Informācija un tās nozīme uzņēmējdarbībā. Informācijas klasifikācija.

LATVIJAS UNIVERSITĀTE

EKONOMIKAS UN VADĪBAS FAKULTĀTE

FINANSU INSTITŪTS

REFERĀTS PRIEKŠMETĀ

 “UZŅĒMUMA DARBA ORGANIZĀCIJA UN VADĪŠANA”

TĒMA

Informācija un tās nozīme uzņēmējdarbībā.

Informācijas klasifikācija.

1999

Ievads.

Mūsdienās neviens vairs neapšauba, ka informācija ir galvenais biznesa virzītājspēks. Tā nepieciešama katram uzņēmumam ikvienā darbības jomā. Atsevišķus informācijas komponentus vāc pats uzņēmums, savukārt par citiem efektīvāk vaicāt specializētām firmām. Turklāt katrai uzņēmuma funkcijai nepieciešama atšķirīga, specifiska informācija. Neprecīzi atlasīta, pienācīgi nepārbaudīta un neprofesionāli izvērtēta informācija var būt nevis informējoša, bet gan dezinformējoša, tāpēc ir svarīgi noteikt, tieši kāda informācija ir vajadzīga un būtiska kāda lēmuma pieņemšanai.

Uzņēmējiem jābūt gataviem izprast savas vajadzības, lai lielajā informācijas daudzveidībā varētu pēc iespējas precīzāk izvēlēties to, kas viņiem būtu optimālākais un racionālākais.

Divdesmitā gadsimta beigās mēs tiekam apbērti ar milzīgu informācijas apjomu. Taču, kā rāda dažādas uzņēmēju aptaujas, tieši informācijas trūkums tiek atzīts par vienu no būtiskākajiem uzņēmējdarbības attīstības šķēršļiem. Kāpēc izveidojusies tāda pretruna? Šeit jārunā par to, ka uzņēmēji nespēj orientēties milzīgajā informācijas plūsmā un izvēlēties katrai situācijai vispiemērotāko. Tātad – dažādiem mērķiem ir nepieciešama dažāda informācija.

Darba mērķis ir izanalizēt- informāciju un tās nozīmi uzņēmējdarbībā; informācijas klasifikācija; informācijas pareizības pārbaude un tās iespējas. Referāts tiks vairāk akcentēts uz informācijas apmaiņu, iegūšanu un informācijas analizēšanu bankās. Izmantotā literatūra darba gaitā ir: “Vadības prasme” Juventa 1997.gads, A.Līdumnieks Vadīšana” Rīga 1996.g., SIA “Creditreform Latvija” izdevums, Internets, lekciju pieraksti.

Informācija un tās nozīme uzņēmējdarbībā.

Kad sāk runāt par informāciju, tad ir jāatceras, ka dati – ir neapstrādāta informācija (fakti un skaitļi), bet informācija – ir apstrādāti dati (atlasīti, sašķiroti, izanalizēti un noformēti).

Informācija ir organizācijas “asinis”. Bez informācijas nebūtu iespējams neko paveikt. Vienkāršs piemērs: rīkojuma došana padotajam arī ir informācijas plūsmas process. Vadītājs ievāc informāciju par attiecīgo problēmu, “apstrādā” to, lai nolemtu, kas jādara, un tad dod rīkojumu padotajam.

Informācija ir vadītāja darbības pamats. Tikai informēts vadītājs var pareizi izraudzīties darbības mērķus, sekmīgi organizēt vadāmo sistēmu, pieņemt objektīvus lēmumus un uzturēt organizācijai nepieciešamos ārējos un iekšējos sakarus. Neinformēts vadītājs ir kā akls cilvēks, kurš neredz, kurp iet, viņš var spert kļūdainus soļus, var krist un pat iet bojā. Šajā sakarībā vadītājam vienmēr jātur savā redzeslokā jautājumi, kas ir saistīti ar informācijas nozīmes pareizu vērtēšanu, informatīvo sistēmu veidošanu un uzlabošanu.

Informācijas apmaiņai organizācijās ir liela nozīme. Informācijas apmaiņa organizācijās tiek izmantota šādās jomās:

·         Informācijas nodrošināšana vadības plānošanas, koordinēšanas un kontroles vajadzībām. Vadītājiem ir jāzina, kas viņu sektoriem, nodaļām u.c. ir jāsasniedz, ko tie ir sasnieguši un ko nav. Informācija organizācijās veicina un pamato lēmumu pieņemšanu un rīcību.

·         Ideju formulēšanas, apmaiņas vai pārbaudes rosināšana. Informācijas apmaiņa, piemēram, kvalitātes kontrole grupās vai ideju ģenerēšana sanāksmēs, sekmē jauninājumu ieviešanu un elastīgu darba metožu izmantošanu organizācijā.

·         Organizācijas apakšsistēmu darbības koordinēšana, lai tiktu sasniegti kopējie organizācijas mērķi. Tai ir arī nozīme konfliktu kontrolē. Darba koordinēšanas mehānismu (piemēram, starpnodaļu komisijas vai projektu grupas) darbs ir atkarīgs no informācijas apmaiņas procesa.

·         Informācijas sniegšana darbiniekiem (darba uzdevumi, rīkojumi utt.). Informācijai ir svarīga loma mācību un sevis pilnveidošanas procesā, jo ir nepieciešama atgriezeniskā saite, lai cilvēks varētu mainīt vai koriģēt savu rīcību. Tāpat informācijai ir liela nozīme darbinieku gandarījuma un motivācijas nodrošināšanā: ja darbiniekiem nav informācijas par darba mērķi vai par to, kā viņiem sokas, viņi nestrādā ar atdevi un nejūt, ka arī viņu darbs sekmē organizācijas mērķu sasniegšanu.

·         Apmainoties ar informāciju, tiek veidotas un uzturētas attiecības ar padotajiem, priekšniekiem, kolēģiem, klientiem utt.

Strādājot ar informāciju vadītāji saskara, lūk, ar šādām problēmām:

·         Tautsaimniecībā rotē ļoti daudz informācijas;

·         Vadītāju rīcībā bieži nav nepieciešamās informācijas, lai savlaicīgi vērtētu un prognozētu notiekošo uzņēmumā un ārpus tā;

·         Slikta operatīvā informācija, vadītājs nezina par notiekošajiem tehnoloģiskajiem un ekonomiskajiem procesiem vadāmajā un ar to saistītajās sistēmās.

·         Daudz neprecīzas informācijas;

·         Informācija tiek saņemta ar nokavēšanos, vadītāji nespēj savlaicīgi iedarboties uz vadāmo sistēmu, lai to pārslēgtu vēlamā vadīšanas režīmā;

·         Paralēlas informācijas plūsmas;

·         Neērta informācijas pierakstīšanas, lasīšanas, saņemšanas, nodošanas un glabāšanas sistēma;

Informācijas savlaicīgums, precizitāte un pilnīgums galu galā nosaka vadīšanas darba kvalitāti un efektivitāti.

Informācijas nozīme arvien palielinās, dārgākas kļūst nesavlaicīgas vai nepareizas darbības sekas, jo:

·         Palielinās ražošanas jaudas uzņēmumā un arī katrā darba vietā, to nepareiza izmantošana rada organizācijai arvien lielākus zaudējumus;

·         Kļūst sarežģītāki un dārgāki ārējie sakari ar citiem uzņēmumiem;

·         Uzņēmuma darbības rezultāti ir saistīti ar vadītāja savlaicīgu koordinējošu iedarbību uzņēmuma iekšienē un arī sadarbībā ar citiem uzņēmumiem;

·         Ražošanas līdzekļu nepareizas vai nepilnīgas izmantošanas sekas rada lielus zaudējumus;

·         Nav iespējams izstrādāt daudzvariantu risinājumus svarīgām problēmām, lai izvēlētos visefektīvāko.

Ja uzņēmumā strādājošie vadītāji un speciālisti ir pareizi, savlaicīgi un pilnā apjomā informēti par katru uzticēto vadīšanas funkciju, viņiem rodas iespēja rīkoties pamatoti un gūt vēlamos rezultātus vadīšanā.

Informācijas klasifikācija.

Katrā uzņēmumā pastāv informācijas apmaiņa “no augšas uz leju” un “no lejas uz augšu”. Tā ir “vertikālā” informācijas apmaiņa uzņēmumā. Gan oficiālās, gan neoficiālās informācijas apmaiņas sistēmas ļauj informācijai plūst “augšup” un “lejup”. Informācijas apmaiņa “no augšas uz leju” (t.i., vadītājs informē padoto) var izpausties kā:

·         Darba uzdevuma noteikšana, kas ietver informēšanu par mērķiem, un norādījumu došanu;

·         Ievadīšana darbā: informācija par darba raksturu un metodēm;

·         Darba loģisks pamatojums, izskaidrojot padotajiem, kāda ir viņu darba loma organizācijā;

·         Novērtējums: padoto informācija par to, cik labi vai slikti viņi veic savu darbu;

·         Informācija par organizācijas mērķiem, tradīcijām un kultūru.

Informācijas apmaiņa “no augšas uz leju” parasti notiek mazā diapazonā – tikai starp vadītāju un viņa tiešo padoto. Informāciju var sniegt arī organizācijas augstākā līmeņa vadība (piemēram, paziņojums par organizācijas mērķiem), taču tā parasti ir vispārēja un neattiecas uz konkrēto darbinieku ikdienas darbu.

Informācijas apmaiņu “no lejas uz augšu” (t.i., padotais informē vadītāju) var iedalīt šādi:

·         Padoto darbinieku informācija pašiem par sevi, savu darbu un problēmām;

·         Informācija par pārējiem darbiniekiem un viņu problēmām;

·         Ziņojumi par padarīto;

·         Piezīmes par organizācijas darba praksi un politiku;

·         Priekšlikumi par to, ko un kā vajadzētu darīt.

Vairums organizāciju pret informāciju “no lejas uz augšu” izturas diezgan nevērīgi, taču šī informācijas apmaiņa ir svarīga informācijas apmaiņas sistēmas daļa. Ļoti lietderīgs pasākums ir ierindas darbinieku izvirzīto pārstāvju un vadības sanāksmes. Šādas sanāksmes izmanto reti – lai panāktu vienošanos kādā īpaši nozīmīgā jautājumā, izskatītu sūdzības utt. Ir nepieciešama tāda sistēma, kas nodrošina ierindas darbiniekiem iespēju izteikt sūdzības, piezīmes un priekšlikumus, kā uzlabot darbu un atrisināt problēmas. To ir iespējams sasniegt, izmantojot:

·         Biežākas tikšanās ar darbinieku izvirzītajiem pārstāvjiem;

·         Darba grupu tikšanās “ideju ģenerēšanas” nolūkā, problēmu risināšanai vai darba jautājumu apspriešanai;

·         Kvalitātes vai servisa kontroles grupas, lai apspriestu ar pakalpojumiem saistītas problēmas;

·         Darba uzlabošanas priekšlikumu iesniegšanas sistēmas;

·         “Atvērto durvju dienas/stundas”, kuru laikā darbinieki var griezties pie vadītāja un izklāstīt savas problēmas, ierosinājumus vai atsauksmes.

“Horizontālā” informācijas apmaiņa tiek veikta viena organizācijas hierarhijas līmeņa ietvaros. Tā var būt divējāda:

·         Oficiāla – lai koordinētu vairāku cilvēku (vai nodaļu) darbu;

·         Neformāla – lai sniegtu emocionālu un sociālu atbalstu indivīdam.

Starpnodaļu komunikācija (par esošām un gaidāmām problēmām, iespējamiem risinājumiem, efektivitāti, kvalitāti, resursu pārdali, tirgus konjuktūras izmaiņām…. ). Es domāju, ka katrā uzņēmumā, kurā ir vairākas nodaļas, šī starpnodaļu komunikācija ir ļoti svarīga, jo ikvienam nodaļas vadītājam ir svarīgi zināt kādas problēmas pastāv citā nodaļa, vai arī kādas tās varētu būt, lai savlaicīgi varētu reaģēt un pieņemt lēmumu savas nodaļas darba organizēšanā. Šādas attiecības ir iespējams panākt tikai savstarpēji kontaktējoties, tāpēc visos lielos uzņēmumos (bankās, slimnīcās, dažādās fabrikās u.c.) šim mērķim ir iekšējais telefonu tīkls, kas nodrošina ātru starpnodaļu komunikāciju.