GRĀMATVEDĪBAS DOKUMENTU VEIDI UN KLASIFIKĀCIJA

KURSA DARBS

GRĀMATVEDĪBAS DOKUMENTU VEIDI UN KLASIFIKĀCIJA

IEVADS

                 Lai notiktu kāds saimniecisks darījums jābūt pamatojumam un šis pamatojums ir dokuments. Grāmatvedībā ir daudz dažādu dokumentu, katram no kuriem ir savi sastādīšanas un aizpildīšanas noteikumi.

                 Visiem grāmatvedības ierakstiem jābūt saskaņotiem ar attaisnojuma dokumentiem. Dokumentam ir obligātas satura sastāvdaļas, tie ir rekvizīti. Nevar būt ieraksts grāmatvedības reģistros, ja nav attiecīga attaisnojuma dokumenta.

                 Kursa darbā tiek apskatīts kā tiek klasifikācēti dokumenti, aizpildīti, kādi ir noformēšanas noteikumi. Nepareizi aizpildīts dokuments var zaudēt savu juridisko spēku. Grāmatvedim un uzņēmuma vadītājam dokumentu sagatavošanā jāvadās pēc likums “Par grāmatvedību” Latvijas Republikas Finansu ministrijas norādījumi “Norādījumi par grāmatvedības dokumentiem un to apgrozību”.

1. DOKUMENTA VISPĀRĒJS APRAKSTS

                 Grāmatvedības dokuments - rakstveida apliecinājums, ka ir noticis saimnieciskais darījums vai arī tas ir apliecinājums tiesībām veikt saimniecisku darījumu.

                 Grāmatvedībā jāreģistrē visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi. Visiem uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem jābūt apliecinātiem ar attaisnojuma dokumentiem un iegrāmatotiem uzņēmuma grāmatvedības reģistros. Visi ieraksti grāmatvedības reģistros jāizdara, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem un saskaņā ar tiem.

                 Informāciju par uzņēmuma darījumiem grāmatvedībā atspoguļo, pamatojoties uz dokumentiem, kuros fiksēti saimnieciskā darījuma fakti. Šie dokumenti var būt ārējās vai iekšējās izcelsmes un atkarībā no to nozīmes sastādīti vienā vai vairākos eksemplāros.

                 Visiem uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem jābūt dokumentētiem, novērtētiem naudas izteiksmē un iegrāmatotiem grāmatvedības reģistros sistemātiskā kārtībā un ievērojot hronoloģiju.

                 Ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt pilnīgiem un precīziem. Nav pieļaujami ieraksti, kuru saturs vai kuros izmantotie mērķi atšķiras no attaisnojuma dokumenta.

Grāmatvedības dokumentiem ir vairākas nozīmes:

1)      dokuments ir kā sākotnējas informācijas nesējs;

2)      dokumentam ir operatīva nozīme;

3)      dokumentam ir kontroles un analītiskā nozīme;

4)  dokuments ir kā palīglīdzeklis uzņēmuma īpašuma saglabāšanai;

      5) dokumentam ir juridiska nozīme;

      6) dokuments pēc materiālās nozīmes.

2. DOKUMENTA KLASIFIKĀCIJA

                 Dokumentus var klasificēt pēc nozīmes, operāciju secības, operāciju daudzuma, ierakstu skaita, sastādīšanas vietas.

2.1. Pēc nozīmes:

1)  rīkojuma dokuments tiek sagatavots pirms saimnieciskās darbības veikšanas (maksājuma uzdevums, pilnvara) pielikums nr.1;

2)  attaisnojuma dokuments pamato notikušu saimniecisko darbību (kases ieņēmuma orderis) pielikums nr.2;

3)  grāmatvedības noformējuma dokumenti ir vajadzīgi, lai atvieglotu darbu grāmatvedim (amortizācijas aprēķins, tabulas, izziņas) pielikums nr.3;

4)  kombinētie dokumenti satur visu augstākminēto dokumentu izziņas (kases izdevumu orderis) pielikums nr.4.

2.2. Pēc operāciju secības:

1)  pirmdokuments apliecina ka ir noticis saimniecisks darījums (pamatlīdzekļu saņemšanas akts);

2)  kopsavilkums tas ir pamatdokuments uz iesniegtajiem iesniegumiem (biļetes, avansa norēķins) pielikums nr.5.

2.3. Pēc operāciju daudzuma:

1)  vienreizējie dokumenti - vienas vai vairākas vienlikus veiktas saimnieciskas operācijas (skaidras naudas čeks);

2)  uzkrājuma dokumenti - noformē ilgākā laikā notikušās saimnieciskās darbības (darba laika uzskaites tabeles) pielikums nr.6.

2.4. Pēc ierakstu skaita:

1)  vienrindas dokumentā atspoguļo vienu saimniecisku darījumu vai materiāla saņemšanu (materiālu saņemšanas orderis);

2)  daudzierakstu dokumentā atspoguļo vairākus materiālu nosaukumus (preču - transporta pavadzīme) pielikums nr.7.

2.5. Pēc sastādīšanas vietas:

1)  iekšējie dokumenti tiek sastādīti un izmantoti paša uzņēmuma iekšienē (kases orderis, pavadzīme);

2)  ārējie dokumenti ir tādi dokumenti, kas sastādīti citos uzņēmumos, nevis pašu uzņēmumā. Par ārēju dokumentu tiek uzskatīts gan ārējās izcelsmes, gan arī tāds dokuments, kas sastādīts pašu uzņēmumā iesniegšanai citām juridiskām vai fiziskām personām (izraksts no norēķina konta).

                 Ja kādam darījumam ir ārējs attaisnojuma dokuments, tam jādod priekšroka salīdzinājumā ar jebkuru iekšēju attaisnojuma dokumentu.

3. PRASĪBAS DOKUMENTU SATURĀ, NOFORMĒJUMĀ UN APGROZĪBĀ

                 Katrs dokuments sastāv no atsevišķiem elementiem jeb rekvizītiem. Sastādot un noformējot dokumentu jāzina ne tikai no kādiem rekvizītiem attiecīgais dokuments sastāv, kur rekvizītiem jāatrodas, bet arī jāzina

kādas prasības izvirzāmas attiecībā uz katru rekvizītu, lai dokuments iegūtu juridisku spēku. Ir divu veidu rekvizīti, obligātie rekvizīti un obligātie papildus rekvizīti (atsevišķos gadījumos).

3.1. Obligātie rekvizīti:

1)  uzņēmuma nosaukums, adrese, uzņēmuma reģistrācijas numurs uzņēmuma reģistrā un PVN kods;

2)  dokumenta nosaukums, datums, numurs;

3)  saimnieciskās darbības apraksts un pamatojums;

4)  mērītāji;

5)  citas saimnieciskajā darījumā iesaistītās personas;

6)  atbildīgo personu paraksti. Juridiskās personas dokumentu paraksta amatpersonas, kurām ir normatīvi noteiktas tiesības to darīt. Uzņēmuma vadītājs var pieprasīt, lai dokumenta projektu pirms tā parakstīšanas vīzē par dokumenta saturu atbildīgās personas.

3.2. Obligātie papildus rekvizīti (atsevišķos gadījumos):

1)  ar saimnieciskā darījuma saistītā dokumenta numurs, datums (līguma numurs, datums);

2)  uzņēmuma zīmoga nospiedums;

3)  tā uzņēmuma nosaukums, adrese un reģistrācijas numurs uzņēmuma reģistrā, kuram iesniedzams dokuments;

4)  izpildes termiņi;

5)  ja darījums notiek ar fizisku personu personas kods un dzīves vieta.

4.  DOKUMENTU NOFORMĒŠANAS PRASĪBAS

                 Ieraksti grāmatvedības dokumentos un reģistros jāizdara tā, lai nodrošinātu šo ierakstu saglabāšanu. Grāmatvedības ieraksti veicami ar pildspalvu. Attaisnojuma dokumenta brīvās rindiņas obligāti jāpasvītro.

                 Ja grāmatvedības uzskaiti veic ar skaitļošanas tehniku un ir atbilstoši tehniskie līdzekļi, grāmatvedības dokumentus izveido uz lasāmiem informācijas nesējiem, nodrošinot datu attēlu trešajai personai salasāmā veidā un, ja nepieciešams, - to izrakstu. Šāda veida dokumenta rekvizīti var tikt fiksēti kodu veidā. Visi attaisnojuma dokumenti sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā.

                 Visi grāmatvedības dokumenti jākārto latviešu valodā. Ja saimnieciskajos darījumos piedalās ārvalstu juridiskās vai fiziskās personas, tad, pusēm vienojoties, var lietot arī otru, šai personai pieņemamu valodu.

                 Ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt savlaicīgi izdarītiem, pilnīgiem, precīziem un sistemātiski

sakārtotiem. Nav pieļaujami ieraksti grāmatvedības reģistros, kuru saturs vai mērītāji (daudzumi, summas) atšķiras no attaisnojuma dokumentiem.

                 Uzņēmuma vadītājs, ievērojot tiesību aktos noteiktos normatīvus var patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības kārtošanas metodes un formas, grāmatvedības reģistru skaitu, uzbūvi un uzskaites paņēmienus atkarībā no konkrētā uzņēmuma struktūras, saimnieciskās darbības rakstura, saimniecisko darījumu biežuma un apstrādājamās informācijas apjoma.

5.   GRĀMATVEDĪBAS IERAKSTU LABOJUMI

                 Ja ieraksti grāmatvedības attaisnojuma dokumentos un reģistros tiek laboti, ir jābūt redzamam to sākotnējam saturam. Kļūdu labo, svītrojot nepareizos ierakstus, uzrakstot pareizos, kā arī uzrādot, kas labojis, kad un kāpēc labojis. Nedrīkst izdarīt labojumu tā, ka nav saprotams, kad un kāpēc tas izdarīts. Nedrīkst izdarīt labojumu, dzēšot vai iznīcinot sākotnējo ierakstu.

                 Labojumu var izdarīt ar jaunu ierakstu, ar kuru labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu.

                 Sarkano storno kļūdu labošanā var lietot tikai tad, ja grāmatvedību kārto ar roku. Ja grāmatvedību kārto, izmantojot datorus, labojumus izdara ar jaunu ierakstu.

                 Lai izdarītu jaunu, koriģējošu ierakstu, jāsastāda grāmatvedības izziņa par to, kurā dokumentā jānorāda labojuma datums, tās personas uzvārds, kura atļāvusi veikt labojumu, labojuma iemesls un labojumā (sākotnējā) ieraksta kārtas numurs reģistrā.

         

6. DOKUMENTU APGROZĪBA

                 Dokumentu apgrozība - dokumentu kustība no izrakstīšanas momenta līdz dokumenta nodošanas arhīvā. Dokumentu apgrozībai ir četri elementi:

1)   Dokumentu sastādīšana vai saņemšana no ārienes;

2)   Dokumentu pieņemšana un pārbaude;

3)   Ierakstu izdarīšana uzskaites reģistros;

4)   Dokumentu nodošana glabāšanai arhīvā.

                 Attaisnojuma dokumentu apgrozību grāmatvedībā, to izveidošanu vai saņemšanu no citiem uzņēmumiem, pieņemšanu uzskaitē, apstrādāšanu un nodošanu arhīvā uzņēmumā reglamentē ar dokumentu apgrozības shēmu vai

aprakstu. Šo dokumentu apgrozības shēmu vai aprakstu izveido un apstiprina uzņēmuma vadītājs.

                 Dokumenta apgrozības shēma vai apraksts ir uzņēmuma grāmatvedības apraksta sastāvdaļa.

                 Dokumentu apgrozības shēmā vai aprakstā jāparedz dokumentu izveidošanas, pārbaudes un apstrādes secība, norādot veicamo darbību savstarpējo sakarību, izpildīšanas termiņus, izpildītājus, eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu un ilgumu.

                 Dokumentu apgrozības aprakstu izmanto gadījumos, kad tiek veikti vienveidīgi darījumi, pārējos gadījumos izmanto dokumentu apgrozības shēmas, kas parāda dokumentu plūsmu saimniecisko darījumu sistēmās.

                 Personas, kas ir sastādījušas vai parakstīšanas grāmatvedības dokumentus, atbild par to apgrozību atbilstoši apstiprinātajai shēmai.

                 Uzņēmuma grāmatvedībā saņemtie ārējās vai iekšējās izcelsmes dokumenti jāpārbauda pēc to formas,

satura un aritmētiski, kā arī no saimnieciskā darījuma atbilstības viedokļa.

                 Nedrīkst pieņemt nepilnīgi sagatavotus, darījuma saturam nepilnīgus vai kļūdainus dokumentus. Šādā gadījumā dokuments jāatdod atpakaļ iesniedzējam minēto trūkumu novēršanai.

7. GRĀMATVEDĪBAS DOKUMENTU UN REĢISTRU GLABĀŠANA

                 Katrā uzņēmumā visi grāmatvedības attaisnojuma dokumenti, reģistri, inventāra un inventerezācijas saraksti, gada pārskati, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti jāuzkrāj sistemātiski jākārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā Valsts arhīva ģenerāldirekcijas noteiktajā kārtībā. To glabāšanas termiņi noteikti likumā “Par grāmatvedību” un ir sekojoši:

n  gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai - 10 gadi. Pēc tam tie nododami valsts arhīvos;

n  inventāra sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem (kontu plāniem, kodifikātoriem u.c.) - 10 gadi;

n  attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem - 75 gadi;

n  pārējiem grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem - 5 gadi (ja pabeigta revīzija). Strīdu, domstarpību, izmeklēšanas un tiesas gadījumā minētie dokumenti glabājami līdz galīgā lēmuma pieņemšanai.

                 Uzņēmumos, kuros grāmatvedība tiek kārtota, izmantojot speciālas grāmatvedības datorprogrammas,

sistemātiski jākārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru izdrukas.

                 Attaisnojuma dokumentiem, grāmatvedības reģistriem un citiem grāmatvedības dokumentiem līdz to novietošanai uzņēmuma arhīvā jāglabājas grāmatvedībā atbildīgo personu pārziņā. Ar roku apstrādātos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta numuru secībā un iesietus vai sašūtus mapēs uzglabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās.

                 Uzņēmuma arhīva dokumentus fiziskās un juridiskās personas nedrīkst izņemt no uzņēmuma, tos var

izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja piekrišanu. Izņēmums ir tiesību aktos paredzēti īpaši gadījumi, kad pēc saskaņošanas ar uzņēmuma vadītāju Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas noteiktajā kārtībā izgatavojams dokumentu kopijas, kas atstājamas dokumentu orģinālu vietā.

                 Uzņēmuma likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā uzņēmuma arhīva turpmāko uzglabāšanas kārtību pēc saskaņošanas ar Valsts arhīvu ģenerāldirekciju nosaka likvidācijas komisija, kura sakārto dokumentus un nodod tos tālākai glabāšanai valsts arhīvos vai reorganizācijas rezultātā izveidotā uzņēmuma arhīvā.

                 Par attaisnojuma dokumentu, grāmatvedības reģistru, grāmatvedības organizācijas dokumentu un citas uzņēmuma grāmatvedībā un arhīvā novietojamās

informācijas saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

                 Secinājumi: Grāmatvedība ir viena no svarīgākajām struktūrvienībām (nodaļām) uzņēmumā. Tās uzdevums ir nodrošināt uzņēmumā finansiālo un materiālo vērtību pareizu uzskaiti. Pēdējos gados lielāka uzmanība tiek pievērsta tieši grāmatvedības uzskaitei un dokumentācijai. Nepareizi aizpildīti dokumenti var firmu novest līdz bankrotam. Nevienu dokumentu nedrīkst mest ārā visi ir jāiereģistrē un pēc dokumenta izpildes jāiešuj mapē un jānodot glabāšanai uzņēmuma arhīvā un pēc tam valsts arhīvā kā to nosaka likums.

                 Priekšlikumi: Strauji attīstoties elektroniskiem saziņas līdzekļiem. Kā piemēru var minēt internetu un elektronisko pastu. Preces, pakalpojumus var iegādāties un pārdot ar elektonisko saziņas līdzekļu palīdzību. Līdz ar to atvieglojas grāmatveža darbs. Pašam nav jāaizpilda tik daudzi dokumenti.

         Paplašinoties sakariem ar Rietumu valstīm, ir nepieciešams, lai grāmatvedība tiktu kārtota pēc vienādiem principiem visās partnervalstīs.

         Visi materiāli, pamatlīdzekļi kas atrodas uzņēmuma īpašumā un noliktavās tiek savadīti kompjūterā. Jebkurā laikā izdrukājot izdrukas var uzzināt kāds stāvoklis ir uz doto momentu. Nav jāmeklē pa kartiņām un jāskaita ar roku. Kompjūters izdrukā daudzumus, summas u.c. informāciju, kas nepieciešama uzņēmumam.

IZMANTOTĀS LITERATŪRAS SARAKSTS

1.   Latvijas Republikas ministru kabineta noteikumi nr.339 no 1995.gada 7.novembra “Noteikumi par uzņēmumu grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”.

2.   Latvijas Republikas finansu ministrijas norādījumi nr.708 no 1993.gada 19.jūlija “Norādījumi par grāmatvedības dokumentiem un to apgrozību”.

3.   M.Grebenko “Grāmatvedības uzskaite”.