Uzņēmuma uzbūve un vadība

Ventspils Augstskola

Ekonomikas un Pārvaldības studiju nodaļa

 

Referāts uzņēmējdarbībā

IP1

Grupas vadītāja: Zane Kazāka

Grupas dalībnieki: Dace Bebre

Ieva Nagliņa

Andris Limanāns

Agnese Balode

Ainārs Zariņš

1999./2000. mācību gada II semestris

Organizācija.

          Organizācijas ir ļoti svarīgi veidojumi. Kāpēc? Mūsdienu industrializētajā sabiedrībā, kur dominē sarežģītas tehnoloģijas, organizācijas apvieno zināšanas, cilvēkus, dabas izejvielas, lai paveiktu darbus, kas atsevišķam cilvēkam nebūtu pa spēkam. Vai bez organizācijām katru dienu varētu notikt 17 000 avio lidojumu bez avārijām, vai tiktu saražots mums nepieciešamais elektrības daudzums ar milzīgu dambju un atomelektrostaciju palīdzību, vai tiktu izgatavots miljoniem automašīnu, vai būtu pieejamas neskaitāmi daudzas citas lietas, bez kurām mūsu dzīve šķiet neiedomājama? Organizācijas pārņem visas jomas, tās izplatās arvien vairāk.

Tālāk piedāvājam organizācijas formālu definīciju:   

Organizācija ir sociāla, uz mērķi orientēta vienība, kas ir stingri strukturizēta.

Sociāla vienība nozīmē- veidota no diviem vai vairākiem cilvēkiem. Uz mērķi orientēta nozīmē - radīta, lai sasniegtu noteiktu rezultātu (outcome), kā piemēram, gūt peļņu (vairumam uzņēmumu), apmierināt reliģiskās vajadzības (baznīcas), vai nodrošināt sociālo vajadzību apmierināšanu (studentu apvienības u.c.). Stingri strukturēta nozīmē, ka uzdevumi un atbildība tiek sadalīta organizācijas dalībniekiem, biedriem, darbiniekiem. Šī definīcija attiecas gan uz bezpeļņas organizācijām, gan uzņēmumiem kā organizācijām. Starp citu, literatūrā angļu valodā, rakstot par uzņēmumiem, gandrīz vienmēr tiek lietots vārds “organisation” – ‘organizācija’, nevis “enterprise” – ‘uzņēmums’, kas it kā ir precīzāks apzīmējums.

Uzņēmums ir tehniska, sociāla, ekonomiska, ar apkārtējo vidi saistīta vienība, kas ražo preces un sniedz pakalpojumus, apmierinot sabiedrības vajadzības. Patstāvīgi lemj, darbojas un riskē ar savu mantu.

Organizācija- uzņēmuma darbinieku grupa, kuru vieno kopīgi darbības mērķi un uzdevumi.

Organizāciju darbības novērtēšanas kritēriji.

Organizācijas var vērtēt pēc to efektivitātes un produktivitātes. Organizācijas efektivitāte jeb sekmīgums parāda, cik lielā mērā organizācija sasniedz savus mērķus. Organizācija darbojas efektīvi, ja tai ir lieliski panākumi savi mērķu īstenošanā. Organizācijas efektivitāte parāda organizācijas spēju piedāvāt preces vai pakalpojumus, ko patērētājs novērtē pietiekami augstu, lai maksātu par tiem naudu, respektīvi - pirktu.

Vēl viens atskaites punkts ir organizācijas produktivitāte kā lietderības koeficients. Organizācija ir produktīva tad, ja tā sasniedz savus mērķus ar minimāliem resursiem. Produktivitāte mēra rezultātu (output) uz vienu ieguldīto resursu vienību (input). Tātad organizācijas produktivitāte jeb lietderīgums attiecas uz organizācijas mērķu sasniegšanai izlietoto resursu daudzumu.

Kaut gan tas nav viegli, viena un tā pati organizācija var vienlaikus būt efektīva, sekmīga  savu mērķu sasniegšanā un augsti produktīva. Lai to sasniegtu, vadītājam ir jānostāda augsta līmeņa darba izpildes (performance)  sasniegšanu par savu galveno pienākumu.

 

Organizāciju tipi.

Apskatīsim, kāda tipa organizācijas var darboties. Par klasisku tiek uzskatīta vācu sociologa Maksa Vēbera izstrādātā “ideālās birokrātijas koncepcija”.

Organizācija kā birokrātiska sistēma.

Šādā organizācijā vadībai ir ar likumiem noteikta vara, līdz ar to darbinieki pakļaujas organizācijas likumiem, nevis kādai īpašai personai.

Kādas ir birokrātiskās organizācijas raksturīgās iezīmes?

§  darba dalīšana un specializācija;

§  varas ( attiecīgi ar pozīciju) hierarhija;

§  formālu normu ( likumu) sistēma;

§  bezpersoniskas attiecības cilvēku vidū.

Vēbera iecere bija haosa un patvaļas vietā iedibināt organizācijās saprātīgu kārtību, kura vienlaikus nodrošinātu gan augstāku darba efektivitāti, gan arī radītu lielāku drošības izjūtu un apmierinātību darbiniekos.

Birokrātiska organizācija ir slēgta sistēma, jo tā neņem vērā apkārtējās sociālekonomiskās vides apstākļus.

Mūsdienās saskaņā ar Vēbera principiem vairāk darbojas dažādas valsts un budžeta iestādes, privātajām struktūrām tas mazāk raksturīgi.

Birokrātiskās organizācijas trūkumi tika apzināti samērā ātri un no tiem mēģināja atbrīvoties.

Organizācija kā atvērta sistēma.

Pirmo sistemātisko organizācijas modeli aprakstīja amerikāņu sociologs Džordža Homanss.

Atvērtas sistēmas teorija izceļ savstarpējo saistību un atkarību starp dažādiem komponentiem un vidi, kurā organizācija darbojas. Galvenais, ar ko šī teorija atšķiras no slēgtās sistēmas teorijas, ir akcents uz apkārtējo vidi (ekonomiskie un sociālie apstākļi, likumdošana, u.c.) un tās mainīgajām prasībām.

Atvērtas sistēmas teorijas galvenās iezīmes:

§  resursu jeb enerģijas ieguldījums ( piemēram, darbs, izejvielas, idejas un pārējais, kas nepieciešams organizācijas funkcionēšanai);

§  resursu jeb enerģijas pārveidošana ( transformācija) – organizācijas darbība savu mērķu sasniegšanai;

§  rezultāti jeb produkcija, kas ir šīs resursu pārveidošanas rezultāts, produkcija vai pakalpojumi, kurus saņem apkārtējā vide;

§  negatīvā entropija. Entropija šajā gadījumā nozīmē sistēmu tendenci uz sabrukšanu. Lai to novērstu, organizācijai ir jāpanāk negatīvā entropija, t.i., ieguldījumam ir jābūt lielākam, nekā nepieciešams produkcijas radīšanai, lai krīzes gadījumā organizācijai būtu enerģijas rezerve;

§  informācijas ieguldījums. Vadībai ir regulāri jāsaņem informācija par organizācijas funkcionēšanu, informācija par jebkurām organizācijas novirzēm no vajadzīgā kursa;

§  stabils stāvoklis. Ieguldītā enerģija un resursi ir sabalansēti ar produkciju;

§  diferenciācija, veidojot jaunas specializētas struktūras, lai veiktu īpašus uzdevumus. Parādoties jaunām vajadzībām, ir jāveido arī jaunas struktūras jeb apakšsistēmas.

Organizācijas tēla veidošana.

Organizācijas veido savu tēlu jeb imidžu gan mērķtiecīgi apzinātā, gan spontānā, bieži vien pilnībā neapzinātā veidā. Oficiālais veids, kā organizācijas sevi “pasniedz”, ir informācija, kuru tās izplata par sevi: bukletu un reklāmas prospektu veidā, ar masu informācijas līdzekļu starpniecību, Internetā, piedaloties dažādās izstādēs un konferencēs. Šim nolūkam pēdējos gados arī Latvijā organizācijās ir sākuši strādāt speciālisti darbam ar sabiedrību. Ne vienmēr šādi izplatītā informācija objektīvi atspoguļo realitāti. Nereti vēlamais tiek uzdots par esošu, bet trūkumi un nepilnības tiek rūpīgi slēptas. Gan organizācijas tēla saturs, gan tā veidošanas paņēmieni pieder pie organizācijas kultūras ārējām izpausmēm.

Organizācijas tēls veidojas arī neformāli kā tās locekļu spontānas pašdarbības rezultāts. To veido organizācijas mīti un leģendas, anekdotes un joki, saistīti ar organizācijas esošajiem vai bijušajiem līderiem, kādām citām spilgtām personībām, veiksmēm, neveiksmēm.

Organizēšana.

Organizēšana seko plānošanai un tā atspoguļo to, kā uzņēmums cenšas izpildīt plānus. Organizēšana ietver veicamo uzdevumu iedalīšanu atbilstošajiem departamentiem, rīkojumu došanu, nepieciešamo resursu piešķiršanu, darba rezultātu koordinēšanu kopīgā mērķa sasniegšanai. Organizēšana sāk darba procesu, noskaidrojot, kas darāms un kādas attiecības, hierarhija pastāv starp darbiniekiem. Lai to noskaidrotu,  jāvadās pēc skaidri noformulētas organizācijas misijas, pamatvērtībām, mērķiem un stratēģijas, kur tiek uzrādīts, kam kas jādara, kas par ko atbild un kā dažādi cilvēki un organizācijas daļas ir saistītas savā starpā- kas kuram pakļauts. Tas viss, protams, var tikt paveikts vairākos, atšķirīgos veidos. Jāprot izvēlēties pareizo formu, kas vislabāk apmierina attiecīgās situācijas prasības.

   

Organizēšanas teorija.

Organizēšanas teorija analizē organizāciju struktūru, funkcijas, darbu izpildi un kontroli, kā arī individuālu darbinieku un darba grupu uzvedību. Organizēt darbu nozīmē sadalīt to sīkākās vienībās un piešķirt attiecīgajiem cilvēkiem un departamentiem izpildīšanai. Organizēšana uzņēmumā ir vesela sistēma, kas ietver:

§  hierarhijas un darba grupu izveidošanu;

§  veicamo darbu piešķiršanas, norīkošanas mehānismu;

§  sagatavošanas darbu veikšanu sekmīgai koordinēšanai, norīkošanai, kontrolei;

§  centralizēšanu un decentralizēšanu;

§  noteikšanu, cik lielā mērā pārklājas darbinieku pienākumi.

Vadībai saprātīgi jāiedala organizācija darba vienībās, tad jākoordinē izveidoto vienību darbība.

Organizēšanas procesā vissvarīgākais ir pareizi izveidot organizācijas struktūrvienības, kas nodrošina produktīvu ražošanu un plānu izpildi kā arī pašu galveno – maksātspēju un nepārtrauktu peļņas gūšanu. Organizēt nozīmē veidot struktūru.

Vadīšana.

Vadīšana ir savas ietekmes, autoritātes lietošana, lai motivētu darbiniekus strādāt uzņēmuma mērķu labā. Vadīt nozīmē radīt un dzīvē realizēt tādu kultūras un vērtību izpratni, kas vieno visus darbiniekus, vadīt nozīmē arī nodrošināt efektīvu komunikāciju darbinieku starpā, kā arī vadīšana nozīmē darbinieku iedvesmošanu, var teikt pat inficēšanu ar vēlmi veikt pienākumus ārkārtīgi augstā līmenī. Šajā nedrošības, sašaurināšanās, starptautiskās konkurences un darbinieku neviendabīguma laikā spējai ielikt strādājošos noteiktos kultūras rāmjos, spējai dot saistošus pienākumus un spējai motivēt darbiniekus ir izšķiroša loma veiksmīgas uzņēmējdarbības nodrošināšanā. Plašā nozīmē tā ir tāda ietekme uz viena darbinieka rīcību, kas maina cita darbinieka uzvedību, attiecības, uztveri u.tml. No šī viedokļa var secināt, ka ikkatrā organizācijā vadīšana atšķiras.

Vadītājs ir noteikts cilvēks uzņēmumā, kurš ietekmē darbinieku darbību, lai īstenotu organizācijas mērķus. Lai panāktu efektīvu vadīšanu, vadītājam jālieto vara.

“Vadītājs” un “vara” organizācijā ir cieši un nesaraujami jēdzieni. Izmantosim amerikāņu psihologa Džerija Fefera definīciju šī jautājuma tālākam apskatam. “Vara ir potenciāla iespēja ietekmēt uzmanību, mainīt notikumu gaitu, pārvarēt pretestību un panākt, lai cilvēki darītu to, ko citos apstākļos viņi nedarītu.” Lai gan vārdi “vara”, “autoritāte” un “ietekme” ir savstarpēji cieši saistīti jēdzieni, un reizēm tiek lietoti kā sinonīmi, to starpā tomēr ir atšķirības.

Vara ir iespēja manipulēt ar citiem vai mainīt viņu uzvedību, taču autoritāte ir varas avots un padara to likumīgu, t.i., dod tiesības manipulēt ar citiem. Autoritāte ir formālā vara, kura ir indivīdam, pateicoties viņa statusam organizācijā. Padotie pieņem šo autoritāti. Savukārt ietekme ir plašāks jēdziens nekā vara, tā ietver iespējas mainīt cilvēkus vispārīgā veidā – mainīt viņu apmierinātību ar darbu, darba izpildi.

          Jēdzieni “vadītājs” un “līderis” nereti tiek lietoti kā sinonīmi, jo angļu vārds “leader” tiešā tulkojumā nozīmē “vadītājs”. Parasti par cilvēku kā vadītāju runā tad, kad viņš ir oficiāli iecelts un ievēlēts vadošā amatā, tas nozīmē, ka viņam organizācijā ir noteikts statuss, kura galvenā iezīme ir vara, kuru atzīst tie, kas pakļaujas šim cilvēkam. Vienkāršotā veidā vadītāja un līdera atšķirību var skaidrot ar autoritātes palīdzību. Amerikāņu pētnieks Beniss Vorrens uzskaita šādas galvenās vadītāja un līdera atšķirības:

§  vadītāji administrē, līderi ievieš jauninājumus;

§  vadītāji atdarina, līderi ir oriģināli;

§  vadītāji koncentrē uzmanību uz sistēmām un struktūrām, līderi uz cilvēkiem;

§  vadītāji paļaujas uz kontroli, līderi rada uzticēšanos;

§  vadītāji akceptē pieņemto kārtību, līderi izaicina to;

§  vadītāji dara lietas pareizi, līderi dara pareizas lietas.

Lielākā daļa autoru ir vienisprātis, ka līderis ir cilvēks, kurš ietekmē citus pārliecinot, nevis piespiežot. Neapšaubāmi, dažādā mērā līdera īpašības piemīt katram vadītājam.

Uzņēmuma vadības sistēmā var būt viens vai vairāki vadības posmi. Tas atkarīgs no uzņēmuma lieluma un uzņēmējdarbības organizatoriskās formas. Var būt šādi vadības posmi jeb instances:

§  uzņēmuma augstākās vadības posms – uzņēmuma īpašnieki vai pilnvarotās personas, līgumsabiedrības komplementārie dalībnieki, statūtsabiedrību pārvaldes institūcijas, kurām ir izlemšanas un rīkošanas tiesības;

§  uzņēmuma vidējais vadības posms – augstākās vadības posmam pakļautā vadības posma (nodaļu, pārvalžu) vadītāji, kuri izpilda uzņēmuma augstākās vadības institūciju rīkojumus un pavēles, izlemj savu struktūrvienību jautājumus un izrīko uzņēmuma zemāko vadības posmu;

§  uzņēmuma zemākās vadības posms – apakšnodaļu, noliktavu, iecirkņu vadītāji, kas atrodas augstāk stāvoša vadības posma padotībā.

Vadītāja funkcijas grupā.

No vadītāja sociālpsiholoģiskajām funkcijām tiek nodalītas vadības funkcijas. Lai gan arī vadības funkciju uzskaitījumi ir daudzveidīgi, kā galvenās parasti minētas šādas: plānošana, organizēšana, koordinēšana, kontrole un vērtēšana. Šīs funkcijas sīkāk tiek aplūkotas pārvaldības teorijā.

Vadītāja funkcijas palīdz vadītājam veidot savu personisko autoritāti organizācijā. Tās ir:

§  administratīvā funkcija – šis ir apkopojošs apzīmējums jau minētajām vadības funkcijām. Vadītāja autoritāte lielā mērā ir atkarīga no tā, kā viņš veic savus vadības pienākumus, jo šīs pienākumu veikšanas atkarīgi organizācijas panākumi. Vadītājam jāpilda sava vadītāja loma;

§  stratēģiskā funkcija – šī funkcija attiecas uz vidējā līmeņa vadītājiem. Tā ir augstāk stāvošās vadības prasību saskaņošana ar darbinieku vajadzībām. Var teikt, ka vadītājs atrodas kā starp diviem dzirnakmeņiem – no vienas puses augstāk stāvošas vadības prasības, kuras interesēs parasti ir organizācijas mērķu sasniegšana, no otras puses darbiniekiem pirmajā vietā esošo personisko interešu nodrošināšana;

§  ekspertu funkcija – šai funkcijai ir divi aspekti. Pirmais – vadītāja profesionālā kompetence un zināšanas pārvaldāmajā sfērā, otrs -  informācijas kontrole (informācija par pārmaiņām, piem., pienākumu sadale un vērtēšana, ko darbiniekiem vēlams saņemt tieši no vadītāja).

§  pārstāvnieciskā funkcija – šī funkcija ir daudzpusīga. Viena no tās izpausmēm ir reprezentatīvais aspekts – kā vadītājs pārstāv savu organizāciju ārpus tās. Tas ir vadītāja tēls jeb imidžs. Bet pārstāvnieciskajai funkcijai ir arī ne mazāk nozīmīgs saturiskais aspekts - kā vadītājs spēj pārstāvēt savu darbinieku intereses, parādīt viņu sasniegumus, risināt sarunas konfliktu gadījumos utt.

§  iekšējo savstarpējo attiecību funkcija – vadītājam ir jāprot risināt konfliktsituācijas, bieži jāuzņemas šķīrējtiesneša vai starpnieka funkcija. Darbiniekiem ir jābūt pārliecinātiem, ka vadītājs šo funkciju veic objektīvi;

§  etalona funkcija – vadītājam ir jābūt uzvedības paraugam saviem darbiniekiem, jo tieši no vadītāja uzvedības darbinieki mācās, kā pareizi izturēties pret saviem pienākumiem;

§  ideoloģiskā funkcija – vadītājs ir organizācijas galveno vērtību veidotājs.

Darbvieta – uzņēmuma šūniņa.

Darba vide ir darba vieta ar tās fiziskajiem un higiēniskajiem apstākļiem, kuros darbinieki pilda darba pienākumus. Darba vide jāprojektē un jāorganizē tā, lai darba apstākļi atbilstu valsts apstiprinātajām darba aizsardzības un darba higiēnas normatīviem. Darba videi jāatbilst arī valsts ugunsdrošības noteikumiem. Ja ir paaugstināts risks, darba vide jānorobežo un jāapgādā ar nepieciešamajiem glābšanas un aizsardzības līdzekļiem.

Darbvieta ir mērķtiecīgi iekātota telpas (ražošanas laukuma) daļa noteikta darba (operācijas) veikšanai. Darbvieta ir apgādāta ar darba līdzekļiem (darbgaldiem, instrumentiem, aizsargierīcēm, tehnoloģisko aprīkojumu, mēbelēm, taru, transportlīdzekļiem). Ir specializētas un universālas, pastāvīgas un pagaidu, stacionāras un pārvietojamas darbvietas; tās ir atšķirīgas strādniekiem, inženiertehniskajiem darbiniekiem, administratīvajam un pārvaldes personālam.. Darbvieta ir vieta, kurā darbiniekam nepieciešams atrasties, vai kurp viņam jādodas sakarā ar darba pienākumu pildīšanu un kura tieši vai netieši atrodas darba devēja kontrolē.

Darba apraksts.

Darbu var definēt kā noteiktu pienākumu un atbildības kopumu, kuru uzņemas pildīt darba ņēmējs. Šie pienākumi un atbildība, kā arī tas, ko no darbinieka sagaida darba devējs, darba apstākļi (darba laiks un vieta), galvenās prasmes, iespējamās darba veikšanas metodes, parasti tiek iekļautas rakstiskas formas darba aprakstā.

Darba vietu raksturojumu var veikt pēc šādiem punktiem:

1)      darba uzdevums;

2)      darba priekšmetu apraksts;

1)    darba materiāli;

2)    darba līdzekļi;

3)    darba vieta;                                 

4)    darba drošība;

5)    darba gaita;

6)    darba kontrole;

7)    darba vietas sakopšana.

Cits variants:

1)      pamatpienākumi;

2)      pienākumu veikšanai nepieciešamo zināšanu apjoms (izglītība);

3)      veicamā darba patstāvības pakāpe;

4)      darbību reglamentējošie normatīvie akti;

5)      veicamā darba sarežģītība;

6)      atbildības apjoms;

7)      sadarbība;

8)      darba raksturs.

Katra uzņēmuma vadītājs var izveidot savam uzņēmumam atbilstošus darba vietas raksturojumus jeb amata aprakstus, veidojot dažādas kombinācijas.

Darba ņēmējam, zinot piedāvātās darba vietas raksturojumu, ir vieglāk izdarīt izvēli – kandidēt uz šo vietu vai ne. Pretendentam ir vienkāršāk izvērtēt savas spējas, viņš zina savus pienākumus un to, ko no viņa sagaida. Darba devējam darba vietas raksturojums palīdz sakārtot darbu, jo vienlaicīgi tas palīdz sadalīt pienākumus un pilnvaras. Tas disciplinē darbu un personālu.

Darba vietas raksturojuma izveidošana sevišķi svarīga ir lielajos uzņēmumos ar lielu darbinieku skaitu. Tas būtiski atvieglo personāla daļas darbu. Personāla daļa atsevišķi katram darbiniekam – amatam var izveidot darba vietas raksturojumu. Jaunai darba vietai var izveidot projektu, bet vēlāk, jau īstenojot to dzīvē, aprakstu papildināt.

Darba vide.

          20. gadsimta sākumā uzņēmumos konstatēja, ka darba kvalitāti un produktivitāti, tāpat kā strādnieku drošību un veselību ietekmē fiziskā vide, kurā viņi strādā. Pat augsti kvalificēti un motivēti darbinieki  nesniedz labākos rezultātus netīrā, trokšņainā un tehniski slikti aprīkotā darbvietā.

 Plašos pētījumos tika apzināts, kuri fiziskās vides aspekti visvairāk traucē darba izpildei un kādi apstākļi darbam ir vispiemērotākie. Tālāk minētie faktori tiek uzskatīti par svarīgākajiem.

1.Tīrība.

Tīrība ir viens no visvieglāk saskatāmajiem darba vides apstākļiem. Netīras, nevīžīgi izvietotas iekārtas traucē darbam vairākos veidos:

§  putekļi gaisā, netīrība un mikroskopiskas ķimikālijas var izraisīt darbiniekos diskomforta izjūtu un pat veicināt viņu saslimšanu;

§  netīrumi un dažādas eļļas var padarīt produktu sastāvdaļas un darbarīkus slidenus un grūti vadāmus;

§  gruži var sabojāt tehniskās iekārtas un darbarīkus, traucēt to nevainojamam darbam;

§  piesārņotība gaisā vai vietās, kur norisinās aktīvs darbs, var izjaukt notiekošās ķīmiskās reakcijas vai kādā veidā sabojāt topošo produkciju;

§  sajauktās un nekārtīgās darba vietās ir grūti atrast vajadzīgās detaļas un darbarīkus, tiek traucēta brīvā kustība pa telpu un zūd darba drošība.

Un gluži pretēji – tīra, kārtīga darba vide palīdz radīt pozitīvas attiecības starp strādniekiem. Tas īpaši svarīgi ir to darbinieku vidū, kuriem ir tiešs kontakts ar klientiem.

2. Apgaismojums.

Apgaismojuma daudzums un gaismas avotu izvietojums ir atkarīgs no veicamā darba. Darbiniekiem, kuri strādā detalizētu darbu, neapšaubāmi nepieciešams intensīvāks apgaismojums nekā, piemēram, tiem, kas strādā ar datoru. Atšķirīgs ir arī gaismas ķermeņu izvietojums telpā. Apgaismojuma nozīme tika pierādīta kādā Nevadas štata pasta nodaļā – pārdomātas izmaiņas apgaismojumā vēstuļu šķirošanas produktivitāti palielināja par 8 procentiem.

3. Temperatūra un gaisa mitrums.

Skaidrs, ka arī šie darba vides faktori ietekmēs darba gaitu un rezultātus. Labākā temperatūra vistiešāk atkarīga no darba veida un veicamā darba apjoma. Darbam ofisā vai citur, kur nepieciešama maza fiziskā aktivitāte, optimālā gaisa temperatūra ir augstāka nekā, piemēram, krāvējam. Temperatūra un gaisa mitrums nav svarīgi tikai strādnieku komforta izjūtai, bet tas var iespaidot viņu uzmanību un koncentrēšanās spējas, no kā savukārt atkarīga ražoto produktu kvalitāte , kā arī darba drošība.

4. Trokšņi un  skaņas.

Trokšņi, ko varētu nosaukt arī par nevēlamām skaņām, ir kaitīgi kaut vai tāpēc, ka tie novērš strādnieku uzmanību. Tie var izraisīt kvalitātes un produktivitātes pazemināšanos. Dažos gadījumos troksnis var būt fiziski kaitīgs – izraisot sāpes vai pat dzirdes zudumu.

Troksni iespējams samazināt, uzstādot pēc iespējas klusāk strādājošas iekārtas vai telpā ierīkojot trokšņus amortizējošus elementus. Ja tas nav iespējams, jāgādā, lai trokšņainajā darbvietā strādātu pēc iespējas mazāk cilvēku. Citi risinājuma varianti – a) jāatdala strādnieki no troksni izraisošajām iekārtām, uzstādot starpsienas; b) jānodrošina strādnieki ar atbilstošu ekipējumu, piemēram, ausu aizsargiem.

Tomēr darbvietā ir skaņas, kas ir vēlamas un pat nepieciešams. Atbilstoša mūzika spēj radīt brīvāku un komfortablāku darba vidi, bet dažādas ieprogrammēti signāli pievērš strādnieku uzmanību, ja kāda iekārta nedarbojas.

Jāatceras, ka, veidojot darbvietas, veselībai labvēlīgai videi un drošībai jāpievērš vislielākā vērība. Bīstama un neveselīga darba vide mazina ne tikai darba produktivitāti, bet palielina arī kompānijas izmaksas nelaimes gadījumu, darba pārtraukšanas, darbinieku slimības un darbnespējas dēļ, kā arī apdrošināšanas maksājumu, drošības normu pārkāpšanas un tiesas prāvu izmaksu dēļ.

Darbinieki nepārdomāta darbvietas iekārtojuma dēļ savukārt cieš no fiziskām sāpēm un diskomforta, garīgas un emocionālas spriedzes, ienākumu zaudēšanas un dzīves ilguma samazināšanās.  

Organizācijas struktūra.

                Organizācijas struktūra ir uzdevumu un komunikācijas saikņu sistēma. Tas ir veidojums, kas aptver veicamos darbus, darba gaitu, atskaitīšanās (ziņošanas) attiecības un atsevišķus indivīdus un grupas vienojošus komunikāciju kanālus (ceļus).

 Ir grūti izveidot labu organizācijas struktūru, bet ir vērts pievērst tai īpašu uzmanību, jo veiksmīgi izveidota struktūra ir liels ieguvums.  Struktūrai ir jāatbilst mainīgās uzņēmējdarbības vides tendencēm - ja situācija mainās, arī struktūrai jāmainās. Struktūras maiņu sauc par reorganizāciju. Tagad daudzi uzņēmumi īsteno iekšēju reorganizāciju grupās, kurām tiek piešķirta lielākas pašpārvaldes tiesības, līdz ar to no šīm grupām tiek prasīta arī lielāka atbildība.

Formālā un neformālā organizācijas struktūra.

Organizācijā parasti pastāv divu veidu struktūras – formālā un neformālā. Formālā struktūra parāda oficiālās saistības organizācijā.

Formālās organizācijas uzbūvi veido:

§  darba dalīšana (amati parāda darba pienākumus);

§  uzraudzības attiecības (parāda, kas kam atskaitās par paveikto);

§  komunikāciju ceļi (parāda oficiālos saziņas ceļus);

§  galvenās apakšnodaļas (parāda, kas atskaitās vienam un tam pašam vadītājam);

§  vadības līmeņi (tiek uzrādīti vertikālie vadības slāņi).

Formālā struktūra parāda, kā organizācijai būtu jāstrādā.

Aiz formālās struktūras vienmēr ir neformālā struktūra. Tā ir “ēnu” organizācija, ko veido neoficiālas, bet bieži vien kritiski svarīgas  darba attiecības starp organizācijas dalībniekiem. Ja varētu uzzīmēt neformālo struktūru, tā parādītu, kas ar ko regulāri runājas, uztur citas saiknes, neņemot vērā viņu formālos amatus un attiecības; tā parādītu cilvēkus, dzerot kafiju, kopā trenējoties, draudzējoties un tamlīdzīgās  situācijās. Nevienu organizāciju nevar pilnībā izprast, neiedziļinoties arī tās neformālajā struktūrā. Neformālās struktūras zināšana ir svarīgs vadītāja veiksmes nosacījums, jo tā palīdz organizācijas mērķu sasniegšanā. Īpaši nozīmīga neformālā struktūra ir reorganizācijas un citu pārmaiņu laikā, kad ir nepieciešams emocionālais atbalsts un draudzība. Draugi - darba kolēģi dod cilvēkam lielāku drošības sajūtu, pārliecību, ka nepieciešamības gadījumā viņam būs, kas palīdz izpildīt pienākumus.

Taču organizējot organizācijas darbību, jāatceras, ka neformālajai struktūrai ir arī savi trūkumi - tā kā tā darbojas ārpus oficiālajiem autoritātes rāmjiem, tad dažkārt tā darbojas pret organizācijas kā vienota veseluma interesēm.  Neformālā struktūra ir saistīta arī ar baumām, nepatiesu informāciju, pretošanos pārmaiņām, novirzīšanos no mērķiem. Tāpat rodas “autsaideru” problēma - ir cilvēki, kas nepieder darba vietā esošajām kompānijām un tāpēc jūtas atstumti. 

Organizācijas struktūra kā formālu regulējošu aktu kopums.

Organizācijas struktūra ir arī formālu regulējošu aktu kopums, kas regulē darba procesu.

Formālie organizācijas regulēšanas akti veidoti, ņemot vērā uzņēmuma mērķus un pamatojoties uz veidu, kādā vadītājs nosaka darbinieku tiesības un pienākumus. Formālā organizācijas sistēma ierobežo darbinieku rīcības iespējas. Tomēr pastāv iespēja iegūt uzņēmuma darba rezultāta augļus - algas, pabalstu, piemaksu utt. veidā.

Ne tikai formālā organizācijas struktūra, bet arī darbinieka individuālās īpašības, viņa motīvi, cerības un gatavība darbam, kolēģu un citu vienību izturēšanās nosaka indivīda darbošanos uzņēmumā. Iepriekšminēto nosaka sabiedrības un kultūras vērtības.

Organizācijas struktūras izvirza noteikumus, kurus īstenojot var iespaidot darbinieku rīcību. Darbinieku izturēšanos, iespējams, nosaka tas, ka pastāvošā kārtība tiek uztverta kā likums. Viņi domā, ka esošā sistēma vislabāk atbilst viņu interesēm un to nemaina. Tomēr darbinieki socializācijas procesā var ieviest jaunus noteikumus un tradīcijas tālejošu mērķu īstenošanai. Rezultātā tiek sasniegts mērķis, jo atsevišķām personām vai personu grupām ir vara, un pat tad, kad viņu mērķiem ir pretinieki, tie tomēr tik īstenoti. Šie faktori skar darbiniekus dažādos veidos. Organizatoriski regulējošie akti vienmēr tiek saistīti gan ar  pozitīvām, gan ar negatīvām sankcijām.

Dimensijas, kurās organizācijas struktūras paraugi atšķiras, saistītas no vienas puses ar panākumu sadalīšanu, no otras puses –  ar uzņēmuma sasniegumu savienošanu. Attiecībā uz sasniegumu rezultātiem, sadalījums tiek pēc tiesiskās formas diferencēts. Organizatoriskie paraugi, kuri ir orientēti uz uzņēmuma sasniegumiem, kā pamatu liek vai nu atšķirīgus specializācijas veidus, vai arī koordināciju.

Organizāciju struktūru ietekmējoši faktori.

Izšķir divus organizāciju struktūras ietekmējošus faktorus:

1.     determinētie faktori ir tie, kuri dažādos veidos ir saistīti ar cilvēkiem, kuri uzņēmumā par kaut ko ir atbildīgi un kuru izturēšanos iespaido organizatoriskie risinājumi.

2.     organizācijas pazīmes un vide, kas tiek apzīmēta kā konteksta faktori.

Atkarībā no to ietekmes subjekta, izdala ar organizāciju un ar vidi saistītos faktorus. Organizatoriskie faktori var būt veidoti organizācijās. Uzņēmuma un ar to saistītie faktori savstarpēji viens otram pielāgojas. Ar apkārtējo vidi saistītos faktorus nevar ietekmēt atsevišķas kompānijas.

Svarīgi (konteksta) faktori.

Ar organizāciju saistītie faktori	Ar apkārtējo vidi saistītie faktori
Sasniegumu programma, sagatavošanas un informācijas tehnika	Tiesiskā sistēma, darbaspēka kvalifikācijas struktūra
Tiesiskās sistēmas un privātīpašuma attiecības	Situācija darba tirgū
Uzņēmuma kultūra	Situācija izejvielu tirgū
Uzņēmuma lielums	Tehnikas attīstība

Šie faktori netieši nosaka organizācijas struktūras izveidošanos. Tas ir uzņēmumu vadītāju darbības rezultāts, kuri, apsverot visus par un pret, izšķiras par kādu no organizācijas formām. Kad identisku kontekstu noteikumi atšķirīgās organizācijas struktūras tiek realizēti, var tik pieņemts lēmums, sekojot diferencētiem stratēģijas apsvērumiem un pārvaldības psiholoģijai, vienkāršiem faktu izteikumiem, kas ne vienmēr der visām situācijām.

Uzņēmuma struktūru veido:

§  amata nosaukums;

§  darba pienākumu sadale;

§  savstarpējo darbs attiecību forma;

§  kā kompetencē ir lēmumu pieņemšana.

Uzņēmuma struktūrai nepieciešama, lai noteiktu un konkretizētu vadības līmeņu savstarpējās attiecības, tiesību, pilnvaru un atbildības sadalījumu.

Uzņēmuma struktūras nosaka:

§  piederība kādai nozarei;

§  darbības veids;

§  darbības vēriens;

§  ģeogrāfiskā izplatība;

§  nodarbināto cilvēku skaits;

§  attīstības stratēģija;

§  ārējā vide;

§  viedoklis par varas kontroli (uzņēmuma struktūra ir rezultāts cīņai par varu starp iekšējām vienībām, kuras cenšas aizstāvēt savas intereses, paplašināties utt.);

§  cik stingri augstākā vadība vēlas kontrolēt uzņēmumā notiekošos procesus;

§  vidējā līmeņa vadītāju kvalitāte.

Organizācijas struktūras formas.

Organizācija otrajā hierarhijas līmenī veido vai nu vertikālo vai horizontālo kompetences sistēmu, t.i., darbinieku patstāvīgu un nemainīgu uzdevumu izpildi.

Formas:

1.     attiecībā uz vertikālo organizāciju: alternatīvas netiek klasificētas, bet gan norāda uz turpinājumu starp lēmumu centralizāciju un decentralizāciju. Teorētiskie robežgadījumi: a) gadījumā, ja hierarhijas virsotnē ir pilnīga lēmumu centralizācija, var rasties problēmas lēmumu pieņemšanā zemākajos hierarhijas līmeņos kompetences trūkuma dēļ; b) pilnīgas decentralizācijas problemātika līdz šim nav apmierinoši atrisināta.

2.     attiecībā uz horizontālo organizāciju: kādai instancei pastāv iespējas izrīkot tieši pakļautas organizatoriskās vienības horizontālajā kompetences sadales ceļā, tādā veidā un apjomā, kāds ir noteikts attiecīgā hierarhijas līmeņa kritērijos:

§  tikai pēc viena iedalījuma kritērija – viendimimensionālā organizācijas struktūra;

§  pēc vairākiem iedalījuma kritērijiem – vairākdimensionālā organizācijas struktūra.

Uzņēmuma struktūras veidi.

Lineārā organizācija.

Katrs pārvaldes darbinieks visos jautājumos ir padots tikai vienam augstākam vadītājam, no kura saņem visus rīkojumus, un kuram sniedz pārskatus par padarīto.

Priekšrocības: struktūra vienkārša, skaidra. Tā kā padotie kontaktējas tikai ar vienu vadītāju, nav neskaidrību, bezatbildības. Tiešā pakļautība izslēdz vadīšanā dublēšanu un paralēlismu. Direktors ir galvenais speciālists.

Funkcionālā uzņēmuma vadīšanas struktūra.

Tā tiek veidota tā, ka pienākumi, atbildība un tiesības vadītājam tiek sadalītas atbilstoši darbības veidiem, kas saistīti ar uzņēmuma darbības tehnoloģiju. Ar šo darbības veidu vadītāji atbild par rezultātiem, kontroli, savu speciālistu profesionālo līmeni, sakariem, kontaktiem dotajā darbības sfērā.

Priekšrocības: vadītāji var pietiekoši dziļi un šauri specializēties, palielinās kompetence.

Matricas uzņēmums.

Tā ir struktūra, kurā darbinieks ir pakļauts kā funkcionālajam nodaļas vadītājam, tā arī projekta vai grupas vadītājam.

Priekšrocības: projekta vadītājam ir iespējas pieaicināt nepieciešamos speciālistus no citām nodaļām. Sistēma ir elastīga, mērķtiecīga, efektīva.

Līnijas un personāla (produkcijas) uzņēmums

sastāv no nodaļām, kurās apvienoti visi ar noteiktu produktu, pakalpojumu vai tirgu strādājoši darbinieki; administrācija kontrolē tikai šo nodaļu vadītājus un visu procesu kopumā.

Priekšrocības: darbs orientēts uz gala produktu, klientu. Katram ir noteikta atbildība, tiek nodrošināta laba kvalitātes un izdevumu kontrole. Ir ātra reakcija uz pieprasījumu, labāka darbības koordinācija, iespējama tehnoloģijas straujāka attīstība.

Uzņēmuma struktūras veidu saistība ar vadīšanas funkcijām – centralizāciju un decentralizāciju.

Centralizācijas pazīmes:

1.vara koncentrēta vienā vietā, stāvoklī;

2.galvenos lēmumus pieņem augstākā līmeņa vadība;

3.rīkojumi nodoti ar formalizētu procedūru, vadības līmeņu vai pieņemtu paražu starpniecību.

Centralizācijas priekšrocības:

1.     uzņēmuma darbība ir pārskatāmāka;

2.     vieglāk noteikt attīstības stratēģiju;

3.     absolūtas kontroles iespēja;

4.     vieglāk pārvaldīt;

5.     vispārējo standartu vadīšanas iespēja;

6.     vieglāk izvairīties no pretrunīgu lēmumu pieņemšanas;

7.     iespēja novērst nelabvēlīgu konkurenci un konfliktsituācijas uzņēmuma ietvaros;

8.     vieglāk noteikt attīstības, resursu sadales u.c. prioritātes;

9.     vienota informācijas sistēma;

10.            pārvaldes izdevumu ekonomija.

Decentralizācijas pazīme:

lēmumu pieņemšana izkaisīta pa atsevišķām apakšvienībām;

Tās pamatā var būt ģeogrāfiskais izvietojums, kā arī uzņēmējdarbības dažādība.

Decentralizāciju ietekmējošie faktori:

1.     stratēģija un organizācijas vide;

2.     izaugsmes lielums un līmenis;

3.     ar lēmumu saistītās izmaksas un risks;

4.     atsevišķs vadītāja sasniegums un padoto uzticība viņam;

5.     uzņēmuma kultūra;

6.     zemākā līmeņa vadītāju spējas.

Decentralizācijas priekšrocības:

1.     vieglāk un ātrāk var reaģēt uz vietējo apstākļu izmaiņām;

2.     lēmumu pieņemšana notiek ātrāk, precīzāk un pamatojas uz vietējo apstākļu labāku izpratni;

3.     atbildības un varas izjūta paaugstina vadītāju kvalitāti;

4.     augstāks motivācijas līmenis, lielāka darba produktivitāte;

5.     lielākas jaunumu ieviešanas iespējas, augstāka radošā pieeja;

6.     zemāks birokrātijas līmenis;

7.     organizācijas funkcionālās nodaļas.

Terminus skaidrojošā vārdnīca.

Organizācija – personu grupa, kuru vieno kopīga darbības programma, kopīgs mērķis, uzdevums un resursi, informācija.

Organizācija - ir sociāla, uz mērķi orientēta vienība, kas ir stingri

strukturizēta.

Organizācija kā sistēma. Sistēma – savstarpēji saistītu vadāmu elementu kopība, kas veido organismu, kuram ir jaunas īpašības, tādas, kādas piemīt tās atsevišķiem elementiem.

Organizēšana- - process, kurā kopīgo mērķu īstenošanai tiek norīkoti attiecīgie cilvēki un piešķirti vajadzīgie resursi

Vadīšana- pārvaldības funkcija, savas ietekmes, autoritātes lietošana, lai motivētu darbiniekus strādāt uzņēmuma mērķu labā.

Organizācijas efektivitāte jeb sekmīgums parāda, cik lielā mērā organizācija sasniedz savus mērķus. Organizācija darbojas efektīvi, ja tai ir lieliski panākumi savu mērķu īstenošanā. Organizācijas efektivitāte parāda organizācijas spēju piedāvāt preces vai pakalpojumus, ko patērētājs pērk.

Organizācijas produktivitāte kā lietderības koeficients. Organizācija ir produktīva tad, ja tā sasniedz savus mērķus ar minimāliem resursiem. Produktivitāte mēra rezultātu (output) uz vienu ieguldīto resursu vienību (input).

Organizācijas struktūra ir uzdevumu un komunikācijas saikņu sistēma. Tas ir veidojums, kas aptver veicamos darbus, darba gaitu, atskaitīšanās (ziņošanas) attiecības, un atsevišķus indivīdus un grupas vienojošus komunikāciju kanālus (ceļus).

Formālā struktūra parāda oficiālās saistības organizācijā.

Neformālā struktūra. Tā ir “ēnu” organizācija, ko veido neoficiālas, bet bieži vien kritiski svarīgas  darba attiecības starp organizācijas dalībniekiem.

Vara ir potenciāla iespēja ietekmēt uzmanību, mainīt notikumu gaitu, pārvarēt pretestību un panākt, lai cilvēki darītu to, ko citos apstākļos viņi nedarītu.” Lai gan vārdi “vara”, “autoritāte” un “ietekme” ir savstarpēji cieši saistīti jēdzieni un reizēm tiek lietoti kā sinonīmi, to starpā tomēr ir atšķirības.

Darbvieta ir mērķtiecīgi iekātota telpas (ražošanas laukuma) daļa noteikta darba (operācijas) veikšanai.

Vadītājs ir noteikts darbinieks, kurš ietekmē darbinieku darbību, lai īstenotu organizācijas mērķus. Lai panāktu efektīvu vadīšanu, vadītājam jālieto vara.

Specializācija – darbu, uzdevumu, funkciju sadale starp uzņēmuma struktūrvienībām un noteikta veida darbības koncentrēšana vienā vietā.

Laterālās (horizontālās, sānu) attiecības – darba attiecības, kas pāršķeļ pakļautības ķēdi, pieļaujot tiešu kontaktu starp līdzstrādniekiem.

Koordinācija – darbību un funkciju saskaņošana, integrācija, pārkārtošana, to atbilstības radīšana.

Izmantotā literatūra.

1.     Klauss Andris “Uzņēmējdarbība”, “Ventspils Augstskola”, 1998

2.     Reņģe Viesturs ”Organizāciju psiholoģija”, Rīga ,“Kamene”, 1999

3.     Šķiltere D. “Uzņēmuma vadīšana”, 1997.

4.     Vīksna Aiga “Personāla vadība”, Rīga, “Jumava”,1999.

5.     “Skaidrojošā vārdnīca”, RTU Inženierekonomikas fakultāte, Rīga, 1994

6.     “Latvijas Padomju enciklopēdija”, 2. sējums, Rīga, 1982

7.     Bennett R. “Management”, Financial Times Pitman Publishing, London, 1997

8.     Daft R. “Management’’, New York, 6^th edition, 1997

9.     Daft R. “Understanding management”, Fort Worth, 2^nd edition, 1998

10.            Martinich Joseph S. “Production and Operations Management“ New York, 1997

11.            Schermerhorn J. “Management”, New York, 1999. 

12.            Prof. Dr.Erwin Dichtl, Prof. Dr. Otmar Issing, “Vahlens Großes Wirtcshaftes lexikon”

13.            Allgemeine Betriebswirtschaftslehre/Band 2:Fürung. Bea, Dichtl, Schweitzer.1993

14.            Gabler Wirtschafts Lexikon. U.Arntzen, E. Winter. 1997

15.            Vahlen Großes Wirtschafts Lexikon. C.H.Beck, Vahlen 1993