiting Database – atvērt vienu no eksistējošām datu bāzēm. Rezultātā, pēc OK nospiešanas, parādīsies saraksts datu bāzes izvēlei, kuru ir jāatver. Ja nepieciešamā datu bāze nav norādīta, tad to var sameklēt logā Open, kurš atveras pēc tam kā noklikšķina uz rindas More File(vairāk failu).

Tukšas datu bāzes izveide.

1. No pirmā programmas Access piedāvātā dialoga loga izvēlamies Blank Database un noklikšķinām pogu OK.

Logā File New Database norādiet, kurā katalogā glabāsies izveidotā datu bāze. Laukā File name( faila vārds ) jāieraksta datu bāzes faila nosaukums. Access pats piedāvās nosaukumus, kas sākas ar “db” – vispirms “db1”, nākošreiz “db2” u. t. t. Faila paplašinājumu – mdb var arī nenoradīt, tad Access to pievienos automātiski.

3. Noklikšķiniet pogu Create(izveidot). Rezultātā tiks izveidots jauns datu bāzes fails un atvērsies logs ar tukšu datu bāzi. Šim logam ir virsraksta rinda, kas attēlo datu bāzes nosaukumu.Logam ir 6 nodaļas, kurās ievieto Access datu bāzes galvenos elementus.

Tabulas (table) – datu sakopojums par kādu noteiktu tematu – piemēram, par uzņēmuma klientiem, darbiniekiem, saražotiem produktiem, iepirktiem un materiāliem, par izrakstītiem rēķiniem, u. t. t.

Pieprasījumi jeb vaicājumi(queries) – instruments datu atlasei no vienas vai vairākām tabulām, datu apskatīšanai dažādos griezumos, to kombinēšanai un summēšanai.

Formas(forms) – atvieglo lietotājiem darbu ar sistēmu, datu ievadi un apskati. Formā var nodrošināt visu vajadzīgo datu parādīšanos uz ekrāna, dažos laukos atļauj datu ievadu, dažos tikai apskati, nodrošināties pret kļūdainu datu ievadu. Pieredzējis lietotājs var izveidot formu, kuru pēc tam izmanto citi lietotāji, un šajā formā ir iespējams veikt tikai noteiktas darbības.

Pārskati(reports) – līdzeklis ievadīto datu prezentācijai izdrukas veidā. Plašas iespējas izmantot skaitļu grafisku attēlojumu, zīmējumus, dažādus fontus.

Makrosi(macros) – komandas formu atvēršanai, atskaišu izdrukai, kursora novietošanai formā, operācijas ar datiem u. c., kuras var apkopot makrogrupās, veidojot noslēgtu darbību kopumu.

Programmu kodi(modules) – programmēšanas vide Visual Basic for Applications(VBA). Papildus līdzekļi – notikumu apstrādes procedūras, kas uzrakstītas šajā valodā ļauj izpildīt operācijas, ko nav iespējams realizēt ar Access 97 komandu un makrokomandu palīdzību.

Datu bāzes izveide ar meistara palīdzību.

1. No pirmā programmas Access piedāvātā dialoga loga izvēlamies Database Wizard un noklikšķinām pogu OK.

2. Rezultātā mums tiks piedāvāti 22 standartšabloni. Izvēloties vienu no tiem un nospiežot pogu OK sāksies jaunas datu bāzes izveides process uz kaut kādas datu bāzes pamata no Access kolekcijas.

Tabulas.

Tabulas ir datu bāzes pamats. Praktiski visa informācija tiek glabāta tabulās. Pārējie datu bāzes elementi tiek izmantoti, lai ātri un efektīvi piekļūtu šiem datiem, veiktu to atlasi, parādītu datus tādā vai citādā veidā. Starp tabulām var izveidot pastāvīgas saites, kuras uztur Access un nodrošina datu integritāti.

Katra tabula sastāv no ierakstiem un laukiem. Lauku skaitu ierakstos un to tipu nosaka tabulas konstruēšanas procesā. Lauku lielumu nosaka lietotājs. Ir jāseko tam, lai lauka lielums nebūtu pārāk liels, jo tādā gadījumā ir nevajadzīgi izmantota atmiņa.

Jaunas tabulas veidošana.

1. Datu bāzes logā atveriet nodaļu Tables.

Noklikšķiniet pogu New. Rezultātā ekrānā parādīsies logs New Table, kura labajā pusē ir pārskaitīti veidi kā var izveidot tabulu.

· Datasheet View – tabulas veidošana tabulas režīmā.

· Design View – tabulas veidošana ar tabulas konstruktora palīdzību.

· Table Wizard – tabulas veidošana ar tabulas meistara palīdzību.

· Import Table – tabulas veidošana izmantojot datu pārsūti no iekšējā faila vai citas datu bāzes.

· Link Table – iekšējā faila vai citas datu bāzes tabulas pievienošana.

Izvēlēsimies Design View. Pēc pogas OK nospiešanas tiek atvērts konstruktora tabulas logs veidošanas skatā.

4. Loga augšējā daļā tiek noteikts tabulas saturs. Šajā daļā ir trīs kolonas:

a) Field Name(faila vārds) – tas ir lietotāja dots lauka nosaukums, piemēram, ieraksta numurs, vārds, uzvārds, dzimšanas datums, amats u. t. t.

b) Data Type – tas ir lauka vārda tips. Šajā kolonā ir jāizvēlas kāds no iespējamiem lauka tipiem:

Text – teksta lauks, lauka tips pēc noklusēšanas, garums līdz 255 zīmēm.

Memo – teksta lauks apjomīgai informācijai, garums līdz 64 000 zīmēm. Datu bāzes ātrākai darbībai ieteicams, kur tas ir iespējams, lietot Text tipu teksta veida informācijai.

Number – skaitļu lauks, kurš satur skaitlisku vērtību, kura diapazonu nosaka parametrs Field Size.

Date/Time – datuma un laika lauks.

Currency – naudas formāta lauks, precizitāte – 15 skaitļi pa kreisi no punkta un 4 skaitļi pa labi no punkta.

Counter – lauks, kurā katru jaunu ierakstu Access pats numurē un lietotājs izmainīt nevar.

Yes/No – loģiskais lauks, tajā iespējama viena vērtība no divām; neaizpildīts lauks nav atļauts.

OLE Object – objekti, kas izveidoti ar citām programmām izmantojot OLE protokolu.

Hyperlink – šī tipa laukā glabājas hipersaites, kuras nodrošina ceļu pie cietā diska vai adresi internet tīklā.

LookupWizard – ļauj parādīt lauku nozīmi parasta vai kombinēta saraksta izskatā.

5. Loga apakšējā daļā tiek noteiktas lauku īpašības. Jāievēro, ka šajā daļā parādās īpašības tam laukam, uz kura ir apstājies kursors veidošanas loga augšējā daļā. Atkarībā no lauka tipa īpašību saraksts var mainīties. Iespējamas šādas īpašības:

Field Size – lauka izmērs. Text laukiem pēc noklusēšanas no 0 līdz 255. Number laukiem iespējamas sekojošas vērtības:

Byte – naturāliem skaitļiem no 0 līdz 255.

Integer – veseliem skaitļiem no –32 768 līdz 32 767.

Long Integer – veseliem skaitļiem no –2 147 483 648 līdz 2 147 483 647.

Single – skaitļiem ar sešu zīmju precizitāti no –3.402823E38 līdz 3.402823E38.

Double – skaitļiem ar 10 zīmju precizitāti no –1.79769313486232E308 līdz 1.7976931486232E308.

Format – lauka formāts. Text un Memo tipa laukiem ar speciālu simbolu palīdzību var norādīt, vai visus burtus uzradīt kā lielos vai mazos burtus un vai gadījumā, ja lauks ir tukšs, parādīt kādu noteiktu tekstu.

Decimal Places – decimālzīmju skaits aiz komata. Īpašība iespējama Number un Currency tipa laukiem.

Input Mask – ievada maska jeb ievada šablons.

Caption – uzraksts, kas parādīsies lauka nosaukuma vietā datulapās, formās un atskaitēs.

Default Value – lauka noklusētā vērtība.

Validation Rule – likumības nosacījums, kam jābūt spēkā laukā ievadītajai vērtībai.

Validation Text – teksts, kas parādīsies uz ekrāna, ja laukā ievadīs vērtību, kura neatbildīs likumības nosacījumam.

Required – vai tiek pieprasīts datu ievads šajā laukā?

Allow Zero Length – vai vērtība “ “ – a zero – length string – tiek atļauta šajā laukā.

Indexed – vai ieraksti tiks indeksēti (t. i. sakārtoti) pēc šī lauka. Indeksēšana palēlina datu ievadu, toties datu meklēšana pēc šī lauka un datu kārtošana pieprasījumos notiek ieverojami ātrāk. Izvēloties Yes( No Dublicates) tiek aizliegta vērtības atkārtošanās šajā laukā.

Ar to varētu arī beigt tabulas lauku izveidi, bet tabulai ir jāpiešķir primārās atslēgas lauks – Primary Key. Tas ir lauks, kas nodrošina katra ieraksta unikalitāti – pēc šī lauka var viennozīmīgi identificēt ierakstu. Primārās atslēgas lauks pieprasa vērtības ievadu katrā ierakstā un nepieļauj dubultas vērtības. Ierakstu kārtību datulapā, atverot tabulu, nosaka primārās atslēgas lauks. To izdara apstājoties uz atiecīgā ieraksta un nospiež Primary Key uz instrumentu paneļa.

Pēc visu lauku izveides un visu īpašību noteikšanas var sākt ievadīt datus tabulā. Lai to sākt darīt, ir nepieciešams pāriet no tabulas konstruktora uz datu lapas, nospiežot pogu Datasheet View(dotie tabulas skatā) uz instrumentu paneļa. To izdarot pogas izskats mainīsies, bet nospiežot to atkārtoti nokļūsim atkal tabulas konstruktora logā. Šai pogai atbilst arī komanda Datasheet View no izvēlnes View.

Tagad var ķerties pie tabulas aizpildīšanas, tā pašlaik sastāv no viena tukša ieraksta. Tieši tajā sāk datu ievadi. Aizpildīsim tabulu, lai tā izskatītos šādi:

Pārvietošanās pa tabulu.

Programma Access eksistē atšķirīgas metodes kā pārvietoties pa tabulu – pāreja no ieraksta uz ierakstu un no lauka uz lauku.

Lai aktivizētu vienu no ierakstu laukiem, ir pietiekoši uz tā noklikšķināt.

Pārvietoties pa tabulu jebkurā virzienā ļauj kursora vadības taustiņi. Lai aktivizētu vienu no iepriekšējiem ieraksta laukiem, vajag izmantot klaviatūras kombināciju [Shift + Tab]. Lai pārvietotos no ieraksta uz ierakstu ir domāti kursora vadības taustiņi.

Ērtāks pārvietošanās līdzeklis pa tabulu ir pogas no Record apgabala, kas atrodas apakšējā kreisajā datu lapas stūrī. Ar to palīdzību var ātri pāriet pie jebkura datu bloka. Šīs pogas atbilst komandām Go To no izvēlnes View. Lai aktivizētu ierakstu ar zināmu numuru, pietiekoši ievadīt So numuru speciālajā laukā (kurs palīdzības sistēmā saucas Specific Record box) un nospiest pogu Enter.

Mēklēšanas operācija.

Datu meklēšana ar kursora vadības taustiņiem liela apjoma tabulās aizņem ļoti daudz laika. Tāpēc, ja meklējamā lauka saturs ir zināms, tad tad pie tā jāveic pāreja izmantojot meklēšanas funkciju. Pie tam Access pārbauda visu tabulu ar lauku esamību, kas apmierina meklēšans kritērijus.

Meklēšanas dialoga logs atveras ar komandas Find (meklēt) no izvēlnes Edit palīdzību vai arī noklikšķinot uz pogas ar binokļa atttēlu. Laukā Find What norāda meklējamo ojektu (lauka saturu). Ja nebūs izpildītas citas norādes, tad Access izmeklēs visu aktīvās kolonas lauku. Lai programma atrastu tikai tos laukus. Kuru saturs atbilst meklēšans ojektam un rakstības veidam, tad vajag aktivizēt opciju Match Case.

Pēc noklussēšanas šai dialoga logā ir uzstādīta opcija Search Only Current Field, kuras gadījumā meklēšana notiek tikai aktīvaja laukā.Tas ļauj ātrāk iegūt rezultātu. Ja ir nepieciešams veikt meklēšanu pa visu tabulu, tad šo opciju ir jāatslēdz. Programma sāk meklēšanu pēc pogas Find First (pirmā meklēšana) nospiesšanas. Pie meklējamā objekta atrašanas Access to izdala, bet stāvokļa rindā parādās uzraksts Search suscceeded (meklēšana izpildīta). Ar pogas Find Next (nākamā meklēšana) palīdzību var pārbaudīt nākošos laukus, vai tajos atrodas mēklējamais objekts.

Meklēšanas dialoga logs atrodas uz ekrāna meklēšanas laikā un lietotājs jebkurā laikā var mainīt tajā uzstādījumus. Ja gadījumā ir nepieciešams ieviest izmaiņas atrastajā tabulas laukā, tad meklēšanas operāciju vajag pabeigt ar pogas Close palīdzību.

Meklēšana un mainīšana.

Datu apstrādes procesā var rasties nepieciešmība visa tabulā aizvietot vienu objektu ar citu, piemēram, pilsētas Balvi vieta ir jāievieto Līvāni. Ātri izpildīt šo operāciju ļauj komanda Replace (aizvietot) no izvēlnes Edit. Aizvietošanas dialoga logs ir ļoti līdzīgs aizvietošnas logam.

Ievada lauka Find What jāievada aizvietojamais objekts, bet lauka Replace With (aizvietot ar) – jaunie dati. Programma sāk aizvietošanu pēc pogas Find Next nospiesšanas. Ta atrod un izdala aizvietošanai domātu objektu, bet pašu maiņu neveic. Taja gadījumā lietotajs var nolemt, vai ir vērts mainīt dotā lauka saturu. Apstiprināt maiņu ļauj poga Replace (aizvietot), bet atcelt to un meklēt nākošo maiņas objektu – poga Find Next.

Meklēšanas un mainīšanas sfēru var ierobežot ar opcijas Match Case un Match Whole Field palīdzību. Tikai tajā gadījumā, ja lietotajs pilnigi pārliecināts visu meklējamo objektu maiņas nepieciešamībā, tad var pielietot pogu Replace All (nomainīt visu), kura domata lai pildītu maiņu visā tabula bez lietotaja konsultacijas.

Šrifta parametru uzstādīšana.

Laukuma izmērs, kuru aizņem ieraksta lauks, lielā mērā ir atkarīgs no izmantojamā šrifta un izskata. Lai uzstādītu šrifta parametrus ir domāta komanda Font no izvēlnes Format. Izvēlētais veids, izmērs un šrifts ir pielietojams visiem tabulas ierakstiem.

Pieprasījumi.

Pieprasījumi ir paredzēti datu atlasei, kas apmierina uzdotos kritērijus (piemēram, dati par klientiem, kas dzīvo noteiktajās pilsētās). Pieprasījuma izveides rezultātā izveidojas ierakstu kopums, kas sakopots tabulā, kuras nosaukums ir Recordset (laicīgs, dinamisks datu kopums). Recordset objektā ir iespējama ierakstu pievienošana, mainīšana un dzēsšana. Tajā arī attēlojas ieraksti, kuri tiek pievienoti, mainīti un dzēsti izejas tabulās.

Pieprasījumu veidošana.

Apskatīsim nelielu piemēru, kā veidot pieprasījumus. Izveidosim pieprasījumu uzvārdu un pilsētu atlasei no tabulas Adreses.

1. Atveriet datu bāzi Pasts.

2. Bāzes logā pāriet uz nodaļu Querys un noklikšķina New, lai veidotu jaunu pieprasījumu.

· Design View - pieprasījuma veidošana bez meistara palīdzības.

· Simple Query Wizard – vienkārša pieprasījuma izveide uz izvēlēto lauku pamata.

· Crosstab Query Wizard – pieprasījuma izveide, kurā dotiem piemīt kompakts formāts, kurš ir līdzīgs elektronisko tabulu datu formātam.

· Find Dublicates Query Wizard – pieprasījuma izveide, izvēloties atkārtotus ierakstus no tabulas vai vienkārša pieprasījuma.

· Find Unmatched Query Wizard – pieprasījuma izveide, izvēloties no tabulas ierakstus, kas nav saistīti ar ierakstiem no citas tabulas.

3. Izvēlamies Design View un nospiežam pogu OK. Rezultāta ekrānā paradīsies divi logi:

a) pieprasījuma konstruktora logs;

b) tabulas izvēles logs Show Table.

Šis logs sastāv no trim nodaļām, kuras satur objektu pārskatu, lai projektētu pieprasijumus:

Tables – tabulas;

Queries – pieprasījumi;

Both – tabulas un pieprasījumi.

4. Nodaļā Tables izvēlēties tabulu Adreses, pēc tam noklikšķiniet pogu Add (pievienot) un Close (aizvērt). Konstruktora logā parādīsies neliels logs ar tabulas virsrakstu un tās laukiem.

5. Noklikšķiniet divreiz uz tabulas Adreses lauka Uzvārds. Rezultātā šī lauka vārds tiks novietots rindā Field pieprasījuma blankā. Šeit tiek norādīti pieprasījuma parametri un dotie, kurus ir nepieciešams atlasīt, kā arī metode kā tie tiks izvadīti uz ekrāna.

6. Otrajā kolonas rindā Field ieliekam vārdu Pilsēta.

Rindā Sort attiecīgajiem laukiem, noklikšķinot uz izvēles saraksta bultiņas jāizvēlas Ascending (kārtošana augošā secībā) vai Descending (kārtošana dilstošā secībā) vai arī not sorted (atcelt kārtošanu).

8. Ir iespējams, ka ierakstu atlasei kādam laukam ir jānorāda kārtošana, taču datulapā šim laukam nav jāparādās. Rindā Show tiek norādīts vai lauka datiem ir jābūt redzamiem vai nē. Show rindā ieklikšķinot rāmītī parādās vai pazūd krustiņš, ar to tiek parādīts, vai lauka datiem jābūt redzamiem datulapā.

9. Rindā Criteria var norādit kritērijus, pēc kuriem tiks atlasīti dati. Piemēram, mums ir vajadzīgs to cilvēku saraksts, kuri dzīvo Daugavpilī un Kuldīgā. Tad atiecīgā lauka kritērijs tiks pierakstīts šādi: pirmajā kritēriju rindā - “Daugavpils”, otrajā – “Kuldīga”, starp kritēriju rindām darbojas loģiskais OR operators.

10. Aizverot konstruktora logu, parādās logs Save As, kurā ir jāpiešķir pieprasījumam nosaukums, piemēram, Pilsētas.

Pieprasījuma sagatavošana informācijai no datu bāzes ir pabeigta. Saglabātā pieprasījuma vārdu programma iekļauj sarakstā, kas atrodas datu bāzes nodaļā Queries. Pieprasījuma izveides rezultāts ir redzams tad, kad nospiež pogu Open datu bāzes logā. Pie tam nav nozīmes vai tabula ar datiem ir atvērta vai nē.

Mūsu izveidotais pieprasījums izskatās tā:

Formas.

Ievadīt informāciju Access var ar diviem paņēmieniem: tabulā un formā. Izvēle ir atkarīga no tā, cik bieži tiek mainīti dati.

Ja ievadītie dati tiks mainīti bieži, tad labāk tos ievietot formā, jo formu režīmā var sakoncentrēt uzmanību uz datiem, kuri attiecas uz noteiktajiem ierakstiem, piemēram, uz informāciju par konkrētu klientu.

Jebkuru formu veido uz Access tabulas vai pieprasījuma pamata. Pie katras saglabātas formas atvēršanas tiek atjaunoti pieprasījuma dati,uz kuru pamata tika veidota forma. Pateicoties tam formas saturs vienmēr atbilst informācijai tabulās un pieprasījumos. Lauku nosaukumi tiek ņemti no tabulas specifikācijas, bet laukus formā var izvietot pēc saviem uzskatiem. Uz vienas tabulas pamata lietotājs var izveidot dažādas formas: vienu – vadītājam, otru – grāmatvedim, trešo – noliktavas darbiniekam u. t. t.

Katru Access formu var parādīt vienā no trim režīmiem:

· konstruktora režīmā

To uzstāda ar komandas Desing View no izvēlnes View palīdzību un izmanto formas projektēšanai.

formas režīmā

Ar komandas Form View no izvēlnes View uzstāda darba formas režīmu. Šajā režīmā lietotājs var pievienot, dzēst, atjaunot vai attēlot datus tabulā, kurai ir izstrādāta forma. Dati attēlojas pa ierakstiem (redzama informācija tikai no viena ieraksta) vai tabulas skatā (ekrānā parādās daži ieraksti). Datu sniegšanu pa ierakstiem ieteicams izmantot, lai papildinātu

datus, kā arī to mainīšanai.

· tabulas režīms

Attēlot formu tabulas režīmā ļauj komanda Datasheet View no izvēlnes View. Šajā režīmā lietotājs var vienlaikus redzēt dažus nenoformētus ierakstus bez vadības elementiem.

Formas veidošana.

1. Lai izveidotu formu, nepieciešams datu bāzes loga nodaļā Forms noklikšķināt pogu New. Ekrānā parādīsies dialoga logs New Form, kurā programmma piedāvā lietotājam izvēlēties formas izveides metodi. Pirms tam kā izvēlēties metodi, laukā, kurš atrodas loga

lejasdaļā, norādīt tabulu vai pieprasījumu, uz kura pamata tiks veidota forma.

· Design View – formas izveide uz tukšas blankas pamata.

· Form Wizard – formas izveide ar meistara palīdzību, atkarībā no tā kāda ir formas nozīme, meistars piedāvā standartšablonu un stilu noformēšanas izvēli.

· Chart Wizard – formas izveide ar diagrammu uz tabulas izvēlēto lauku pamata.

· Pivot Table Wizard – sasaistošās tabulas PivotTable Microsoft Excel izveidošana uz Access tabulas vai pieprasījuma pamata.

· AutoForm – automātiska formas izveide ar viena no standartšablona palīdzību. Tas ir visparastākais un ātrākais formas izveides variants:

a) AutoForm: Columnar – katram ierakstam tiek atvēlēta atsevišķa formas lapa. Ir izdevīgi ierakstiem ar lielu lauku daudzumu.

b) AutoForm: Tabular – katrs ieraksts novietots tabulas vienā rindā. Ļauj uzskatāmi attēlot vairākus ierakstus.

c) AutoForm: Datasheet – piemīt tabulas izskats un tā ir pakļautā forma saliktajai formai.

2. Izvēlamies Form Wizard un noklikšķinām pogu OK.

Sarakstā Tables/Queries var izvēlēties uz kādas tabulas vai pieprasījuma pamata tiks veidota forma, bet sarakstā Available Fields (pieļaujamie lauki) var izvēlēties nepieciešamos laukus formai. Ar pogas (>) palīdzību var pārnest tikai izvēlētos laukus, bet ar pogas (>>) palīdzību visus esošos laukus uz sarakstu Selected Fields (izvēlētie lauki), un, nospiežot pogu Next, pāriet citā formas meistara logā.

3. Šajā formas meistara logā tiek piedāvātas četras nodaļas.Izvēloties kādu no nodaļām tiek parādīts kā izskatīsies jūsu izvēlētais variants. Aktivizēsim nodaļu Columnar un nospiedīsim pogu Next.

4. Nākošajā meistara logā var uzdod noformēšanas stilu.Šajā logā arī tiek parādīts piemērs stilam, kāds tiek izvēlēts. Izvēlēsimies Standart un nospiedīsim pogu Next.

5. Pēdējā meistara logā ir jāievada formas nosaukums un jānospiež pogu Finish . Forma ar meistara palīdzību ir izveidota. Ja gadījumā esat kaut ko aizmirsuši ievadīt, tad ar pogas Back palīdzību var atgriezties iepriekšējos meistara logos un palabot nepieciešamo.

Pārskati.

Pārskatus veido tajos gadījumos, kad nepieciešamas uzskatāmi uz ekrāna vai uz papīra pasniegt saistīto informāciju, kura glabājas datu bāzēs. Lai iegūtu tādu informāciju ir vajadzīgi papildus izskaitļojumi.

Pārskatu veidošana.

1. Datu bāzes loga nodaļā Reports noklikšķiniet pogu New.

Logā New Reports Access piedāvās norādīt tabulu, pamatojoties uz kuras tiks veidots pārskats, un variantus kā veidot pārskatus.

Design View – pārskata veidošana ar pārskatu konstruntora palīdzību.

Report Wizard – pārskata veidošana ar pārskatu meistara palīdzību.

AutoReport: Columnar – katram ierakstam tiek atvēlēta atsevišķa pārskata lapa.

AutoReport: Tabular – katrs ieraksts novietots pārskata vienā rindā.

Chart Wizard – pārskata izveide ar diagrammu uz tabulas izvēlēto lauku pamata.

Label Wizard – pasta uzlImju veidošana.

3. Izvēlamies Report Wizard un noklikšķinām pogu OK.

Sarakstā Tables/Queries var izvēlēties uz kādas tabulas vai pieprasījuma pamata tiks veidots parskats, bet sarakstā Available Fields (pieļaujamie lauki) var izvēlēties nepieciešamos laukus pārskatam. Ar pogas (>) palīdzību var pārnest tikai izvēlētos laukus, bet ar pogas (>>) palīdzību visus esošos laukus uz sarakstu Selected Fields (izvēlētie lauki), un, nospiežot pogu Next, pāriet citā pārskatu meistara logā.

4. Šis dialoga logs piedāvā datus grupēt. Jāizvēlas lauks, pie kura vēlas grupēt datus un uz tā divreiz jānoklikšķina vai jānospiež poga (>). Piedavāto grupēšanas metodi var mainīt. Datus parskatā var grupēt ne vairak kā pa trim laukiem. Grupēšanas limeņus ļauj mainīt poga Priority. Lai izvēlēties grupēšanas metodi jāizvelas Grouping Options (grupēšanas opcija). Atvērušais logs kalpo, lai mainītu datu grupēšanas intervālus pārskatā. Jāizvēlas piemērotais un jānospiež poga OK. Un pēc tam pogu Next.

Nākošajā dialoga logā tiek noteikts datu šķirošanas veids. Access automātiski šķiro datus pa tiem laukiem, pa kuriem tiek veikta grupēšana. Ja ierakstus jāsašķiro pa citem laukiem, tad tos ir nepieciešams norādīt tam četros speciāli atvēlētos laukos.

Nākošajā meistara logā ir nepieciešams norādīt kā dati tiks attēloti pārskatā.

Lietotāja rīcībā ir sekojoši datu attēlošanas varianti:

Stepped – dažādu līmeņu kāpņveida datu izvietojums.

Block – blokveida datu izvietojums.

Outline 1 un Outline 2 – kāpņveida līmeņu izvietojums ar apsegumu.

Align Left 1 un Align Left 2 – visu līmeņu datu izlīdzināšana pēc kreisās malas.

Izvēlamies Stepped. Šī paša loga laukā Orientation var izvēlēties piemērotāko lapas orjientāciju. Lai pilnīgāk izmantot lapas laukumu, var uzstādīt opciju Adjust the field width so all fields fit on a page, ar kuras palīdzību uzdodas optimālākā lauku platuma atlase. Kad viss nepieciešamais ir izdarīts nospiežam pogu Next.

7. Nākošajā meistara logā var uzdod pārskata noformēšanas stilu.Šajā logā arī tiek parādīts piemērs stilam, kāds tiek izvēlēts. Izvēlēsimies stilu Formal un nospiedīsim pogu Next.

8. Pēdējā meistara logā ir jāievada pārskata nosaukums un jānospiež pogu Finish. Pārskats ar meistara palīdzību ir izveidots. Ja gadījumā esat kaut ko aizmirsuši ievadīt, tad ar pogas Back palīdzību var atgriezties iepriekšējos meistara logos un palabot nepieciešamo.

Darba beigas.

Eksistē vairākas metodes, kā beigt darbu ar programmu Access :

- Klikšķis uz pogas, kura ir domāta Access loga aizvēršanai (parasti uz tādas pogas ir attēlots krustiņš).

- Komandos Exit aktivizācija no izvēlnes View.

- Komandas Close izpilde no programmas Access loga konteksta izvēlnes.

- Taustiņu kombinācijas [Alt + Tab] nospiesšana.

Nobeigums

Tāgadējos apstākļos Jūs varat arī nelietot lielo telefonu grāmatu. Jums vienkārši vajag ievadīt visus datus datu bāzē. Piemēram, ir aizmirsies cilvēka uzvārds, bet ir zināma viņa adrese. Lai atrast šī cilvēka uzvārdu telefonu grāmatā, ir jāziedo meklēšanai dienu vai arī pat divas (nav garantijas, ka tas tiks atrasts), turklāt ar datu bāzes palīdzību to var paveikt dažās minūtēs. Tā arī datu bāzes ir ērts līdzeklis, lai saglabātu un analizētu informāciju par vairākiem gadiem. Piemēram, informācija par firmas nodokļiem. Tāpēc darbā tika izklāstīti tie principi, kuri nepieciešami, lai izveidotu vienkāršu datu bāzi izmantojot Access 97. Tika apskatīts kā noformēt datu bāzes ierakstu lauku īpašības, kā veidot tabulas un kā uz šo tabulu pamata veidot formas, pieprasījumus un pārskatus.

Literatūras saraksts

1. Jānis Nāgelis “Microsoft ACCESS ikvienam”, Datorzinību Centrs 1997

2. Виктор Пасъко ”Access 97”, Киев, BHV, 1997

3. К. Кенин и другие “Исполъзование Microsoft Office”, Диалектика Киев, 1995

4. Роджер С. Паркер “Microsoft Office 4 for Windows “для чайников””, Киев 1995

Bezmaksas referāti skolai