Elektroniskais dokuments

Autors: Gunta Lūse

 Daudzi informācijas apmaiņas veidi notiek ar papīra dokumentu starpniecību, ko visi uztver kā pašsaprotamu. Šodien droši var teikt, ka vairāk kā puse visu papīra dokumentu tiek sagatavota ar datoru, tātad visa šī informācija ir pieejama elektroniskā formā. Tomēr pagaidām elektroniski publicētā informācija visbiežāk  ir tikai dublēta jau uz papīra nodrukātā informācija. 

Katram tradicionālajam informācijas publicēšanas veidam var piemeklēt elektronisko. Elektroniski publicētai informācijai ir plašas perspektīvas nākotnē. Drukātā informācijas kultūra veidojusies 5.gadsimtus, savukārt elektroniskās publikācijas un izdevumi parādījušies tikai pēdējās desmitgadēs. Par elektronisku izdevumu varam uzskatīt jebkuru publiski izplatītu informācijas vai viedokļu apkopojumu digitālā formā neatkarīgi no tā, uz kāda datu nesēja tas izvietots. Elektronisks izdevums ir skaņu ieraksta, videoieraksta vai datorieraksta veidā attēlota informācija, kas tiražēta kasetēs, disketēs, kompaktdiskos un ar atbilstošu iekārtu un programmatūras palīdzību pieejama lietotājiem. Satura ziņā šie izdevumi varbūt tikpat dažādi kā drukātie – enciklopēdijas, multimediji, žurnāli, reklāmas, web lapas.

 Eksistē divas pamatmetodes elektronisko dokumentu veidošanā – viena no tām ir pārvēršana (conversion) jeb dokumenta pārveidošana digitālā formā. Otra svarīgākā metode ir dokumentu radīšana (generation) elektroniskā formā. Pamatā visai drukāto dokumentu pārvēršanai (conversion) mašīnapstrādajamā formā ir attēla skanēšana (scanning) jeb digitizēšana (digitization). Kad attēls ir ieskanēts, tad pastāv vairākas transformācijas iespējas – atrast labāko formātu attēla saglabāšanai, kodēšana, reducēšana, analizēšana. Jaunās tehnoloģijas dod iespēju pārvērst drukātu materiālu, kā arī mikroformas elektroniskā dokumentā.

 Sākotnēji polārākais datu nesējs elektroniskam izdevuma bija diskete, tā ir piemērota tekstu glabāšanai, bet pievienojot attēlus un multimedijus, programmas, kas nepieciešamas to darbināšanai, datu apjoms pieaug. Rodas problēmas šo informācijas apjomu saglabāt disketē.

 CD-ROM diskiem tiek pielietotas tās tehnoloģijas, kuras atklāja Philips un Sony audio ierakstu industrijā liela daudzuma digitālo datu saglabāšanai. Šīs optiskās tehnoloģijas lieto lāzeru izcelto rievu vai paaugstinājumu (datu bitu attēlojums) uz atstarojošās virsmas. CD-ROM diskiem ir liela ietilpība un ērta lietošana. Vienā diskā ietilpst līdz 660 MB datu – tas ir apmēram 250 000 teksta lapas vai 40 000 attēlu lapas. Tas ir savietojams ar visām platformām (Windows, Macintosh, UNIX, OS/2). CD-ROM formāts ir kļuvis par deviņdesmito gadu “elektronisko papirusu”. Tiem dokumentiem, kas tomēr nesatilpst CD diskā, loģiska šķiet pāreja uz ļoti līdzīgo, bet 15 reizes ietilpīgāko DVD disku standartu, bet izmantojot abas diska puses vairākos slāņos, iespējams panākt 26 CD-ROM datu ietilpību, kas ir labi izmantojama filmu industrijā. Nākotnes platformas tiek orientētas uz datoru un televīzijas sasaisti. Tiek lēsts, ka pēc pāris gadiem DVD formāts kļūs par dominējošo programmatūras un multimediju platformu.

Pēdējos gados strauji attīstās interneta izdevumi, un viss, kas tur atrodams faktiski uzskatāms par elektronisku publikāciju. Internets nav vienkārša identificējama vienība, tas ir tīklu tīkls, daudz datoru kopums pasaulē, kuri savstarpēji komunicē ar telefona līniju palīdzību (Dž. Klarks). Interneta pirmsākumi meklējami mūsu gadsimta septiņdesmitajos gados, kad Amerikā kopā tika saslēgti četri datori, kas viens no otra atradās lielā attālumā. Sākumā tas bija komunikācijas līdzeklis, kas savienoja ASV militāros dienestus un Aizsardzības departamentu ar akadēmiskām un privātām mācību iestādēm. Tīkla pamatā bija metode, kas ļāva  nosūtīt elektroniskos dokumentus pa parastām telekomunikāciju līnijām. Sākotnēji internets tika radīts militāriem mērķiem, vēlāk, pieslēdzoties ar vien vairāk datoriem un apņemot visu pasauli, tas sāka kalpot kā uzziņu līdzeklis. Internetu salīdzina ar bibliotēku, kurai nav kataloga. Latvija internetam pirmoreiz pievienojās 1991.gadā. Internets piedāvā arī elektroniskā pasta pakalpojumus. Tas ir līdzeklis, ar kura palīdzību iespējams sūtīt teksta, skaņas, attēla u.c. informāciju. Elektroniskā pasta izmantošanai nepieciešama īpaša programma, ar kuras palīdzību pastu var lasīt, saglabāt, pārsūtīt, atbildēt.   Elektroniskie izdevumi internetā ir daudz pieejamāki kā to drukātie analogi.  Tomēr informācija internetā ir vāji organizēta, tā ir ar nezināmu kvalitāti un interneta lietošana prasa daudz laika.

Elektroniskajiem izdevumiem ir vairākas priekšrocības, kas nav pieejamas drukātajos izdevumos. Ar elektronisko tekstu var viegli manipulēt – palielināt, samazināt, mainīt burtu lielumu un stilu, pat manīt vietām nodaļas. Labi veidoti elektroniskie izdevumi ietver sevī hipersaites, kas ar peles klikšķi pārnes uz saistīto tekstu. Hipertekstu izmantošana lauž tradicionālo grāmatu lasīšanas stilu, kad visas lappuses tiek lasītas pēc kārtas. Lasītājam tiek sniegta ievērojami lielāka brīvība pār tekstu, lasītājs it kā kļūst par līdzdalībnieku teksta veidošanā. Tāpat arī iespēja tekstā meklēt pēc atslēgas vārda. Elektroniskā forma ir mainīga un nepatstāvīga salīdzinājumā ar iespiestu grāmatu. Tomēr grāmatas datorā ir iespējams lasīt četras piecas reizes lēnāk, un tas ir daudz neērtāk kā lasīt iespiestu grāmatu. Iespiestiem žurnāliem, kuri ir identiski papīra versijai gan saturā, gan funkcionalitātē, ir vairākas priekšrocības – elektroniskās publikācijas nav tik dārgas kā iespiestais materiāls, tāpat arī elektroniskās publikācijas iespējams piedāvāt uzlabotā veidā. Tikpat vērtīgas priekšrocības ir  - viegla pieeja, meklēšana, video, skaņas un animācijas iespējas, publicēšanas ātrums, manipulācijas ar datiem, rakstu papildināšana, daudzpusīga komunikācija.

Septiņdesmitajos gados sāka parādīties pirmās elektroniskās attēlu ievades, apstrādes un filmu izvades sistēmas. Sākumā to iespējas bija stipri ierobežotas – tās bija ļoti dārgas un sarežģītas lietošanā. Galvenais šo sistēmu trūkums bija ļoti grūta, praktiski neiespējama datu pārnešana no vienas sistēmas uz otru. Pirmā no iekārtas neatkarīgā grafiskā programmēšanas valoda bija PostScript, ko izveidoja Adobe Systems. Šodien PostScript atbalsta visas ievērojamākās grafiskās programmas un saprot lielākā daļa izvades iekārtu. Pašlaik pasaulē 95% no visiem komerciāli iespiestajiem drukas darbiem  uz filmām, platēm vai tieši, tiek izvadīti, izmantojot uz PostScript bāzētās digitālās darba plūsmas.  Tomēr kā jau jebkuram produktam, tam ir arī savi trūkumi - formāts ir ļoti nestrukturēts. Šīs nestrukturētās formas dēļ arī izpaužas tas, ka PostScript ir no lapas atkarīga programmēšanas valoda. Tāpēc astoņdesmito gadu beigās vairākas firmas, to skaitā arī Adobe, sāka darbu pie programmas, kas spētu radīt grafisku failu, kuram nebūtu PostScript trūkumu – Portable Document Format jeb PDF. Tā radās vairākas PDF programmas, bet pašlaik Adobe Acrobat ir kļuvis par produktu, kas ar laiku varētu kļūt par industrijas standartu. To nosaka arī tas, ka Adobe ir lielākais grafisko programmu un rastrēšanas procesoru ražotājs, kas ļauj dažādos veidos popularizēt savu PDF. Adobe PDF ir pilnīgi neatkarīgs, kurā tas izveidots, datora platformas un operētājsistēmas. Pateicoties tam, ka PDF var saturēt hipertekstu saites un dokuments ir ļoti kompakts, to arvien vairāk ļoti veiksmīgi izmanto interneta publikācijām.

   Multimediju dokumenti ir elektroniski dokumenti, kas satur tekstu, grafiku, attēlus, audio un video materiālus, animāciju. Parasti to raksturo arī kā digitālu datu bāzi, kas var būt pieejama interneta tiešsaistē vai fiziskajos datu nesējos – kā videospēles, CD-ROM, DVD-ROM. Pats vārds multimediji nozīmē – multi jeb vairāki mediji jeb datu nesēji. Mēdz lietot arī vārdu “multivide” – pēc būtības tas tiešām nozīmē vidi, kurā ir vairāki informācijas kanāli. Arī atgriezeniskā informācijas ievade datorā ir daudzpusīgāka ne tikai lietojot tastatūru un peli, bet arī izmantojot mikrofonu, videokameru, korsorsviru. Multimediju formāts var būt ļoti dažāds, un sistēmas, kas dod iespēju strādāt ar šiem dokumentiem, kā arī standarti pagaidām vēl tiek stabilizēti. Multimediju elementi ieņem ievērojamu vietu elektroniskajos izdevumos. To priekšrocības labi demonstrē ziņu izdevumi internetā. Vienā medijā tiek integrētas gan laikraksta, gan radio, gan televīzijas iespējas. Multimediju izmatošana prasa pietiekami jaudīgus datorus un ātrdarbīgas komunikāciju sistēmas.

Viena no nopietnākajām elektronisko izdevumu problēmām ir to ilgtspēja. Uz papīra lasāms teksts ir salasāms daudzus gadsimtus, bet cik ilgi būs izlasāmi CD – to droši vēl pateikt nevaram. Vēl nopietnāka problēma par datu nesēju novecošanu ir tehnikas un programmatūras neatbilstības problēma. Elektronisks izdevums nav izlasāms, ja datorā nav atbilstošās operētājsistēmas vai citu programmu. Iespējams, ka pēc daudziem gadiem nebūs iespējams apskatīties HTML failu vai elektronisku enciklopēdiju. Šajā ziņā papīrs tomēr ir prognozējamāks datu nesējs, jo grāmata, ja to pareizi glabā, ir izlasāma arī pēc vairākiem gadsimtiem. Problēma ir arī elektronisko izdevumu uzturēšana – kādam ir jārūpējas par WWW serveri, par pieslēgumu internetam, par to, lai saturs netiktu izmests vai modificēts.

   Elektronisko dokumentu apstrādes un apmaiņas sistēmā joprojām svarīga loma ir izdrukātajām kopijām (hardcopies). Tām ir dažas ļoti pievilcīgas īpašības – tās ir portatīvas, viegli iezīmējamas un izmantojamas piezīmju pierakstīšanai, nav nepieciešamas speciālas iekārtas (tādas kā laptop) papīra dokumentu lasīšanai. Lai iegūtu elektroniskā dokumenta kopiju uz papīra ir nepieciešams printeris. Mūsdienu lāzerprinteru izdrukām ir augsta kvalitāte un to izmantošana ir ļoti vienkārša.

Tā kā elektroniskie informācijas avoti kļūst arvien populārāki, tad aktuāls ir jautājums par agrāk veidota teksta elektroniskās kopijas iegūšanu. Vēl nesen vienīgā iespēja bija teksta otrreizēja ierakstīšana datorā. Tagad ir efektīvāks veids, kā iegūt teksta elektronisku kopiju – šim nolūkam var izmantot skeneri un speciālu rakstzīmju optiskās pazīšanas datorprogrammu, kas nodrošina ieskanētā teksta atpazīšanu. Tādējādi sākotnējā teksta kopija, kas datora uztverē ir attēls, tiek pārveidota formā, kuru pēc tam var labot, papildināt un mainīt ar teksta redaktoru.

Fax jeb faksimils ir 1)teksta vai attēla oriģināls precīzs atveidojums ar fotomehāniskas reprodukcijas palīdzību, 2)sistēma dokumentu pārsūtīšanai pa sakaru līnijām. Faksimilu mēdz saukt par faksu, jo tā saīsinājums ir FAX. Fakss nodrošina vairākas iespējas – dokuments tiek skanēts, pārsūtīts ar faksa aparāta palīdzību, tāpat dokuments tiek saņemts un izdrukāts. Fakss ir modernās telegrāfijas paveids. Lielākoties faksu sūtīšana notiek ar parasta balss telefona līnijas palīdzību, tādējādi faksu ir iespējams nosūtīt uz jebkuru vietu, kur vien ir telefons. Faksa aparāti mūsdienās tiek lietoti biznesa ikdienas vajadzībām. Piemēram bibliotēkās faksa aparāts tiek lietots SBA materiālu pasūtīšanai un saņemšanai. Faksam joprojām ir nozīmīga loma elektronisko dokumentu apstrādes un piegādes sistēmā. Tomēr ja uz dokumenta nav nepieciešams paraksts, faksu aizvien biežāk aizstāj elektroniskais pasts. Mūsdienu datorlietotāji var izmantot arī faksmodema ierīci (faksa un modema apvienojumu), kura ļauj izveidoto dokumentu pārsūtīt ar faksu vai modemu (e-pasts) vai arī izdrukāt uz papīra.

Optiskās glabāšanas tehnoloģijām ir vairākas būtiskas priekšrocības salīdzinot ar tradicionālajām magnētiskajām glabāšanas tehnoloģijām (tādām kā magnētiskā lente, lokanie diski un cietie diski). Nozīmīgākās no tām -  iespējams lielāks informācijas uzglabāšanas blīvums, mazāks jūtīgums pret elektromagnētiskā lauka iedarbību, lielāka drošība pret iespējamiem fiziskiem bojājumiem, vienkārša ielādēšana un pārvietošana.

LR Uzņēmumu reģistrā ir izveidota jauna darba grupa, kura pētīs iespējas, kā īstenot nepieciešamos juridiskos un finansiālos pasākumus, lai nodrošinātu elektronisko dokumentu, tai skaitā arī elektronisko parakstu, kuriem ir juridisks spēks, lietošanu LR Uzņēmumu reģistra darbībā. Speciālisti izstrādās nepieciešamos grozījumus un pētīs tehniskā nodrošinājuma iespējas, izmantojot Itālijas pieredzi. Pašlaik pasaulē arvien pieaug tendence lietot lielāku elektronisko dokumentu daudzumu un tiem piešķirt tādu pašu juridisku spēku kā uz papīra rakstītiem. Līdz šim gan tikai Itālijā ir pieņemts speciāls likums, kas elektroniskajiem un uz papīra rakstītajiem dokumentiem piešķir vienādu juridisko spēku, kā arī reglamentē personu elektronisko parakstu lietošanu un to juridisku atzīšanu. Elektronisko dokumentu un parakstu juridiskā atzīšana Latvijā vēl nenozīmēs uz papīra fiksētu dokumentu izzušanu, jo ne visiem ir pieejams dators un ne visiem ir vajadzīgs elektroniskais paraksts. Tāpēc visticamāk – notiks gan elektronisko, gan uz papīra rakstīto dokumentu līdzāspastāvēšana. Tomēr lai elektroniskie dokumenti Latvijā iegūtu juridisku spēku, nepietiek tikai ar grozījumiem Latvijas normatīvajos aktos, bet ir jāveido speciāla datu bāze, kurā tiktu fiksēts, kurai konkrētai personai ir piešķirts, speciāli šifrēts elektroniskais paraksts.

Izmantotā literatūra:

1.   Converging Standarts and tehnologies http://www.ifla.org/VI/5/reports/rep2/23.htm

2.   Eglīte L. Datori un datortīkli. Elektroniskie informācijas dokumenti//Es daru tā. – Rīga: LNB, 1999. – 4.– 17.lpp.

3.   Sataki K. Internets ceļā//Datorpasaule. -1999.- Jūlijs. –14.lpp.

4.   Feists V. Datoru tīklu un informācijas sistēmu drošība//Datorpasaule. – 1999. – Janvāris. – 33.– 35.lpp.

5.   Podnieks K. Kā kļūt populāram vebā?//Datorpasaule.- 1998. – Jūlijs. – 6.-7.lpp.

6.   Anspoks A. Operētājsistēmas – kurp ejam//Datorpasaule. – 1998. – Oktobris. –33.-35.lpp.

7.   Romanovskis, T. CD-ROM: “Kustība multimēdijā” latviešu valodā//Datorpasaule. –1998. – Oktobris. – 67.- 68.lpp.

8.   Melnūdris A. Multimēdiji//Datorpasaule. – 1999. – Jūnijs. - 21.lpp.

9.   Šutko V. Interaktīvie datormultimēdiji Latvijā//Datorpasaule. –1999. – Jūnijs –22.-24.lpp.

10.        Misa R. Kā saglabāt savu informāciju//Datorpasaule. –1999. –Jūnijs.-30.-31.lpp.

11.        Anspoks A. Kas ir internets?//Datorpasaule.-1999.- Februāris.- 6.-9.lpp.

12.        Bārzdiņš G. Internets: mīts un realitāte//Datorpasaule.-1999. –Februāris.- 10.-12.lpp.

13.        Knorr E. CD pret DVD//Datorpasaule.- 1999. – Februāris. –57.lpp.

14.        Greitāne I. Kā drukātu tekstu pārvērst elektroniskā//Datorpasaule. –1999. –Septembris.-33.lpp.

15.        Vasiļjevs A. No papīra kultūras uz digitālo kultūru//Datorpasaule. –1999. –Maijs.-12.-14.lpp.

16.        Sīka L. Elektroniskie izdevumi: labākas formas meklējumos//Datorpasaule.- 1999.-Maijs. – 17.-18.lpp.

17.        Kalnarājs A. DVD visprasīgākajiem videomīļiem//Sakaru pasaule. –1998. – Janvāris. – 94.-95.lpp.

18.        Spektors E., Zemnieks J. Fakss – modernā telegrāfija//Sakaru pasaule. –1998. – Marts. – 100.-101.lpp.

19.        Ķirsons M. Elektroniskajiem dokumentiem un parakstiem būs juridisks spēks//Dienas bizness.-1999. –22.novembris.- 3.lpp.