Bezmaksas referāti skolai: Lietvedība valsts iestādēs.

1. Lietvedības jēdziens, uzdevumi, procesa sastāvdaļas.

Jēdziens - Iestādes darbu dokumentēšana un darbs ar dokumentāciju.

Uzdevumi -

1. Dok. sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajām prasībām;

2. Dok.aprites un izpildes kontrole;

3. Dok. saglabāšana.

Procesu veidi Procesi ir pakārtoti iestādes, uzņēmuma, firmas pamatuzdevumiem.

1. Centralizētais - visu veic viena iestāde;

2. Decentralizētais - visu veic ārpus kādas struktūras;

3. Jauktais - tiek veikta gan centrā, gan ārpus centra.

Lietvedības veidi -

· Parastā;

· Sevišķā (pakārtojas uz parastās principiem).

2. Dokumenta jēdziens.

Jebkurā veidā un materiālā pierakstīta inf., ko rada, saņem un uzglabā jebkurā LR valsts pārvaldes institūcija (valsts un pašvaldība, pārvalde), jebkura iestāde, sabiedriska o-ja, reliģiska, juridiska iestāde vai fiziska persona.

3. Rekvizītu izvietojuma zonas.

1. Veidlapas rekvizītu zona, kurā tiek ierakstīti maksimāli visi rekvizīti (adrese, sakaru līdz., adresāts,datums).

2. Pirmsteksta zona - atklāsts, dok. nr. u.c..

3. Teksta zona.

4. Paraksta zona.

4. Lietv. dienesta struktūra, darbinieku sastāvs un pienākumi.

Struktūra -

1. Vispārīgie noteikumi;

2. Dok. izstādāšanas un noformēšanas noteikumi;

3. Dok. apgrozība;

4. Dok. reģistrācijas un izziņu darbs;

5. Dok. izpildes kontrole;

6. Lietu nom. izstrādāšana un noformēšana;

7. Lietu veidošana un apdare;

8. Dok. vērtības ekspertīze;

9. Dok. nodrošināšana o-jas arhīvā un V arhīvā;

10.Dok. iznīcināšanas kārtība.

Darb. satāvs - o-jas amatpersonas -

1. Nozaru speciālisti - izstrādā attiec. nozares dok. sistēmu, veic dokumentārā nodrošinājuma darbības;

2. Struktūrvienību vadītāji - izstrādā dok., izskata tiem adresētos dok., apstiprina dok. projektus, vada un atbild par lietv. struktūrv.;

3. O-jas vadītāji - atbild par lietv. o-jā, stratēģiski vada lietv. procesu o-jā kopumā, izskata, pieņem lēmumus par viņiem iesniegtiem citu o-ju un savas o-jas dok.;

4. Lietv. speciālisti - piedalās gan dok. procesā, gan dok. nodrošināšanas procesā. Galvenokārt iesaistīti tajās darbībās, kuras tiek koncentrētas lietv. dienestā - dok. saņemšana, sadale, reģ. u.c..

5. Dokumentu grupēšanas pazīmes.

1. Pēc dok. veida (akts, apskats, iesniegums, izziņa, instr., lēmums);

2. Pēc dok. paredzētā uzdevuma (rīkojuma, organizatoriskie, konstatējošie, izziņu);

3. Pēc dok. virzības (saņemtie, nosūtāmie, iekšējās lietošanas);

4. Pēc dok. ietvertās inf. apjoma (vienk., īsi, sarežģ.);

5. Pēc uzrakstīšanas tehnikas (rokr., mašīnr., tipogr.);

6. Pēc dok. sagatavošanas stadijām (uzmetums, melnraksts, tīrraksts, manuskripts, oriģ., noraksts,izraksts);

7. Pēc dok. darbības formas (individuālie, tipveida, paraugdok.);

8. Pēc satura (privātie, dienesta);

9. Pēc atklātības pakāpes (publiskie, dienesta lietošanai, slepenie, sevišķas nozīmes).

6. Dok. satādīšana, noformēšana un pavairošana sevišķajā lietv.

1. Dok. satādīšanā un noformēšanā pielietojama tāda tehn. un mater., kas dod iespēju izgatavot kvalitatīvas kopijas, saglabāt dok. un izmantot tajā esošo inf. visā tās glabāšanai noteiktā laikā.

2. Dok. nedrīkst rakstīt ar zīmuli, vai citā viegli pārlabojamā un nenoturīgā veidā. Dok. nedrīkst būt dzēsumi, labojumi, svītrojumi vai papildinājumi.

3. Darb. kurš strādā ar VNO, darbam saņemtos un paša sagatavoto dok. projektus uzskaita savā darbinieka klasif. dok. iekšējās uzskaites žurnālā.

4. Dok. var sagatavot elektron. inf. nesējos, ja dators aizsargāts pret nesankcionētu piekļūšanu. Katram datora lietotājam jābūt indiv. parolei.

5. Ja klasificēts VNO tīrrakstā sagatavots mašīnrakstā vai datorā, mašīnraksta biroja atbildīgais darb. par melnraksta saņemšanu parakstās pasūtītāja - VNO izstrādātāja darba burtnīcas pasaknī, bet par melnrakstu uz atsevišķām lapām - darbinieka klasificēto VNO iekšējās uzskaites žurnālā.

6. Pārdrukājot agrāk drukātu materiālu, mašinr. biroja darb. parakstās darbinieka klasif. VNO iekš. uzskaites žurnālā.

7. Nodrukāto klasif. dok. tīrrakstu un melnrakstu maš. bir. atb. darbinieks reģistrē mašīnraksta darbu reģistrā un uzskaites žurnālā.

8. Izstrādātos un parakstītos VNO izstrādātājs pret parakstu klasif. VNO iekš. uzskaites žurnālā kopā ar melnr. nodod sev. lietv., kur tos reģistrē atbilstošas slep. pakāpes nosūtāmo un iekš. aprites klasif. VNO reģ. un uzskaites žurnālā.

9. Melnr. sev. lietv. darb. iznīcina VNO izstādātāja klātbūtnē, abi parakstās darba burtnīcas attiec. lapu pasaknī vai atsevišķā lapu uzskaites žurnālā.

10.Klasif. VNO pavairo saskaņā ar nosūtīšanas uzdevumu vai iestādes vad. atļauju. Ziņas par pavairošanu norāda pav. uzsk. žurnālā.

11.No VNO kas saņemts no citām iestādēm, aizliegts izgatavot norakstus.

7. Arhīvu fonds.

Jebkurā iestādē ir savs arhīvs, kurš pakļaujas, savā nozīmē, augstākstāvošām instancēm. VP, IeM arhīvus regulē no V arh. direkcijas puses. LV Nac. arh. fonds ir V īpašums un atrodas V jurisdikcijā.

LV Nac. arh. f. uzraudzības iestādes -

1. LV arhīvu ģenerāldirekcija;

2. Attiec. nozares arh. galven struktūrv. inspekcija.

V arh. sistēmu veido -

1. Valsts arh.;

2. Zonālie V arh.;

3. Personālie (fizisku pers.);

4. Arh. struktūrv. speciālu darbu veikšanai.

Valsts arh. sistēmu pārvalda V arh. ģenerālinspekcija.

8. Rekvizītu veidi un to izvietojums dokumentā.

Obligātie: Dok. nosaukums; adresāts; adresants; dok. izdoš. dat.; dok. izdoš. vieta; paraksts.

Neobligātie: Zīmogs; dok. nr.; apstiprinājuma izraksts vai atzīmes par dok. apstiprinājumu; emblēma, valsts ģērbonis vai firmas zīme; iest. reģ. nr.; dok. autora adrese; sakaru līdzekļi; norāde par dok. lietošanas ierobežojumu (slepeni, konfid.); teksta satura atklāsts; teksta pielikuma uzraksts un norāde; dok. saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dok. saskaņojumu (ar sēdes lēmumu); rekvizīta izstrādātāja paraksts.

9. Rakstāmpapīra lapu izmēri un veidlapas iedalījums.

Pārvaldes dok. atļauts izstrādāt uz A3, A4, A5 formāta lapām. A4, A5 lapas var izmantot gan horizontālā, gan vertikālā stāvoklī. No lapu formāta un lapu horizontālā stāvokļa atkarīgs dok. veidl. un pirmsteksta zonas vertikālais izmērs. Veidlapa ir papīra lapa, uz kuras tipogrāfiski vai citādā tehniskā veidā fiksēta dok. nemainīgā daļa. O-ja var veidot 2 veidlapas - o-jas veidl. un atsevišķa dok. veida veidl..

10. Dok. oriģināla juridiskais spēks.

MK 1996.23.04. noteikumi 154 "Dok. izstr. un noform. not." noteikts, kā dok. tiek noteikts juridisks spēks. Uzskaitīti arī tā veidojošie komponenti, paredzētās sekas pārkāpuma gadījumā. Tai o-jai vai fiz. pers. kas nezināšanas vai citu iemeslu dēļ nenodrošina dok. jurid. spēku, jārēķinās ar iespējamajiem morāliem un materiāliem zaudējumiem. Dok. jurid. spēks - dok. īpašība (pazīmju kopums, statuss), kas nodrošina iespēju izmantot to kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un likumīgo interešu aistāvībai.

Dok. jurid. spēku nodrošina 3 pazīmju kopums: dok. autora pilnv., not. atbilstoša dok-ēšana, rekvizītu esamība un to noformējums.

11. Lietvedības valoda.

Valodu lietojumu dok. nosaka likumi, MK un citi tiesību akti. Saskaņā ar valodu likumu, fiz. pers. un o-jai dok. izstrādājams un lietv. veicama valsts valodā, par kuru ir noteikta latv. valoda. No tās dažādiem veidiem un paveidiem dok. ir lietojama literārā rakstu valoda. Vārdu saīsinājumus dok. jāraksta saskaņā ar vispārpieņemtām normām un tiesību aktiem. Dok. vārdi jāizvieto pareizā secībā, lai būtu skaidra doma un nerastos pārpratumi.

12. Dienesta atzīmes un to izvietojums.

1. Atz. par dok. saņemšanu;

2. Rezolūcija;

3. Atz. par dok. kontroli;

4. Atz. par iepazīš. ar dok.;

5. Atz. par dok. izpildi;

6. Atz. par ievadīš. datorsist.

13. Dok. sastādīšana, noformēšana.

1. Visām lapām jābūt vienāda izmēra.

2. Dok. projekta iekšējā saskaņošana. Jānoformē vīzas veidā.

3. Dok. projektu, kurš tiek sastādīts sakarā ar izpildāmo dok. jāvizē visiem darbiniekiem, kuriem bija nodota projekta izpilde, kā arī tiem, kuri nav dok. izpildītāji, bet kuru vīzas nepieciešamību ir noteicis uzdevuma devējs.

4. Ja divas vai vairākas iestādes rada kopīgu dok., tad katrā iestādē jābūt dok. eksemplāram.

5. Darbin., kurš sastāda rīkojuma dok. proj., šī proj. pēdējās lapas otrajā pusē uzraksta nosūtīšanas uzdevumus.

6. Dok., no kuriem izgatavoti atvasinājumi (kopija, noraksts, izraksts) pēdējās lapas otrajā pusē, jāuzrāda atvasinājumu skaits, izgat. dat., lapu nr. no kuriem izgatavoti atvas., darba izpildītāja uzvārds, vārds un paraksts.

· Dok. jābūt īsiem, lakoniskiem, tie nedrīkst būt dažādās interpretācijās.

· veidojot tekstu jāorientējas uz saņēmēja psiholoģiju.

· Teksta katra rindkopa sākas ar atkāpi - 5 burtu vietas no dok. kreisās malas.

· Dok. tekstam ir 3 ģenerālās daļas:

a) ievads;

b) iztirzājums;

c) secinājums.

· Lietvedībā dok. tekstam var būt 4 līmeņi:

a) nodaļa:

b) apakšnodaļa;

c) punkts;

d) apakšpunkts.

· Virsraksts, ko raksta nodaļas, apakšnodaļas sākumā - lapas vidū. Virsraksti ir jānumurē ar arābu cipariem.

· Ir pieļaujama teksta vienlaidus numerācija (var būt arī 3 līmeņos - 1.2.3.).

· Ja dok. nodaļas beigās teksts neaizņem pilnu lapp., tad jaunu nodaļu var rakstīt nāk. lapp..

14. Dok. apgrozības jēdziens.

Dok. kustība iestādē sākas ar tā saņemšanas vai satādīšanas brīdi līdz tā izpildei vai nosūtīšanai. Šo procesu sauc par dok. apgrozījumu. Dok. apgrozījuma apjoms ir saņemto un nosūtīto, kā arī iekšējās lietošanas dok. skaitu noteiktā periodā.

Precīzai dok. apgrozījuma nodrošināšanai:

1. Operativitāte - dok. īsā laikā sasniedz izpildītāju un tiek izpildīts.

2. Mērķtiecība - dok. jāiziet visas instances, kuras nosaka iestādes vadītājs, pēc iespējas jāizslēdz dok. atgriezeniskā kārtība.

3. Kustības maksimāla vienveidība.

4. Visiem iestādes darbiniekiem perfekti jāzina dok. apgrozības noteikumi iestādē.

Dok. apgrozību veido šādas plūsmas:

· saņemamie dok.;

· nosūtāmie dok.;

· iekšējās liet. dok..

15.Dok. izpildes organizācija, kontrole.

1. Dok. izpildi organizē un izpildes gaitu kontrolē iestāžu, struktūrvienību vadītāji.

2. Ja iest. vadītājs ir uzdevis vairākām struktūrv.(vairākiem darb.), tad rezolūcijā pirmais minētais izpildītājs atbild par izpildi kopumā;

3. Jākontrolē izpildes termiņš un to atbilstība noformēšanas noteikumiem;

4. Dok. jāizpilda normatīvajos aktos, izdevējiest. vai izpildītājiest. vadītāja rezolūc. noteiktajā termiņā. Izpildes termiņu var pagarināt persona vai iestāde kura to noteikusi;

5. Atzīmi par dok. izpildi raksta pēc dok. pilnīgas izpildes dok. pirmajā lapas apakšējās malas kreisajā pusē;

6. Ja pēc rezol., dok. izpilda vairākas amatp., par izpildi ir atbildīgs darb. kurš minēts pirmais. Viņam ir tiesības sasaukt pārējos izpildītājus, kā arī pieprasīt lai tie sagatavotu un iesniegtus visus materiālus;

7. Vairumā gadījumu ir nepieciešams paziņot saņemtā dok. izsūtīšanas rezultātus katram. To var izdarīt arī mutiski;

8. Izšķir 2 izpildes termiņus:

· tipveida - jau iepriekš noteikts ar kādu normatīvu aktu,

· individuālais - noteikts rezolūcijā.

9. Ja izpildes termiņš nav norādīts ar kalendāra dat., tad dienu skaitu sāk skaitīt nākošajā dienā pēc dok. parakstīšanas vai saņemšanas;

10. Ja nav iespējams ievērot norādīto izpildes termiņu, to var pagarināt amatp. vai iestādes, kas termiņu noteikusi;

11. Svētku dienas neskaita;

12. Pers. kas atbild par nosūtīšanu, jāpārbauda vai dok. ir atbilstoši prasībām noformēts, vai dok. ir visi rekvizīti kuri tam piedod juridisku spēku.

16. Korespondences apstrāde, reģistrācija.

Dok. apstr. ir no saņemš. līdz nosūtīš. brīdim.

Darbības kārtība:

1. Dok. saņemšana;

2. Apskata ārējo iepakojumu;

3. Ja ir reģistrs, tad salīdzina visus datus;

4. Atverot aploksni salīdzina saturu ar atsūtītajiem dok. (dok. kuri ir ar atzīmi konfidenciāli vai personiski, atdod adresātam neatvērtu).Ja aploksnei ir bojājumi kas ļauj izlasīt vēstules tekstu ir jāziņo priekšniekam;

· atdot pastniekam atpakaļ;

· jāsastāda akts 3 eks., kuru izpilda 2 amatpers. - 1 eks. paliek iestādē, 1 eks. tiek aizsūtīts dok. izgatavotājiestādei, 1 eks. aizsūtīts Latvijas pastam.

5. Reģistrācija - iestādes žurnālā ieraksta (dok. dat., nr.., veids, satura izklāsts,izdevējiest. izej. nr.)

6. Nodošana priekšn. rezolūc. uzlikšanai;

7. Dok. nodošana rezolūcijā norādītajam darbiniekam vai struktūrvienībai, dok. ņemšana kontrolē;

8. Atstrādātā dok. ņemšana lietv., nodošana iestādes vadītajam;

9. Parakstītā dok. iereģistrēšana žurnālā;

10. Dok. sagatavošana nosūtīšanai;

11. Nosūtīšana adresātam.

Katrai iestādei jābūt saviem lietv. noteikumiem. Tos apkopo instrukcijās.

Reģistrācijas sistēmas:

1. Centralizētā - reģistrāciju sistēmā visa informācija nonāk kancelejā, sekretariātā. Arī dok. nosūtīšanu veic centralizēti;

2. Decentralizētā - pārsvarā lielās iestādēs. Korespondenci apstrādā gan katrs, gan atsevišķas struktūrvienības.

17. Pārvaldes dok. grupas/veidi.

1. Organizatoriskie dok. - nosaka attiec. o-jas, tās strktūrv. un atsevišķa darb. statusu, pakļautību, uzdevumus, pienākumus un atbildību.

2. Rīkojuma dok. - ar to palīdzību tiek veikta vienpers. vai koleģiāla o-jas vadība.

3. Izziņu un pārskata dok. - tajos apkopoti dati par o-jas darbību un faktiem.

4. Sarakstes dok. - ar to palīdzību inf. tiek nodota adresātam.

5. Personālie dok. - ar to palīdzību o-ja kārto un noformē darba attiecības ar saviem darbiniekiem.

18. Dok. izsniegšanas, saņemšanas, nodošanas un nosūtīšanas kārtība.

1. Dok. saņemot, tiek apskatīts ārējais iepakojums, tiek salīdzināts ar reģistra nr.

2. Atverot aploksni, salīdzināt vai saturs atbilst norādītajam.

3. Reģistrē iestādes reģ. žurnālā.

4. Nodod iestādes vad. rezolūcijas salīdzināšanai.

5. Dok. nodod rezolūcijā norādītajam darb., jeb struktūrv.

6. Dok. izstrādes ņemšana kontrolē.

7. Apstrādāto dok. nodod lietv. iestādes vadītājam.

8. Apstiprināto jeb parakstīto dok. iereģistrē iestādes reģ. žurnālā.

9. Dok. sagatavo nosūtīšanai un nosūta adresātiem.

19. Lietu nomenklatūras sastādīšanas kārtība.

Katras struktūrv. vadītājs vai nozares speciālists ik gadu (ne vēlāk kā novembrī) iesniedz lietv. sarakstu ar nākamajā gadā veidojamo lietu, žurnālu un kartotēku nosaukumiem un to glabāšanas termiņiem. LN paraksta sastādītājs, izskata un sēdē akceptē o-jas ekspertu komisija, sakaņo ar attiecīgā valsts arhīva vadītāju un pēc tam to apstiprina o-jas vadītājs. LN sastādīšana notiek kalendārā gada beigās. Lai taptu LN jānosaka: 1. Dok. vērtība; 2. Lietu sistematizēšanas pamats; 3. Atbildīgie izpildītāji.

20. Informācijas atzīšana par valsts noslēpumu.

Inf. un citu par VN atzīstamo objektu sarakstu, slepenības termiņus nosaka MK, ievērojot SAB un NDP priekšlikumus. Par VN var atzīt inf., kas saistīta ar militāro potenciālu, valsts drošību, šifriem, operatīvo darbību, izlūkošanu un pretizl., par valsts dārgmetālu un rezervju glabāšanu un transportēšanu, svarīgu amatp. apsardzi, IeM struktūrvienību, valsts drošības un aizsardzības iestāžu plāniem, operācijām.

21. Prasības telpām, kurās uzglabā VNO vai veic darbus ar tiem.

1. Sienām un pārseguma konstr. jābūt veidotām no izturīgiem blīviem celtn. mat.

2. Ieejas durvis var būt veidotas no metāla konstr., no gaissausa, ļoti cieta, cieta vai vidēji cieta koka, ja durvju vērtnes min. biezums nav mazāks par 37 mm, ja no gaissausa vidēji mīksta, mīksta koka - 50 mm, ja mazāks, tad jānoklāj no ārpuses ar 4 mm biezu tērauda plāksnes apšuvumu.

3. Durvju vai d.virsgaismas stiklojumam atļauts izmantot tādu stiklojumu, kura meh. stiprības un skaņas izolācijas rādītāji nav zemāki par attiec. durvju pamatmateriāla rādītājiem.

4. Durvju aplodas un tās nostiprinājums sienā konstr. risinājuma drošība nedrīkst būt zemāka par attiec. durvju pamatmateriāla stiprību.

5. Divvērtņu durvīs spraugai starp vērtnēm no abām pusēm jābūt nosegtai ar saduras seglīstēm. Aizliegts izmantot abpusēji veramas durvis.

6. Durvju virām jābūt izvietotām iekšpusē vai arī viru naglām jābūt sametinātām tā, lai nebūtu iespējama durvju noņemšana.

7. Durvīm jābūt aprīkotām ar vismaz vienu durvju vērtnē iekaļamu meh. slēdzeni.

8. Logiem jābūt ar aprīkotiem ar tērauda režģiem, krustpunktos režģiem jābūt sametinātiem.

9. Logi jāaprīko ar žalūzijām vai jāveic citi pasākumi, kas liegtu iespēju no ārpuses novērot telpu.

10.Jānodrošina vēd. sistēmu un dūmkanālu aizsardzību, lai nepieļautu nepiederošu pers. piekļūšanu tiem.

11.Ja telpas pēc darba netiek apsargātas, tās jāaprīko ar apsardzes un ugunsdzēsības sign., kas savienota ar ēkas apsardzes vai dežuranta telpu.

22. Valsts noslēpuma pieejamība.

Pieeja pie VN ir tām pers. kurām tas vajadzīgs saskaņā ar dien. pien. un ir saņēmušas spec. atļaujas. Spec. atļ. var izsniegt LR pilsoņiem kas apņēmušies neizpaust nosl.

Liegta: pers. kas atteikušās no pils., saukti pie krim. atb., darbojušies komunisma labā pēc 1991.31.01., ir med. iest. uzskaitē.

23. Valsts noslēpuma slepenības saglabāšanas termiņi.

Konf.- 5 g., Slep.- 10 g., Sev. slep.- 20 g.

Pers. kas iesaistītas operatīvajā darbībā - 75 g.

MK var pagarināt Sev. slep. inf. līdz 50 g.

24. Lietv. izmantojamās dok. reģisrācijas sistēmas un to saturs.

Sistēma var būt:

Žurnālu reģ. sist. izmanto Ž. ar sabrošētām A4 formāta lapām. Šīs lapas tiek sagrafētas. Ž. var reģ. visa veida saņemtos dok. , rīkojuma dok. un taml.

Kartīšu reģ. ir progresīvāka kā ž.r. Kartīte parasti ir A5 vai A6 form. Ziņas, kas rakstāmas dok. reģ. kartītē ir tās pašas, kas rakstāmas ž. Kartotēkā izveidojami nodalījumi atbilstoši dok. reģ. un grupēšanas kritērijiem.

Datoru reģ. sistēma pēc būtības ir kartīšu reģ. sist. modernizēts variants, jo izmantojot datoru dok. reģ. ir izgatavojama kartīšu formā.

25. Valsts noslēpuma jēdziens.

VN ir tāda milit., pol., ekon., zin., tehn., vai cita veida inf. kura iekļauta MK apstiprinātā sarakstā un kuras nozaudēšana vai nelik. izpaušana var nodarīt kaitējumu valsts drošībai, ekon.vai pol. interesēm. VN subjekti ir valsts institūcijas, to amatp. un darb., kā arī citas pers., kuras sakarā ar amata (dienesta) pienākumu veikšanu rada, iegūst, uzglabā vai izmanto VNO.

VNO ir inf. jebkurā iespējamā tās fiksēšanas veidā, kura saskaņā ar šo lik. ir atzīta vai var tikt atzīta par VN, kā arī mater. obj., priekš., viela vai el.magn. lauks, kas ietver, uzglabā, uzkrāj vai atspoguļo inf. kura lik. noteiktajā kārt. atzīta par VN.

26. Koresp. / nosūtāmo dok. sagatavošanas un apgrozības cikls.

Iestādei adresēti sūtījumi ir korespondence. Korespondences apstrāde sākas ar piegādes pareizības pārbaudi; atverot koresp. iesaiņojumu; izņemot sūtījumu.

Dok. apgrozījums - Dok. kustība iestādē sākas ar to saņemšanas vai nosūtīšanas brīdi, līdz tā izpildei vai nosūtīšanai. Dok. apgr. apjoms ir saņemto un nosūtāmo, kā arī iekšējās lietošanas dok. skaits noteiktā periodā.

Pareizai dok. apgr. nodrošināšanai nepieciešams:

· operativitāte;

· mērķtiecība;

· kustības maksimāla vienveidība;

· visiem iest. darb. perfekti jāzin dok. apgr. noteikumi iestādē.

Dok. apgr. veido šādas plūsmas:

· saņemtie dok.;

· nosūtāmie dok.;

· iekšējās lietošanas dok.

Koresp. sagatavošana nosūtīšanai -

1. norāda dok. sagatavošanai, dok. projekta sagatavošanai;

2. dok. vīzošana un saskaņošana;

3. dok. parakstīšana un apstiprināšana;

4. dok. reģistrācija;

5. dok. nosūtīšana vai nodošana izpildei;

6. notiek arī iekšējā saskaņošana ar citām iestādēm.

Pers. kas atbild par nosūtīšanu jāpārbauda:

1. Vai dok. ir noformēts atbilstoši prasībām.

2. Vai dok. ir visi rekvizīti kuri tam piedod juridisku spēku.

3. Vai pareizi norādīts adresāts.

4. Vai dok. ir vīza un vajadzīgie pielikumi.

27. Lietu nomenklatūras jēdziens.

LN ir dok. kurā sistematizētā secībā sarakstīti o-jā veidojamo lietu nosaukumi un norādīts katras lietas glabāšanas termiņš.

28. Konfdeniāla inf. un to saturošie objekti.

Konf.- 5 g., Par slepenu var atzīt inf., kas saistīta ar militāro potenciālu, valsts drošību, šifriem, operatīvo darbību, izlūkošanu un pretizl., par valsts dārgmetālu un rezervju glabāšanu un transportēšanu, svarīgu amatp. apsardzi, IeM struktūrvienību, valsts drošības un aizsardzības iestāžu plāniem, operācijām.

29. VNO iznīcināšanas kārtība.

1. VNO, kuri iznīcināmi ārkārtējā situācijā vai izņēmuma stāvokļa gadījumā, atlasa iznīcināšanai ar institūcijas vad. rīkojumu izveidota 3 cilv. komisija, kuras sastāvā iekļaujams slepenības režīma nodrošināšanai struktūrv. darb. Par atlasītajiem obj. un to iznīcināšanu satāda aktu.

2. Par VNO nevajadzīgo eks. atlasi iznīcināšanai un to iznīcināšanu sastāda atsevišķu aktu.

3. Lēmumu par VNO iznīcināšanu pieņem institūcijas vad., par ko izdara ierakstu attiec. aktā.

4. VNO iznīcina sadedzinot, izkausējot, ķīmiski sadalot vai sasmalcinot tā, lai zustu iespēja gūt inf. no tā nesnēja vai atjaunot to, un par iznīcināšanu izdara apliecinošu ierakstu iznīcināšanas aktā.

5. Sev. lietv. lietu iznīcināšanas aktus glabā pastāvīgi, bet atsevišķu VNO izn. aktus - 10 gadus.

30. VN pieejamības aizliegums.

Pieeja pie VN ir tām pers. kurām tas vajadzīgs saskaņā ar dien. pien. un ir saņēmušas spec. atļaujas. Spec. atļ. var izsniegt LR pilsoņiem kas apņēmušies neizpaust nosl.

Liegta: pers. kas atteikušās no pils., saukti pie krim. atb., darbojušies komunisma labā pēc 1991.31.01., ir med. iest. uzskaitē.

31. Nomenklatūras lietu formēšana.

Lietu formēšana ir dok. grupēšana lietās atbilstoši lietu nomenklatūrai. Pareiza lietu noformēšana nodrošina ātru inf. sameklēšanu un dok. turpmāko izmantošanu. Nom. lietas jāformē darb. kas par konkrēto lietu parakstījies lietu nom.

Lieta sākas kad saņemts pirmais dok., uz vāka norāda slepenības pakāpi, iestādes nos., struktūrv. nos., lietas nr., sējuma nr.,lietas nos. saskaņā ar nom. iesākšanu, pabiegšanas dat., lapu skaitu, glabāšanas termiņu, invent. nr. Dok. ievieto lietā kopā ar pielikumiem.

Ja lietā iešuj dok. ar dažādiem glabāšanas laikiem, to glabā max laiku. Vienā lietā 250-300 lapas.

Rīkojuma dok. grupē pa veidiem, nr. secībā. Izņemt no lietas dok. drīkst uz rakstveida pamata, ar vadītāja norādi uz tā. Izņemto dok. vietā jāieliek izziņa.

Pabeigtās lietas lietv. dienests reģ. žurnālos, kartotēkā, reģ. žurnālā un norāda inventāra nr.

32. Darbs ar dok. likvidējot, apvienojot vai reorganizējot iestādes.

Ja iestādi likvidē vai reorganizē, lietv. lietas sakārto, noformē un ar aktu nodod iestādei, kas ir likvidējamās vai reorganizējamās inst. tiesību un saistību pārņēmēja. Ja tiesību un sastību pārņāmējs nav noteikts, lietv. lietas pēc saskaņošanas ar Valsts arhīva ģen.dir. ar aktu nodod Valsts arhīvam.

33. Valsts noslēpuma aizsardzība.

· VN aizsardzību organizē MK..

· SAB, IeM DP, NBS militārās pretizlūkošanas dienests vada, koordinē, veic tā aizsardzību.

· Par slepenības ievērošanu un VN aizsardzību atbild šo institūciju vadītāji.

· Ārvalstu inf. saņemšanas, izmantošanas kārtību reglamentē MK not. bet slepenību kontrolē SAB.

34. Lietu nom. sastādīšana un nom. noformēšana sev. lietvedībā.

1. VNO sistematizēšanas sev. lietv. darb. katram kalendāra gadam izstrādā un iestādes vadītājs apstiprina sev. lietv. lietu nomenklatūru.

2. Saskaņā ar apstiprināto sev. lietv. lietu nom. sev. lietv. darb. iekārto un noformē sev. lietv. lietu vākus.

3. Katrā lietā hronloģ. secībā saskaņā ar VNO saturu un veidu ievieto attiec. lietas nosaukumam atb. un pilnīgi noformētus klasif. VNO.

4. Katrā pabeigtā lietā ievieto tajā esošo VNO sarakatu.

5. VNO no lietas drīkst izņemt tikai ar iest. vad. rakstisku atļ. Lietā jāatstāj izziņa par minētā obj. izņemšanu no šīs lietas kopā ar iest. vad. rakst. atļauju.

6. Katru pabeigto lietu gada beigās ieraksta sev. lietv. pabeigto lietu reģ. un uzsk. žurnālā.

7. Sev. lietv. pabeigtās lietas:

· līdz noteiktā termiņa beigām glabā sev. lietv., ja attiec. lieta kā VN zaudējis nozīmīgumu pirms noteiktā termiņa, to deklasificē un ar aktu nodod glabāšanā iestādes arhīvā;

· pēc termiņa izbeigšanās deklasificē un aktu nodod glabāšanai IeM arhīvā.

8. Ja institūciju, kurā kārto sev. lietv. likvidē vai reorganizē, sev. lietv. lietas sakārto, noformē un ar aktu nodod iestādei, kas ir likvidējamās vai reorganizējamās inst. tiesību un saistību pārņēmēja. Ja tiesību un sastību pārņāmējs nav noteikts, sev. lietv. lietas pēc saskaņošanas ar Valsts arhīva ģen.dir. ar aktu nodod Valsts arhīvam, kuram ir tiesības glabāt VNO.

9. Ja tiek pārtrauktas darba attiec. ar inst. darb., kuram ir spec. atļauja pieejai VN, vai minēto darb. ieceļ citā amatā, vai viņam uzdod pildīt citus pienākumus inst., darb. nodod visus viņa rīcībā esošos VNO sev. lietv. Sev. lietv. darb. pārbauda, vai sakaņā ar ierakstiem reģ. žurnālos tiek nodota visa dok-ja un sastāda attiecīgu VNO pieņemšanas - nodošanas aktu.

35. VN nodrošināšana elektroniskajos inf. nesējos.

Dok.var sagatavot elektron. inf. nesējos, ja dators aizsargāts pret nesankcionētu piekļūšanu. Katram datora lietotājam jābūt indiv. parolei.

36. Ziņas, kuras nevar būt VN.

1. Par stihiskām nelaimēm;

2. Par vides, veselības aizsardzības, izglītības, kultūras, demogrāfisko stāvokli;

3. Par cilvēktiesību jautājumiem;

4. Par noziedzības līmeni un statistiku, korupciju, ofic. pers. nelikumīgu darbību;

5. Par ekonomisko stāvokli valstī, budžetu, dzīves līmeni, algām;

6. Par valsts vadītāju veselības stāvokli.

37. Organizatorisko dok. noformēšana.

Org. dok. ir tiesiski akti, kas nosaka iestādes statusu, kompetenci, darba kārtību (nolikums, statūti).

Rekvizīti - dok. autors, dok. veida nosaukums, apstiprinājuma uzraksts, datums, izdošanas vieta, virsraksts, teksts, paraksts, saskaņojuma uzraksti (ja nepieciešams).

38. Speciālo atļauju anulēšana.

1. Spec. atļ. anulē, ja pers. atbrīvo no amata, kas saistīts ar atļ. izsniegšanu;

2. Ja pers. pārkāpusi kārtību, kāda noteikta strādājot ar VN;

3. Ja atklājušies apstākļi, kas aizliedz stādāt ar VN;

4. Pers. devusi par sevi apzināti nepatiesa ziņas.

39. Speciālo atļauju izsniegšana.

1. Spec. atļaujas izsniedz Valsts droš. iestādes.

2. Pers. atļaujas saņemšanai savā darbav. - aizpilda aptaujas lapu, paraksta, iesniedz autobiogr., 2 foto.

3. Pararaksta saistību lapu par VN neizpaušanu.

Atļaujas izsniedz ne ilgāk kā uz 5 g. Iedalās 3 kateg.- I -SS, II -S, III -K. Kam ir I kat. atļ., tie drīkst piekļūt mazāk slep. inf. Atļauju izsniegšanu regulē MK.

40. Sevišķi slepena inf. un to saturošie objekti.

VN obj. ir inf. jebkurā iespējamā tās fiksēšanas veidā, kura saskaņā ar šo lik. ir atzīta vai var tikt atzīta par VN, kā arī mater. obj., priekš., viela vai el.magn. lauks, kas ietver, uzglabā, uzkrāj vai atspoguļo inf. kura lik. noteiktajā kārt. atzīta par VN.

41. Slepena inf. un to saturoši objekti.

Par slepenu var atzīt inf., kas saistīta ar militāro potenciālu, valsts drošību, šifriem, operatīvo darbību, izlūkošanu un pretizl., par valsts dārgmetālu un rezervju glabāšanu un transportēšanu, svarīgu amatp. apsardzi, IeM struktūrvienību, valsts drošības un aizsardzības iestāžu plāniem, operācijām.

42. Valst noslēpuma objektu klasificēšana un deklasificēšana.

VN klas. ir slepenības pakāpes piešķiršana objektam. Deklas.- slep. noņemšana. VN obj. klasificē darb., kas to paraksta vai apstiprina. Klas. jānorāda termiņš par attiecīgā obj. slepenības pakāpes saglabāšanu, grozīšanu vai atcelšanu. Ja vairākus VNO ar dažādām slep. pakāpēm apvieno, tad tiem piešķir augstāko slep. pakāpi un ilgāko glabāšanas termiņu. Ja pazemina slep. pakāpi, tad izmaiņas apzīmējumos jāizdara 1. mēn. laikā, bet ja palielina tad nekavējoties. Ja obj. atbilst VN kritērijiem, tad institūcijas vadītājs piešķir obj. pagaidu slep. pakāpi un iesniedz priekšlikumus par grozījumiem obj. sarakstā.

43. VNO nogādāšana adresātam.

VNO adresātam Rīgā un ārvalstīs nogādā LV valdības un diplomātiskā sakaru pārvalde, pārējā LR teritorijā ar Valdības un DSP starpniecību nogādā bezpeļņas o-jas VAS "Latvijas pasts" kurjerpasts. LR teritorijā var nogādāt institūciju kurjeri vai ar attiec. inst. vadītāja rīkojumu norīkots darb. Valdības un DSP VNO pārvadā ar dienesta a.tr, gaisa tr., vilcienu. VNO tiek pārvadāti noplombētā veidā, tos nedrīkst pakļaut pārbaudei vai aizturēšanai. V un DSP nodoto VNO saglabāšanu to pārvadāšanas un piegādes gaitā ir atbildīgs minētās pārvaldes priekšnieks, kurš sakarā ar šo noteikumu prasībām nosaka sūtījumu pieņemšanas, piegādes un nodošanas kārtību.

Inst. kurjeri vai ar inst. vadītāja rīkojumu norīkots darb. VNO nogādā adresātam izmantojot dien. a.tr vai tos pārnēsājot. Aizliegts izmantot sab.tr.

Pirms izbraukšanas komandējumā darb. nosūto VNO uz komandējuma vietu. Inst. vad. atsevišķos gadījumos var atļaut darb. ņemt līdzi uz ārvalstīm darbam nepieciešamos VNO, ja minētais darb. izmanto dien. a.tr. vai gaisa tr. Pirms VNO vešanas uz ārvalstīm darb. jāsaņem apliecinājums no attiec. ārvalsts o-jas pr iespēju nodrošināt VNO glabāšanu, jāsaņem inf. par drošas glabāšanas iespēju visā komand. laikā.

45. Sev. lietv. saņemto dok. / sūtījumu apstrāde.

1. Sev. lietv . darb. pieņemot klasif. sūtījumus, dok.:

· Pārbauda to adresu atbilstību, kuru nosaukums norādīts uz aploksnes.

· Pārliecinās par sūt. iesaiņojumu un tā apzīmogojuma stāvokli.

· Salīdzina sūtījuma reģ. nr. ar kurjera reģisrā norādītajiem.

· Parakstās par sūtījuma saņemšanu.

· Kurjera klātbūtnē to reģistrē saņemto klasif. sūt. reģistra žurnālā, kurjers parakstās par sūt. nodošanu.

2. Ja sev. lietv. darb. konstatē zīmoga neatbilstību vai apzīmogjuma bojājumu, viņš:

· Izdara atzīmi par to kurjera reģistrā.

· Sastāda par saņemto sūt. aktu 3 eks., kuru paraksta saņēmējs un kurjers.

1 eks. - paliek sev. lietv., 1 eks. - nosūta nosūtītājam, 1 eks. - nosūta attiec. V droš. iestādei.

· Izdara atzīmi saņemto klas. sūt. reģ. žurnālā ailē "Piezīmes".

3. Pēc klas. sūt. atvēršanas sev. lietv. darb.:

· Pārbauda vai uz dok. un sūt. sakrīt nr. un to atbilstību pavadrakstā norādītajiem.

· Konstatējot minēto nr neatbilstību vai dok iztrūkumu, satāda aktu 2 eks., otro eks. nosūtot nosūtītājam.Par šo faktu informē slep. režīma nodroš. struktv. vadītāju.

· Sadala VNO grupās atbilstoši slep. pakāpei, un pievieno katram dok. atbilstošu norādes lapu.

· Reģistrē VNO slep. pakāpei atbilstošās saņemto VNO reģ. un uzskaites žurnālā.

4. Saņemtos klas. sūt. ar atzīmi "Personiski" sev. lietv. darb. neatvērtu nodod adresātam, kas pēc saņemšanas parakstās saņemto sūt. reģ. žurnālā.

46. Dok. / sūtījumu reģistrācijas kārtība sev. lietv.

SL struktūrv. reģistrē:

1. iestādei, tās vadībai vai SL dienestam adresētos klasif. sūtījumus ar atzīmi "Personiski";

2. iestādē sagatavotos klasif. dok., kurus parakstījis iestādes vadītājs vai viņa vietnieks, ja citos norm. aktos nav noteikts citādi;

3. iestādes struktūrv. sūtītos vai tajos sagatavotos klsif. dok., ja iestādes SL dienests veic šo struktūrv. SL funkcijas.

Uz katra saņemtā klasif. VNO pavadraksta pirmās lapas apakšējās malas labajā pusē izdara atzīmi, uzspiežot spiedogu par minētā dok. saņemšanu un reģistrāciju. Spiedogā jābūt struktūrv. nosaukumam ar norādi par saņemšanas datumu, laiku un reģ. nr. Saņemtos reģistrētos VNO pret parakstu attiec. reģ. žurnālā nodod izskatīšanai adresātam vai iestādes vadītājam, kurš šī dok. izpildi nosaka rezolūcijā uz dok.

Iestādē sagatavotos dok. reģistrē nosūtāmo un iekšējās aprites klasifikācijās. VNO reģ. uzskaites žurnālos tajā dienā, kad tie parakstīti, bet saņemtos dok. tūlīt pēc to saņemšanas, pirms nodošanas vadītājam izskatīšanai. Reģistrācijai iesniedzami visi sagatavoto dok. eks. Viena dok. visi eks. jāreģistrē ar vienu nr. Dok. reģ. katru gadu sākas ar pirmo nr. Nosūt. un iekšējās aprites dok. reģ. nr. sastāv no indeksa un reģ. kārtas nr. Saņemtiem, nosūtāmiem un iekš. aprites dok. aiz reģ. kārtas nr. jāraksta attiecīgie apzīmējumi "K","S","SS". "SS" rīkojumiem un pavēlēm kārtas nr priekšā jāraksta 00, "S" - 0. "K" rīkojumiem un pavēlēm aiz reģ. kārtas nr jāraksta burts K.

47. Dok., zīmogu, tehn. inventāra uzskaite un glabāšana sevišķ. lietvedībā.

Iestādes SL uzskaita un reģistrē atsevišķā žurnālā:

1. iest. un tās struktūrv. zīmogus un darb. pers. spiedogus; klasif. VNO iekšējās uzskaites žurnālus;

2. darbam ar VNO nepieciešamos spec. portfeļus, koferus, kasetes, maisus, seifus, metāla skapjus, spec. glabātuves un to atslēgas;

3. tehn. inf. nesējus (disketes, optiskos diskus, magnētiskās kasetes), kas satur klasif. inf.

4. darba burtnīcas un atsevišķiem melnrakstiem paredzētās lapas;

Žurnālu lapas tiek nr., cauršūtas, šuvuma diega mezglam uz pēdējās lapas uzlīmē caurspīdīgu papīru ar iestādes zīmoga nospiedumu, izdara ierakstu titullapā un pēdējā lapā.

Reģ. un uzskaites žurnālos nedrīkst būt ierakstu dzēsumi vai aizkrāsojumi. Katrs izdarītais labojums jāatrunā, jānorāda attiecīgā darb. uzvārds un izdarītais labojums jāapliecina ar savu parakstu.

Telpām, kurās tiek veikti darbi ar VNO jāatbilst noteiktām prasībām, jābūt kontrolējamām un nodrošinātām pret nepiederošu pers. neatļautu iekļūšanu. SL telpās kurās tiek glabāti VNO, telpas uzkopšana u.c. saimniec. darbi veicami SL darbinieka klātbūtnē.

48. Lietu sakārtošana un sagatavošana turpmākai glabāšanai.

Lieta ir noteiktā secībā sagrupētu dok. kopa, kas ievietota stingros vākos un apdarināta atbilstoši normatīvo aktu prasībām. L veidošana ir dok. grupēšanu lietās saskaņā ar lietu nom. Konkrētā L ievietojams tas dok., kas atbilst lietas nosaukumam, veidošanas gadam, glabāšanas termiņam. Pirms dok. ievieto lietā, jāpārbauda tā noformējuma atbilstība noteikumiem. Dok. sistematizē kalendārā gada ietvaros hronoloģiskā secībā. Viena datuma dok. izvietojami reģ. nr. kārtībā. Dok. pielikumi lietā ievietojami kopā ar dok.

Lietas apdarē ietilpst noteikta teksta uzrakstīšana uz lietas vāka, lapu nr., lietā esošo dok. uzskaites saraksta sastādīšana, numurēšana un ievietošana lietas sākumā, lietas apliecināšana uz atsevišķas lapas un tās ievietošana lietas beigās, lietas iešūšana kartona vākos.

50. Spec. apzīmējumu lietošana VNO.

VNO visas lapas nr., katras lapas apakšējās malas labajā stūrī ar arābu cipariem norāda lapas kārtas nr. un aiz domuzīmes dok. kopējo skaitu. Atzīme par klasif. pamatojumu un klasif. amatpers. uzvārdu un parakstu norāda dok. pirmās lapas apakšējā labajā pusē. Katras VNO lapas augšējās malas un apakšējās malas vidū jābūt atzīmei par attiec. objektā konkrētajā lapā ietvertās inf. slepenības pakāpi. Ja VNO konkrētā lapā nav klasif. inf., tad šīs lapas aug. un apakš. malas vidū izdara atzīmi "Nav klasif." Ja groza VNO slepenības pakāpi vai minēto obj. deklasif., attiec. jāizdara grozījumi apzīmējumos un norādēs uz VNO, kā arī jāpamato groz. izdarīšana. Uz deklasif. VNO izdara atzīmi "Nav klasif.".VNO atsevišķām sastāvdaļām, teksta rindkopām, punktiem vai apakšpunktiem atbilstoši ietvertajai inf. var būt dažādas slepenības pakāpes, vai arī nebūt slepenības. Šajā gadījumā VNO tekstā pirms šīm daļām tajās ietvertās inf. slepenības pakāpes apzīmēšanai lieto spec. saīsinātus apz. ''SS", "S", "K", neklasif."N". Ja VNO satur ārvalstu vai starpt. o-ju klasif. inf., attiecīgā obj. pirmās lapas augšējā kreisā stūrī norāda pamatobj. spec. apzīmējumu oriģinālvalodā. Ārvalstu klasif. inf. tulkojumam pirmās lapas augšējā kreisajā stūrī raksta vārdu ''Tulkojums" un norāda valsti vai starpt. o-ju no kuras šī inf. saņemta, kā arī citus apzīmējumus. VNO kas paredzēti nosūtīšanai uz ārvalstīm vai starpt. o-jām lieto starpt. pieņemtos apzīmējumus ''TS","S","C", Nekvalificētiem -"U".

51. Dok. oriģināla atvasinājumi, to juridiskais spēks.

Ar roku, rakstāmmaš., datoru pārrakstot uz papīra dok. oriģin. tekstu un visus rekvizītus, iegūstam dok. norakstu. Dok. kopija ir dok. eksmplārs, kas pilnīgi precīzi atbilst dok. oriģ. ar visām grafiskām īpatnībām, teksta rindas, burta u.c. zīmju atbilstību. Dok. noraksta vai kopijas izgatavošanai izmantojams tikai tāds dok. eks., kam ir juridisks spēks. Dok. norakstā jāsaglabā kļūdas, kas pielaistas oriģ., iekavās pēc tam norādot, ka tā ir arī oriģ. Norakstm un kopijai, tāpat kā oriģ. jābūt ar juridisku spēku. To iegūst:

1. Ja dok. noraksta vai kopijas pareizība ir apliecināta.

2. Ja šis apliecinājums atbilst noteiktām prasībām.

Norakst vai kopijas izgatavošana jāsāk ar attiecīgo vārdu "NORAKSTS" vai "KOPIJA". Šie vārdi jāraksta ar lielajiem burtiem.

52. Izziņu un pārskata dok. noformēšana.

Akti, protokoli, izziņas, pārskati, uzziņas tiek noformēti saskaņā ar likumu. Rekvizītus nosaka dok. veids un tā funkcionālā nozīme. Katrā no dok. jābūt rekvizītam, kam ir juridiska nozīme visos dok.

53. VN izpaušanas un nozaudēšanas dienesta izmeklēšanas kārtība.

Ja institūc. vadītājam ir pamats domāt, ka notikusi VN izpaušana vai VNO nozaudēts, viņam nekavējoties jāziņo augstākam vadītājam un attiecīgai valsts drošības iestādei, ne vēlāk kā nākamajā dienā jāizveido dienesta izmeklēšanas komisija ne mazāk kā 3 cilv. sastāvā, sadarbībā ar attiec. VD iestādi jāorganizē nozaudēto VNO meklēšana.

Dienesta izm. komisijai ir šādi pienākumi:

· Noskaidrot VN izpaušanas vai VNO nozaudēšanas apstākļus;

· Noskaidrot vainīgās personas;

· Nosk. cēloņus un apstākļus, kas veicinājuši pārkāpuma izdarīšanu, un veikt pasākumus to novēršanai;

· Noteikt kaitējumu, kas radies vai varēja rasties VN izpauš. vai VNO nozaud. gadījumā.

Dien. izm. kom. locekļiem ir šādas tiesības:

· Veikt attiec. institūcijas telpu, teritorijas, seifu, galdu un skapju apskati;

· Pārbaudīt klasif. VNO, reģ. žurnālus u.c. dok.;

· Pieprasīt no attiec. institūcijas darb. paskaidrojumus.

Dien. izm. jāveic mēneša laikā un jāsagatavo atzinums, kurā norāda, vai ir noticis pārkāpums un kurš ir atbildīgs par tā izdarīšanu. Ar motivētu un inst. vadītāja akceptētu lēmumu dien. izm. termiņu var pagarināt uz laiku līdz 1 mēn. Dien. izm. kom. iesniedz attiec. inst. vadītājam dien.izm. materiālus un atzinumu. Materiāli nekavējoties jānosūta SAB. Ja nozaudētie VNO nav atrasti, to meklēšanu var pārtraukt, ja visi iespējamie meklēšanas pasākumi ir veikti un nozaudēšanas apstākļi un vainīgās pers. noskaidrotas.

55. Sarakstes dok. noformēšana.

Telefonagramma - lasa pa tālruni, pieraksta saņēmējs. Rekvizīti - dok. autors, datums, dok. veids, nr., adresāts, virsraksts, teksts, paraksts.

Telegramma - uz A4 vai īpašas veidlapas. 2 daļas - pārraidāmā un ziņas par sūtītāju.

1 - nosakums, kateg., adreses, adresāts, koncentrēts teksts, paraksts, amats, uzvārds.

2 - iestādes nosaukums, adrese, amatpers. nos., uzvārds, zīmogs, datums, reģ. nr.

Telekss un faksi - nosūta kopiju.

Dažāda veida vēstules - privātās, dienesta, iniciatīvas, atbildes, informatīvās, garantijas.

56. Personāla dok. noformēšana.

Personālsastāva dok. lietas veido o-jas lietv. dienests, pers-satāva struktūrv.,grāmatvedība.

Dok. katras pers. lietā ievieto šādā secībā:

1. uzskaites personas lapa;

2. dienesta gaitas lapa;

3. ierēdņa, civildienesta gaitas lapa;

4. papildinājums personāla uzskaites personas lapai;

5. iesniegums par pieņemšanu darbā;

6. autobiogrāfija;

7. izglītību apliecinošs dok.;

8. raksturojums;

9. izraksts no pavēles par pieņemšanu darbā;

10.izraksts no pavēles par pārcelšanu citā amatā;

11.izraksts no pavēles par atlaišanu no darba;

12.darba līgums;

13.izziņas u.c. dok.

Atsevišķas lietas viena kalendārā gada ietvaros veido:

1. ar dok. par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu;

2. ar personas kontu kartītēm;

3. ar attiecīgā gadā atlaisto amatpers. kartītēm;

4. ar attiecīgā gadā atlaisto amatpers. darba līgumiem un darba līgumu grāmatiņām.

57. Rīkojuma dok. noformēšana.

Pie rīk. dok. pieder lēmumi, pavēles, rīkojumi u.c. Tos raksta uz A4 lapām.

Rekvizīti - dok. autors, dok. veida nosaukums, datums, nr., izdošanas vieta, virsraksts, teksts, pielikumi, paraksts un ja vajag - vīzas, saskaņojuma uzraksti, atbildīgā izpildītāja vārds,tel. u.c..

Pavēles noformējums atkarīgs no, tā par ko izdod pavēli.

58. VNO nosūtīšana.

1. Sagatavojot VNO nosūtīšanai, attiec. obj. izstrādātājs, uz eks., kurš paliek sev. lietv., pēdējās lapas otrā pusē raksta nosūtīšanas uzdevumu.

2. VNO nosūta speciālās, drošību garantējošās aploksnēs, banderolēs, rulonveida pakās vai citos iesaiņ.

3. Ja VNO nosūtīšanai izmanto parastās aploksnes, tās noform. šādā veidā:

· Aploksnes aploces krusteniski cauršuj ar diegu vai visā to garumā aplīmē ar speciālu līmlenti.

· Cauršujot aploksnes tā mezglam jābūt aploksnes otrā pusē centrā.

· Uz skavām vai diega mezgla uzlīmē caurspīdīga papīra uzlīmi ar iestādes spiedoga nospiedumu.

· Liela izmēra aploksni apzīmogo ar 5, mazās ar 1 uzlīmi.

4. Aploksnes vai banderoles labajā augšējā stūrī norāda slepenības pakāpi, iesaiņotāja vārdu, uzvārdu un to apstiprina ar spiedogu. Kreisajā augšējā stūrī - nosūtītāju un sūtījuma nr., vidū raksta adresātu, bez pasta adreses.

5. Liela izmēra VNO nosūtīšanai izmanto maisus, konteinerus kurus apzīmogo ar iestādes zīmoglakas spiedogu vai plombi.

6. VNO kuri sūtāmi ar uzrakstu "Personīgi" aploksnēs, vai banderolēs ievieto darb. kurš sagatavojis dok.

60. Tiesības izmantot VN.

Lai pers. būtu tiesības izmantot VN:

1. Vajadzīgas spec. atļaujas, kas apliecina pers. pieeju VNO, kuras izsniedz Valsts droš. iestādes.

2. Pers. atļaujas saņemšanai savā darbav. - aizpilda aptaujas lapu, paraksta, iesniedz autobiogr., 2 foto.

3. Pararaksta saistību lapu par VN neizpaušanu

Atļaujas izsniedz ne ilgāk kā uz 5 g. Iedalās 3 kateg.- I -SS, II -S, III -K. Kam ir I kat. atļ., tie drīkst piekļūt mazāk slep. inf. Atļauju izsniegšanu regulē MK.

61. Paskaidrot terminus.

Dokuments - ir saskaņā ar tiesību aktiem jebkura veida un materiāla ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā attiecīgā resora iestāde.

Dokumentācija - ir dokumentu oriģinālu, projektu, norakstu, kopiju, izrakstu, dublikātu un šajā instrukcijā minēto žurnālu, melnrakstu lapu un darba burtnīcu apkopojums.

Klasificēts sūtījums - ir sūtījums, kurš sadalīts pēc slepenības pakāpes.

Valsts noslēpums - militāra, politiska, ekonomiska, zinātniska, tehniska vai cita slepena inf., kura iekļauta MK apstiprinātā sarakstā un kuras nozaudēšanas vai nelikumīga izpaušana var nodarīt kaitējumu valsts drošībai, ekon., politiskām interesēm.

Valsts noslēpuma objekts - ir inf. jebkurā tehniski iespējamā tās fiksēšanas veidā, kura saskaņā ar likumu ir atzīta vai var tikt atzīta par VN, kā arī materiāls, objekts, priekšmets, viela, elektromagnētiskais lauks, kas ietver,uzglabā, uzkrāj vai atspoguļo inf., kura likumā noteiktā kārtībā atzīta par VN.

Valsts noslēpuma subjekti - ir valsts iestādes, to amatpersonas un darb., kā arī citas personas, kuras sakarā ar amata (dienesta) vai darba pienākumu veikšanu rada, iegūst, uzglabā vai izmanto VNO.

62. Iesniegumu, pilnvaru un līgumu noformēšana.

Iesniegumu rekv. - Kam adresēts, kas adresē, nosaukums, teksts, paraksts, datums.

Pilnvaras rekv. - Nosaukums (o-jas vai privātp.), dat., pilnvarotāja vārds, pases dati, pilvarotās pers. uzvārds, pases dati, paraksti, paraksta apliecinājumi, o-jas nosaukums, amats.

Līguma rekv. - Nosaukums, noslēgšanas vieta, datums, līguma slēdzēja puses, teksts, norāde par līguma pielikumiem, abu pušu paraksti, zīmogi.

64. Dokumentācijas sistēmas, to pazīmes.

Dok. sistēma ir nosacīti pabeigts dok. kopums, kurš sastāv no funkcionāli saistītiem dok.

Pazīmes -

1. Normatīvie akti, kas nosaka, ka šāda sistēma pastāv.

2. Kopēja funkcionāla ievirze.

3. Sistēmā lietojamo dok. veidu uzskaitījums.

4. Dažāda veida tehniskie noteikumi, paraugi kā sist. dok. jāaizpilda.

5. Ir noteikta instance, kas atbild par dok. sistēmu, seko tās dok. kārtošanas prasību ievērošanai.

65. Pasta sūtījumi un to noformēšana.

Sūtījuma veidu nosaukumi un kategorijas:

1. vēstules aploksne, kuras izmēri pārsniedz 114x162;

2. bandrole;

3. vienkārša un ierakstīta bandrole;

4. bandrole, kurā atrodas neredzīgajam paredzēti izdevumi;

5. ierakstīta vēstule, bandrole un pastkarte;

6. apdrošināta vēstule;

7. sūtījums, kas izsniedzams adresātam personīgi;

8. sūtījums ar paziņojumu par izsniegšanu;

9. pēcmaksas sūtījums;

10.sūtījums ar samaksātu piegādi;

11.sūtījums, kas jāpiegādā ar ziņnesi;

12.gaisa pasta sūtījums.

Dok. nosūtāmi adresātiem ne vēlāk, kā nākamajā dienā pēc iesniegšanas lietv. dienestā. Vienam adresātam sūtāmos dok. atļauts ievietot vienā aploksnē. Pēc tam uz aploksnes rakstāms adresāta nosaukums un pasta adrese. Nākamā darbība ir apl. aizlīmēšana, pastmarkas uzlīmēšana vai marķēšana un korespondences nodošana pasta iestādei. Vēstules un banderoles adreses puses augšējā labajā daļā vai centrā raksta saņēmēju norādot adresātu un pasta adresi. Ziņas par sūtītāju rakstāmas sūtījuma adreses puses augšējā kreisajā daļā vai otrajā pusē.

67. Nosaukt visp. un sev. lietv. reglamentējošos tiesību aktus.

Vispārējie -

· Dok. autors (iest. vadītājs);

· MK noteikumi Nr 154, 226 (par dok. noform. un izstrādāšanu) 23.04.96;

· Citas kompetentas iestādes (ministrs, VPolicija u.c.);

Sevišķajā lietvedībā -

· Likums "Par valsts noslēpumu"

· MK noteikumi Nr 225 (par valsts noslēpumu aizsardzību) 25.06.97.

· Valsts arhīva noteikumi u.c. normatīvie akti.

68. VNO iznīcināšanas kārtība.

2. Par VNO nevajadzīgo eks. atlasi iznīcināšanai un to iznīcināšanu sastāda atsevišķu aktu.

3. Lēmumu par VNO iznīcināšanu pieņem institūcijas vad., par ko izdara ierakstu attiec. aktā.

5. Sev. lietv. lietu iznīcināšanas aktus glabā pastāvīgi, bet atsevišķu VNO izn. aktus - 10 gadus.

Bezmaksas referāti skolai

Lietvedība valsts iestādēs.

Nav komentāru:

Ierakstīt komentāru